E-RechnungPoleposition ausbauen

Seit November 2020 nehmen die öffentlichen Auftraggeber in Bremen nur noch elektronische Rechnungen an. In Baden-Württemberg, dem Saarland und Hamburg gilt dies seit Januar 2022, Hessen, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern werden 2024 nachziehen. Und auch in Brandenburg ist die elek­tronische Rechnungsstellung ab Januar 2025 Pflicht.
Zur Annahme elektronischer Rechnungen sind die öffentlichen Auftraggeber in der EU bereits seit April 2020 flächendeckend verpflichtet. Der Begriff der E-Rechnung ist dabei im täglichen Sprachgebrauch weit ausgelegt und umfasst alle elektronischen Formate – sowohl unstrukturierte, wie E-Mail, PDF oder eingescannte Papierrechnungen, als auch maschinenlesbare, wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI. Laut der Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich aber erst dann um eine E-Rechnung, wenn sie maschinenlesbar ist. In der Praxis wird sich deshalb die XRechnung als bevorzugtes Format durchsetzen.

Steigender Zuspruch zu erwarten

Als ein auf Rechnungsverarbeitung spezialisierter Software-Hersteller hat die xSuite Group in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Kommunen, Behörden und Universitäten dabei unterstützt, technische Infrastrukturen für die Entgegennahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen aufzubauen. Diese Institutionen sind auf ein steigendes Volumen an E-Rechnung vorbereitet. „Noch aber rennen die Auftragnehmer uns nicht gerade die Türen mit E-Rechnungen ein“, fasste einst der Stadtkämmerer einer niedersächsischen Gemeinde die gegenwärtige Situation zusammen. Derzeit liegt der Anteil an maschinenlesbaren Rechnungen in den Ländern, in denen es noch keine Pflicht zur E-Rechnung gibt, meist im unteren einstelligen Prozentbereich. Und selbst dort, wo die E-Rechnungspflicht bereits besteht, liegt die Quote längst nicht bei 100 Prozent. Im Umkehrschluss bedeutet das allerdings nicht, dass die Investitionen in die Software für die Rechnungsbearbeitung umsonst gewesen wären. Denn der Zuspruch wird sich ziemlich rasch ändern.

Umsatzsteuerbetrug bekämpfen

Inzwischen wird die E-Rechnung nicht mehr nur als Baustein der Digitalisierung gesehen. Verbunden mit einem digitalen Echtzeit-Steuer-Reporting kann sie auch als wirksames Mittel zur Eindämmung der Umsatzsteuerhinterziehung eingesetzt werden. Da es hier um mehrere Milliarden Euro pro Jahr geht, ist die E-Rechnung auf der politischen Agenda schlagartig nach oben gerutscht. Als Motivation genügt ein Blick nach Italien wo es bereits eine E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld gibt. Im Jahr 2019 hat der Staat allein dadurch ganze 3,5 Milliarden Euro an zusätzlichen Steuereinnahmen erzielt.
Nicht ohne Grund hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf geeinigt, Umsatzsteuerbetrug mit digitalen Mitteln bekämpfen zu wollen. Deshalb soll ein bundesweit einheitliches elektronisches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen eingeführt werden. In anderen Ländern funktioniert das bereits, siehe wiederum das staatlich betriebene Austauschsystem SdI (Sistema di Interscambio) in Italien. Erst im März 2022 hat das EU-Parlament außerdem die EU-Kommission damit beauftragt, zu prüfen, ob die schrittweise Einführung einer umfassenden E-Rechnungspflicht bis 2023 möglich ist.

Öffentliche Auftraggeber haben die Nase vorn

Da das Thema nun auf zwei übergeordneten Ebenen parallel vorangetrieben wird, könnte die E-Rechnungspflicht (für alle) schon früher kommen als bislang angenommen. Mit ihrer IT-Infrastruktur sind öffentliche Auftraggeber der Privatwirtschaft hier einen deutlichen Schritt voraus. Das belegen Zahlen aus dem im Mai veröffentlichten Bitkom Digital Office Index 2022. Demnach erstellen 94 Prozent der öffentlichen Verwaltungen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form – sowohl in strukturierten als auch unstrukturierten Formaten. In der Privatwirtschaft trifft dies auf 72 Prozent der Rechnungssteller zu. 51 Prozent der Verwaltungen wollen laut Bitkom außerdem ihre Investitionen für die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen gegenüber dem Vorjahr noch einmal steigern. 85 Prozent verfolgen bereits eine Digitalisierungsstrategie. In der Privatwirtschaft sind es 83 Prozent.
Die öffentliche Verwaltung hat nun mehrere Möglichkeiten, ihre Vorreiterrolle auszubauen. Zum einen können Kommunen die vorgelagerten Prozesse angehen und auch die Beschaffung digitalisieren und standardisieren. Die E-Rechnung wird damit weitergedacht in Richtung Procure to Pay (Bestellen und Bezahlen). Bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) lautet der entsprechende Arbeitstitel XBestellung, vom Forum elek­tronische Rechnung Deutschland (FeRD) wurde Order-X bereits veröffentlicht. Dies sind quasi die Pendants zur XRechnung am Beginn der Beschaffungskette. Ihr Einsatz erlaubt eine nochmals weitergehende Automatisierung bis zur schlussendlichen Dunkelbuchung von Rechnungen.

Automatisierung auf das nächste Level heben

Auch die Eingangskanäle ließen sich stärker automatisieren. Häufigster Übertragungsweg für elek­tronische Rechnungen ist derzeit die E-Mail. Ein Portal inklusive Upload-Möglichkeit oder Schnittstelle würde die Automatisierung auf das nächste Level heben. Ein solches Portal muss, sofern es öffentliche Verwaltungen verwenden, auf dem neuen Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) basieren.
Eine dritte Handlungsoption ist, Teilprozesse der Rechnungsbearbeitung in die Cloud zu verlagern. So entsteht ein hybrides Szenario. Die Digitalisierung lässt sich partiell auslagern und die Verwaltung muss keine zusätzliche IT-Infrastruktur selbst aufbauen oder betreuen. Angesichts des Fachkräftemangels ist das für Kommunen eine echte Alternative.