HellenthalPionier beim Update

Bürger und Unternehmen erwarten von Kommunen zunehmend schnelle und transparente Reaktionen auf ihre Anliegen; die Mitarbeiter vereinfachte Arbeitsabläufe, um die stetig wachsende Aufgabenvielfalt bewältigen zu können. Hier bietet die weiterführende Digitalisierung die Chance für verbesserte und gleichzeitig wirtschaftlichere Verwaltungsprozesse.
Dieser Meinung ist auch Ramona Hörnchen, Kämmerin der nordrhein-westfälischen Gemeinde Hellenthal, und sieht dabei in der ganzheitlichen Betrachtung die eindeutig größte Herausforderung: „Es reicht nicht aus, einzelne Abläufe, Abteilungen oder Bereiche zu betrachten. Die digitale Transformation muss ein von der Politik und Verwaltungsleistung gewollter und unterstützter Prozess sein, der die ganze Verwaltung einbezieht.“

Integrierter Rechnungsworkflow

Mit dieser Einstellung setzt Hellenthal in den verschiedensten Bereichen bereits auf durchgängig digitalisierte Prozesse, etwa bei der Rechnungsbearbeitung mit dem integrierten Rechnungsworkflow der Finanz-Software Infoma newsystem. Den Anfang aber hatte die rund 8.000 Einwohner zählende Gemeinde vor sieben Jahren mit der Einführung der elektronischen Steuerakte gemacht; mittlerweile ist in der gesamten Verwaltung die elektronische Aktenführung Alltag. Aktuell werden zudem die Papierakten der Bauverwaltung in eine so genannte Grundstücksakte eingepflegt. Künftig soll auch der Bereich der Elternbeitragsangelegenheiten digital abgewickelt werden.
Bei der stetigen Modernisierung ihrer Verwaltung verlassen sich die Verantwortlichen seit mehreren Jahrzehnten auf die enge Zusammenarbeit mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (kdvz) Rhein-Erft-Rur. Nicht zuletzt deshalb fiel die Anfrage von Software-Anbieter Axians Infoma an beide Partner zur Teilnahme am Pilotprojekt für die Update-Version des Finanzwesens Infoma newsystem gleich auf fruchtbaren Boden.

Gelieferte Rundumbetreuung

Ausschlaggebend für die Zustimmung waren zum einen die frühe Möglichkeit, technologisch auf dem aktuellsten Stand zu sein, sowie die guten Erfahrungen aus vorangegangenen Pilotierungen einschließlich gelieferter Rundumbetreuung. „Zum anderen bringen Neuerungen immer wieder ein wenig Abwechslung mit sich, was sich in der Regel nicht unbedingt negativ auf die Motivation auswirkt“, stellt Ramona Hörnchen mit einem Augenzwinkern fest.
Alexander Hof, Leiter Fachbereich Finanzen der kdvz Rhein-Erft-Rur, sieht insbesondere in den technischen und fachlichen Besonderheiten sowie zeitlichen Komponenten im Verlauf der Pilotprojekte Vorteile für den gesamten Roll-out und ergänzt: „Seit 2014 konnten wir uns bereits zum dritten Mal als Pilotrechenzentrum etablieren und immer viele Erfahrungen sammeln. Dabei wirkt sich vor allem der direkte und unkomplizierte Kontakt zum Hersteller positiv auf den Migrationsprozess aus.“ Auch dieses Mal erfolgte das bewährte Vorgehen im Rahmen der Pilotierung weitestgehend nach Plan.

Weitgehend unbemerkter Wechsel

Zunächst lag der Ball bei der kdvz Rhein-Erft-Rur, die nach dem technischen Aufbau der Testumgebung die Testgrundlage für die Gemeinde Hellenthal gelegt hat. „Wir haben in allen Abteilungen das Tagesgeschäft und besondere Abläufe wie die Jahreshauptveranlagung Steuern und den Abschreibungslauf Finanzbuchhaltung nachgestellt und überprüft“, erinnert sich Ramona Hörnchen.
Als erste Verwaltung überhaupt und weit vor dem offiziellen Release startete die Nordeifeler Gemeinde im Kreis Euskirchen im Juni 2019 in den Echtbetrieb der neuen Version 19.1 von Infoma newsystem. Mit Erfolg – die Beschäftigten in Hellenthal konnten wie gewohnt ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Der Wechsel auf den neuesten technologischen Stand verlief für die meisten – zwischen 15 und 20 – täglichen Anwender weitgehend unbemerkt, hat sich die Bedieneroberfläche für sie doch so gut wie nicht verändert. Lediglich das Lizenzmodell wurde im Rahmen der neuen Version dem branchenüblichen Named-User-Modell angepasst.

Durchgängige Digitalisierungsprozesse

Mit dem Update gibt es indes zahlreiche komfortable Neuerungen für durchgängige Digitalisierungsprozesse. So stehen nun mit Anlagen-, Finanzadress- und Sammelakte weitere Möglichkeiten für die E-Akte, die papierlose Verarbeitung von Steuermessbescheiden, mobile Freigabeprozesse per Tablet oder Smartphone beim Rechnungsworkflow oder auch das digitale Managen von Raumreservierungen beim Liegenschafts- und Gebäude-Management zur Verfügung.
In Hellenthal fehlen laut Ramona Hörnchen „zurzeit noch die Abnehmer der mit dem Update implementierten inhaltlichen Neuerungen wie die elektronischen Steuermessbescheide. Daher werden wir diese erstmal weiterhin per Post versenden.“ Aber grundsätzlich sehen die Planungen der Kämmerin eine baldige Nutzung vor – auch mit Blick auf weitere Digitalisierungsmaßnahmen und eine papierlose Verwaltung.