Multiprojekt-ManagementPlattform sorgt für Übersicht

Der Breitbandausbau ist eine strategische Investition in die Zukunft. Das gilt auch in weniger dicht besiedelten Regionen. Wollen sie attraktiv bleiben, ist flächendeckend schnelles Internet ein wichtiger Standortfaktor. Auf dem Weg dorthin müssen komplexe und mitunter langwierige Prozesse mit vielen unterschiedlichen Aufgaben und Projekten abgewickelt werden. Die Organisation Komm.Pakt.Net setzt dafür eine Projekt-Management-Plattform ein.
Komm.Pakt.Net – kurz für Kommunaler Pakt zum Netzausbau – ist ein Zusammenschluss von mehr als 200 Städten und Gemeinden aus acht Landkreisen mit rund zwei Millionen Einwohnern in Baden-Württemberg. Die Kommunalanstalt des öffentlichen Rechts (KAöR) hat ihren Sitz in Ulm und verfolgt das Ziel, im Verbundgebiet jeden Privathaushalt, jeden Gewerbebetrieb sowie alle kommunalen Einrichtungen mit Glasfaser anzubinden. Sie bietet den beteiligten Kommunen an, sie im gesamten Prozess des flächendeckenden Breitbandausbaus zu unterstützen – sei es bei der Ermittlung des Internet-Bedarfs, bei Ausschreibungen, beim Beantragen von Fördergeldern samt Dokumentation oder bei Komplettlösungen für Kunden.

Pro Gemeinde an die sieben Projekte

„In unserer dünn besiedelten Region interessiert sich oft kein gewerblicher Anbieter für den eigenwirtschaftlichen Ausbau“, sagt Wolfgang Rölle, Vorstand von Komm.Pakt.Net. „Nach dem entsprechenden Markterkundungsverfahren kommen deshalb wir ins Spiel und werden von der Kommune beauftragt. Daraus entsteht eine Reihe neuer Projekte. Bei jedem Glasfaserausbau haben wir beispielsweise pro Gemeinde an die sieben Projekte. Diese und die damit verbundenen Prozesse sind im Vergleich zum Ausbau durch private Telekommunikationsfirmen viel zeitaufwendiger. Denn wir müssen auch Verfahren wie das Beantragen von Fördergeldern bei Bund und Land berücksichtigen oder mehrstufige Abstimmungsprozesse mit verschiedenen Auftraggebern durchlaufen.“
Seit der Gründung von Komm.Pakt.Net im Jahr 2015 haben die Anzahl der Projekte, der Mitarbeiter und die Komplexität stetig zugenommen. Die anfangs praktizierte „Projektarbeit auf Zuruf“ stieß laut Rölle schnell an ihre Grenzen. Der Vorstand entschied deshalb, eine Projekt-Management-Lösung einzusetzen.

Exakte Daten für die Nachweispflicht

Die Management-Anwendung musste zwei Hauptanforderungen erfüllen. Zum einen soll sie es den Projekt-Teams bei Kom.Pakt.Net ermöglichen, sich jederzeit einen Überblick über alle Projekte zu verschaffen. Auch der jeweilige Projektstatus soll jederzeit abrufbar sein. Kein Projekt darf dabei vergessen werden, denn dies könnte sich schlimmstenfalls förderschädlich auf den Glasfaserausbau in der betreffenden Kommune auswirken. Zum anderen sollte mit der Lösung eine genaue projektspezifische Zeiterfassung seitens der Team-Mitglieder möglich sein. Auch die geleisteten Tätigkeiten sollen für jedes Projekt genau dokumentiert werden können. Dies dient einerseits als Nachweis gegenüber den Fördermittelgebern Bund und Land. Andererseits fließen diese Angaben in die Berichte an die Auftraggeber in den Kommunen und die Breitbandkoordinatoren im jeweiligen Landkreis ein. Die erfassten Zeiten können außerdem für die Ressourcenplanung verwendet werden, etwa um die Auslastung von Projektmitgliedern zu ermitteln oder auftretende Engpässe zu vermeiden.

