MittelangelnPraxisnah digitalisieren

Im schleswig-holsteinischen Kreis Schleswig-Flensburg liegt das Amt Mittelangeln. Die örtliche Verwaltung ist Teil der Aktivregion „Mitte des Nordens“, die als Basis zur Förderung und Realisierung regionaler Projekte dient. Mittelangelns Zuständigkeitsbereich erstreckt sich auf knapp 10.000 Einwohner und eine Gebietsfläche von 100 Quadratkilometern. Um die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) einlösen zu können, wurde im Jahr 2018 Schritt für Schritt mit der Digitalisierung begonnen. Von Anfang an wurden dabei zwei zentrale Prinzipien verfolgt. Anne Lausen, vor Ort für Organisation und Digitalisierung zuständig, erklärt: „Digitalisierung funktioniert nicht von allein, sondern erfordert starke Vorbilder und ein pragmatisches Vorgehen.“
Angestoßen wurde die Umstellung weniger durch eine groß angelegte Strategie. Ihr lag vielmehr ein konkreter Anlass zugrunde: der bestehende Raummangel in der Verwaltung. Um diesem Abhilfe zu verschaffen, sollten zunächst sämtliche Bauakten digitalisiert werden. Dazu wurde in einem ersten Schritt das Dokumenten-Management-System (DMS) regisafe des Anbieters comundus regisafe eingeführt. Mangels eigener personeller Ressourcen wurden die für die Aktendigitalisierung erforderlichen Scan-Arbeiten an einen externen Dienstleister vergeben. Heute sind die Bauakten in elek­tronischer Form verfügbar und Aktenschränke nicht mehr notwendig. Nachfolgende Arbeiten wie die Digitalisierung von Personalakten und die Einführung von Online-Formularen, zum Beispiel für den Mängelmelder und die Schülerbeförderung, erfolgten dann intern.

Skepsis abbauen und Unterstützung suchen

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amts beteiligten sich engagiert an der schrittweisen Umstellung von der papierbasierten auf die elektronische Aktenführung. Die als Gemeinschaftsprojekt angelegten Arbeiten wurden leistungsorientiert bezahlt. Innerhalb von zwei Jahren haben die Fachdienste im Team den Explorer aufgeräumt, Akten eingescannt und sie in das DMS umgespeichert.
Bei der IT wurde ebenfalls ein pragmatischer Weg gewählt. Da das Amt Mittelangeln über keine eigene IT-Abteilung verfügt, wird die benötigte Infrastruktur von kommunit, dem IT-Zweckverband Schleswig-Holstein, bezogen. Ein weiterer Partner ist der ITV.SH, ein Verbund, der die Kommunen in Schleswig-Holstein bei der Digitalisierung begleitet. Darüber hinaus steht der Support des DMS-Anbieters comundus regisafe unterstützend zur Seite. Anne Lausen betont, dass sich die Anwender bei der Digitalisierung proaktiv einbringen müssen: „Die Möglichkeiten zum effizienten, digitalen Arbeiten mit unserem DMS sind vielfältig, man muss sie nur aktiv nutzen – oder eben einfach erfragen.“ Skepsis abbauen, Freude am Entdecken digitaler Chancen haben und Unterstützung suchen, wenn man selbst nicht weiterkommt: Mit diesen praxisnahen Tipps werden die Mitarbeitenden bei der digitalen Transformation mitgenommen und im Rahmen des Schulungsprogramms von comundus regisafe ausgebildet.

Teilnahme am Programm Starke Heimat 2.0

Da kleine Kommunen bei der Digitalisierung oft auf sich allein gestellt sind, hat das Amt Mittelangeln nicht nur auf Eigeninitiative, sondern zugleich auf gezielte Partnersuche gesetzt. Zur pragmatischen Herangehensweise zählt daher auch die Teilnahme am Programm Heimat 2.0. Die vom Bund aufgelegte Initiative unterstützt strukturschwache ländliche Räume bei der Realisierung digitaler Anwendungen. Im Rahmen dieses Programms hat Mittelangeln das Modellvorhaben „Verwaltung 4.0 – digitale Prozesse für kommunale Verwaltungen“ gestartet. Zentrales Anliegen ist es, vor dem Hintergrund des OZG verwaltungsinterne Prozesse durch einheitliche digitale Workflows und Schnittstellen so zu optimieren, dass sie von beliebig vielen Verwaltungen genutzt werden können. Zielzustand sind die vollständig digitale, medienbruchfreie Antragsbearbeitung sowie eine digitalisierungsfreundliche Verwaltung. Die finanzielle Förderung leistet der Digitalisierung vor Ort wichtige Schützenhilfe.
Heute wird im Amt Mittelangeln eine digitale Arbeitsweise gepflegt. Digitalisierung wird als Führungsaufgabe verstanden, die Begeisterung wecken, Möglichkeiten aufzeigen und Qualifizierung schaffen soll. Das Konzept geht auf: Mittlerweile verwenden alle Mitarbeitenden inklusive der Ehrenamtlichen, der Familien- und Jugendzentren sowie des Kindergartens das DMS. Akten werden bei fachdienstübergreifenden Arbeiten rasch gefunden und das Arbeiten im Homeoffice ist unkompliziert möglich.

Weitere Projekte werden umgesetzt

Mit Blick in die Zukunft werden derzeit weitere Projekte verfolgt. Neben der erfolgreichen Einführung des digitalen Posteingangs steht weiterhin das Thema Prozessoptimierung ganz oben auf der lokalen Agenda. Gesucht werden Antworten auf die Frage, welche Prozessschritte in der digitalen Welt erforderlich sind, sowie intelligente Lösungen zu deren Organisation. Die Wunschziele sind klar definiert: Eine schnellere Bearbeitung, die Vermeidung von Fehlern und Redundanzen sowie direktere Lösungspfade. Damit soll den Bürgerinnen und Bürgern ein besserer Service geboten werden. Die DMS-Workflows dienen dabei als praktikable Lösung, die das Amt digital weiter nach vorne bringen und die Arbeit spürbar erleichtern.