LeutkirchPionier im Personalwesen

Leutkirch im Allgäu geht in der Personalarbeit neue Wege. Die Verwaltung der Großen Kreisstadt im baden-württembergischen Landkreis Ravensburg stellt derzeit auf das digitale Personalbüro von Anbieter comundus regisafe um. Die Entscheidung für das neue Modell fiel den Verantwortlichen leicht: Die gewählte Lösung bildet den Personalprozess komplett digital ab und erlaubt die medienbruchfreie Bearbeitung aller Personalvorgänge – ein Ansatz, mit dem sich die steigenden Anforderungen im Personalwesen optimal erfüllen lassen.
Schon früh hat sich Leutkirch für zukunftsweisende Lösungen entschieden: Bereits 1993 startete die Stadt mit der Digitalisierung ihrer Verwaltung. Über die Jahre hinweg wurde der Einsatz des Dokumenten-Management-Systems (DMS) regisafe kontinuierlich ausgebaut und um neue Funktionen ergänzt. Heute wird es nahezu flächendeckend in der Verwaltung verwendet und stellt somit das Fundament der täglichen Arbeit dar. Die aktuelle Ausstattung beinhaltet vollständig integrierte Lösungen wie einen Sitzungsdienst und ein direkt daran angeschlossenes Ratsinformationssystem (RIS), Lösungen für Rechnungs-Workflows und eine digitale Kassenbelegarchivierung. Die ­E-Akte ist ein klares strategisches Ziel und wird sukzessive umgesetzt.

Zentrale Bedeutung des Personalbereichs

Im nächsten Schritt setzt die Kommune im Personalamt und bei der Neuorganisation der digitalen Personalprozesse an. Dem Personalbereich kommt in der Kommunalverwaltung zentrale Bedeutung zu. Personalunterlagen verwalten, Aus- und Weiterbildung managen, Veränderungsprozesse begleiten, Personalentscheidungen treffen: Die Aufgaben sind vielfältig. Sie weitgehend händisch zu erledigen, ist zeit­intensiv und bindet wertvolle Ressourcen. Bislang erfolgte die Verwaltung der Personaldaten und -vorgänge in Leutkirch hybrid, also teilweise im DMS und teilweise in den Papierakten. Das digitale Personalbüro schafft hier Abhilfe. Dass bei der digitalen Lösung für den Personalbereich fachspezifische Prozesse im Fokus stehen, ist aus Sicht von Oberbürgermeister Hans-Jörg Henle sinnvoll: „Die kommunale Verwaltung muss im Zeitalter des digitalen Wandels dem Bürger ein moderner Partner sein und damit die internen Prozesse stetig verbessern.“
Die neue Lösung besteht aus drei Bausteinen: Die digitale Personalverwaltung gewährleistet eine zentrale Personalstammdatenverwaltung, die zugriffsgesteuerte Ablage und Bearbeitung aller Personaldokumente und deren rechtskonforme Aufbewahrung in der elektronischen Akte. Als zweiter Baustein liefert das Fachverfahren zur Stellenbesetzung die Funktionen, um das Bewerber-Management zu digitalisieren. In Kombination mit dem Stellenbesetzungsportal als drittem Baustein entstehen dann bereits ab Veröffentlichung einer Stellenanzeige vollständig digitalisierte Personalprozesse.

Schnellere und effizientere Vorgänge

Das digitale Personalbüro bietet der Stadt Leutkirch zahlreiche Vorteile. Alle eingehenden Dokumente werden im DMS abgelegt und sinnvoll strukturiert. Workflows wie Bearbeiten, Prüfen und Freigeben sind bereits hinterlegt. Insgesamt sorgt die digitale Personalverwaltung für schnellere und effizientere Vorgänge. Darüber hinaus beinhaltet die Lösung viele praxisnahe Funktionen. Das Termin- und Fristen-Management etwa unterstützt bei der Administration wiederkehrender Personal-Prüfvorgänge wie Führerscheinprüfungen. Auswertungen und Analysen, zum Beispiel zu befristeten Beschäftigungsumfängen, erhöhen die Transparenz in der Personalplanung. Im Rahmen von Bewerbungsprozessen profitiert der Personalbereich von deutlich schnelleren, komplett digitalen Arbeitsschritten und einer vorlagenbasierten Kommunikation, die mit wenigen Klicks versendet wird. Bewerber profitieren ihrerseits von der bequemen Online-Bewerbung im Portal und einer beschleunigten Kommunikation im Bewerbungsprozess.
Bei der Einführung des digitalen Personalbüros verfolgt die Kommune eine dreistufige Strategie. In einem ersten Schritt wurde die digitale Personalverwaltung aktiv gesetzt und mit der optimierten Stammdatenverwaltung gestartet. Zudem wurden die Möglichkeiten für das individuelle Termin- und Fristen-Management auf die Leutkircher Bedarfe zugeschnitten.

Alle Stellenanzeigen mit einem Klick online

Im nächsten Schritt sollen zeitnah alle neu anstehenden Bewerbungsverfahren komplett digital ablaufen. Über das direkt an das DMS angeschlossene Stellenbesetzungsportal, das gleichzeitig in den kommunalen Internet-Auftritt eingebunden ist, können dann alle Stellenanzeigen direkt im System angelegt und von dort mit einem Klick online veröffentlicht werden. Über das Portal eingehende Bewerbungen werden automatisch als Stellenbewerberakten im DMS angelegt; die Unterlagen stehen dem Team der Personalabteilung direkt zur Verfügung. Der Umstellungsprozess ist derzeit in vollem Gange und soll in wenigen Monaten abgeschlossen sein. Dann profitiert die Verwaltung von komplett medienbruchfreien Bewerbungsprozessen. Mittelfristig ist auch die Übernahme vorhandener Akten in das DMS geplant.
Aus Sicht der Stadt Leutkirch lohnt sich der mit der Reorganisation verbundene Aufwand aufgrund des langfristigen Mehrwerts allemal. Das Team der Personalabteilung freut sich auf die neuen Möglichkeiten: „Mit dem digitalen Personalbüro von regisafe übernimmt Leutkirch eine Pionierrolle im Bereich Personal. Neben der Arbeitsentlastung erzielen wir damit insgesamt schnellere, effizientere Prozesse – ein wichtiger Aspekt bei der Personalgewinnung und -verwaltung.“