GießenPotenziale ausschöpfen

Der kommunale IT-Dienstleister ekom21 widmet sich seit dem dritten Quartal 2016 in einem gemeinsamen Pilotprojekt mit der Stadt Gießen dem Thema E-Rechnung. Die hessische Kommune, die seit vielen Jahren im Rechenzentrum von ekom21 das Finanzwesen Infoma newsystem des Unternehmens Axians Infoma verwendet, hat sich nach ausführlichen Überlegungen für den integrierten Rechnungsworkflow entschieden.
Diese Entscheidung fiel aufgrund von mehreren Produktmerkmalen: Alle Konfigurationen erfolgen direkt in Infoma newsystem, und der Workflow übernimmt automatisiert sämtliche Schritte im Rechnungsprüfungsprozess. Dazu gehören Digitalisierung, Zuordnung zu den Organisationseinheiten, Feststellung und Kontierung der Rechnung, Mittelprüfung sowie die anschließende Anordnung und integrierte Buchung im Finanzwesen Infoma newsystem. Darüber hinaus werden die Anwender mit allen Plausibilitäten, allen in Infoma newsystem verfügbaren Kontierungsfeldern und allen Berechtigungsabfragen optimal unterstützt.

Für jedes Fachamt ausreichend Zeit einplanen

Der Echtstart des Rechnungsworkflows begann im September 2016 und zog sich bis zum Jahresende hin. Die vielen verschiedenen Ämter wurden nach und nach in die neue Bearbeitung von Rechnungen eingewiesen. Diese Vorgehensweise erwies sich als goldrichtig, hatte man doch so für jedes Fachamt ausreichend Zeit zur Vorbereitung und konnte damit einen reibungslosen Start in die digitale Bearbeitung von Rechnungen ermöglichen.
Parallel zur Einführung des Rechnungsworkflows befasste sich die gemeinsame Arbeitsgruppe aus Mitarbeitern der Stadt sowie von ekom21 mit der Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese findet direkt im Finanzwesen Infoma newsystem statt. Mit dem integrierten Modul des E-Rechnungsmanagers lassen sich E-Rechnungen komfortabel und effizient verarbeiten. So können nicht nur die Kopfdaten zur Rechnung vorausgefüllt werden, sondern auch die Kontierung für die Verbuchung der Rechnung vorgeschlagen werden. Die Mitarbeiter der Stadt Gießen erhalten somit einen automatisiert definierten Arbeits- und Kontierungsablauf im integrierten Rechnungsworkflow.

Bearbeitungsprozess erheblich verkürzt

Die elektronische Rechnung bietet aus Sicht von ekom21 ein großes Potenzial für die öffentlichen Verwaltungen. Zum einen können interne Prozesse erheblich verbessert und beschleunigt werden, zum anderen wird der Wirtschaft eine moderne und schnelle Verarbeitung von Rechnungen angeboten. Leider ist die Anzahl an E-Rechnungen noch viel zu gering. Bei der Stadt Gießen wurden über den Rechnungsworkflow seit Echtstart bis heute rund 46.000 Rechnungen verarbeitet, darunter jedoch nur 1.000 E-Rechnungen. Nach ersten Erfahrungen kann man aber bereits erkennen, dass sich der Bearbeitungsprozess der E-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen erheblich verkürzt. Dabei spielt die Digitalisierung des Belegs zu Beginn des Prozesses eine wesentliche Rolle.

Daten einfach übernehmen

Die normale Papierrechnung muss zunächst gescannt werden, dieser Schritt entfällt bei der elektronischen Rechnung. Des Weiteren beinhaltet die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format eine XML-Schnittstellendatei, die bereits die wesentlichen Daten bereithält. Felder wie Kreditor, Buchungsdatum, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck, Betrag und Buchungsbeschreibung, können automatisiert übernommen werden. Der integrierte E-Rechnungsmanager bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Kontierung vorzuschlagen, sodass dann auch Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger eingetragen werden können. Damit kann heute schon ein komplett ausgefüllter Workflow bereitgestellt werden, der von den Mitarbeitern nur noch sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet und anschließend angeordnet und gebucht werden muss.

Gießen geht gezielt auf Rechnungssteller zu

Das Potenzial der elektronischen Rechnung treibt die Beteiligten an, den Anteil an E-Rechnungen in den nächsten Monaten zu erhöhen. Um dies zu erreichen, möchte die Stadt Gießen aktiv auf ihre Rechnungssteller zugehen. Hierzu wurde gemeinsam mit ekom21 eine Auswertung über den Datenbestand vorgenommen, in der alle Kreditoren nach Rechnungsanzahl absteigend sortiert enthalten waren. Die größten Rechnungssteller werden jetzt von der Stadt Gießen angesprochen, um abzufragen, ob eine Übermittlung im ZUGFeRD- oder X-Rechnungsformat möglich ist. Der IT-Dienstleister ekom21 ist darüber hinaus weiter auf der Suche nach Pilotkunden, die sich gemeinsam mit ihm und der Stadt Gießen mit der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen beschäftigen. Es ist von besonderer Bedeutung, möglichst viele und unterschiedliche E-Rechnungsformate verarbeiten zu können, damit ab dem Jahr 2020 für alle Kommunen ein funktionierender Prozess zur Verfügung steht.