InLoox punktet mit Outlook-Anbindung

Entschieden hat sich Komm.Pakt.Net dann für InLoox, die Projekt-Management-Lösung des gleichnamigen Unternehmens aus München. Die Plattform punktete unter anderem mit ihrer Outlook-Anbindung. Dadurch können alle Team-Mitglieder einfach und nahtlos projektbezogen kommunizieren sowie auf Projektdaten zugreifen. Auch können alle Termine aus Outlook direkt in den Projekten in InLoox weiterverwendet werden.
Sehr wichtig ist in der Arbeit von Komm.Pakt.Net das Zusammenspiel mehrerer interner und externer Projekte, die mitunter komplex und auf einen langen Planungshorizont ausgerichtet sind. Auch das unterstützt die cloudbasierte Lösung. Bei den externen Projekten ist es für Komm.Pakt.Net beispielsweise wichtig, für jede #bild2der Kommunen den Status zu allen Unterprojekten abrufen zu können. Ebenso müssen Fristen überwacht und Rückmeldungen gegeben werden. Zu den sehr arbeitsaufwendigen Aufgaben zählt wider Erwarten das Aufstellen von Bautafeln. Bei geförderten Projekten ist dies schlichtweg Pflicht. Hier entlastet die Software die Team-Mitglieder von vielen Koordinations- und Kommunikationsaktivitäten, da alle relevanten Informationen in InLoox jederzeit verfügbar sind. Zeitfressende Status-Updates braucht es nicht mehr.

Breitbandkompass dient als Leitfaden

Zu den internen Projekten zählen beispielsweise die Netzabnahme nach dem Bau oder die Pachtabrechnungen mit 202 Kommunen. Sehr detailliert und kompliziert sind Projekte, die das Materialkonzept betreffen. Da geförderte Anschlüsse immer bis ins Haus des Endkunden zu legen sind, müssen in den Projekten des Hausanschluss-Managements mehr Details geklärt und dokumentiert werden. Es muss beispielsweise ermittelt werden, wo die Kabel zusammenlaufen, welche Baumodule für die Kabelschächte in welchen Haustypen verwendet werden können oder inwieweit sich in der Kommune befindliche Bestandsinfrastrukturen integrieren lassen.
Insgesamt organisiert Komm.Pakt.Net auf InLoox heute zwischen 200 und 300 externe sowie durchschnittlich 30 bis 50 interne Projekte. „InLoox zu nutzen und Daten einzugeben ist bei uns Pflicht“, sagt Rölle. „Unsere Mitarbeiter müssen darin alles erfassen.“ Denn für Komm.Pakt.Net seien exakte Daten und die Kommunikation nach außen entscheidend für den Erfolg. Die Zeiterfassung beispielsweise bildet nicht nur die Grundlage für Berichte an den Landkreis und andere Stakeholder. Anhand dieser Daten kann auch die Gleichbehandlung von Kommunen belegt werden. „Wir erzielen dadurch eine sehr positive Außenwirkung als verlässlicher Partner für unsere Kommunen“, erklärt Rölle. Um die Kommunen stets über den aktuellen Status zu informieren, bietet Komm.Pakt.Net außerdem einen Breitbandkompass an. Dabei handelt es sich um eine Sammlung zusammengefasster Projektinformationen. Anhand dieses Leitfadens können sich beispielsweise neu gewählte Bürgermeisterinnen und Bürgermeister rasch in eine für sie oft fremde Materie einarbeiten.

Fusionspläne mit OEW Breitband

Für die Zukunft plant Komm.Pakt.Net eine Fusion mit der Schwesterfirma OEW Breitband, die sich vor allem um die Baumaßnahmen kümmert. Das fusionierte Unternehmen soll dann von derzeit insgesamt 40 Beschäftigten planmäßig auf rund 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wachsen. Im Zuge dessen soll eine neu ausgerichtete, modulare IT eingeführt werden, in der die Lösungen für das Projekt-Management, das Management der Fördermittel sowie für die physischen Bautätigkeiten des Breitbandausbaus miteinander über Schnittstellen kommunizieren. Bislang nutzt Komm.Pakt.Net für das Management der Fördermittel sowie der physischen Bautätigkeiten des Breitbandausbaus zwei zum Teil selbstentwickelte Tools, die auch kleinere Projekt-Management-Funktionen enthalten. Künftig sollen alle drei Lösungen über neue Schnittstellen verbunden werden, sodass je eine Lösung eine führende Aufgabe haben wird. Das Bauen der Anschlüsse soll dann beispielsweise über den Baumanager laufen, während in InLoox sämtliche Projekte geführt werden.