WolfenbüttelPreiswürdige Strategie

Wir wollen mehr! Unter diesem Motto startete Wolfenbüttel im Jahr 2016 ein umfassendes Digitalisierungsprojekt in der Finanzverwaltung. Mit Unterstützung des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) hat die Stadt inzwischen einen Großteil ihrer damals gesteckten Etappenziele erreicht – und wurde für diese überzeugend konzipierte und umgesetzte kommunale Digitalisierungsstrategie mit dem Axians Infoma Innovationspreis 2018 ausgezeichnet.
Mit der Entscheidung, die alte und unflexible Finanz-Software durch das integrierte Finanzverfahren Infoma newsystem abzulösen, stellten die Verantwortlichen der Kämmerei zugleich die internen Prozessketten auf den Prüfstand, um sie an die Anforderungen einer modernen Verwaltung anzupassen. „Zentraler Baustein unserer Strategie ist die vollständige Digitalisierung der Finanzverwaltung“, erläutert Axel Sievers, Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling in Wolfenbüttel. „Vorrangiges Ziel dabei war, unser Kerngeschäft digital auszurichten, ohne unsere hohen Standards in der Ausführung des Haushalts- und Kassenrechts mindern zu müssen.“ Darüber hinaus sollte unter anderem durch klare Zuständigkeiten, einheitliche Prozesse und strukturierte Abläufe ein hohes Maß an Transparenz und Sicherheit geschaffen werden. Dafür setzt die Stadt unter anderem auf Lösungen des Unternehmens Axians Infoma wie den integrierten Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager, das ePayment-Modul und den Bestellworkflow sowie auf das Berichtswesen Plus und die E-Akte.

Zahlreiche Ziele erreicht

Um das komplexe Unterfangen zum gewünschten Erfolg zu bringen, war den Wolfenbüttelern von Anfang an klar: Es geht nur mit tatkräftiger Unterstützung seitens ihres IT-Dienstleisters KDO, der die projektbegleitende Betreuung Richtung Echtbetrieb inklusive Schulungen und Workshops übernahm. Und auch ein effektives internes Projekt-Management würde erforderlich sein, so die Erwartung in Wolfenbüttel. Deshalb wurde ein Projekt-Team aus Mitarbeitern der Abteilung Finanzen und Controlling unter der Gesamtführung von Abteilungsleiter Sievers und seiner Stellvertreterin Silke Vopel gebildet. Die Verantwortung für die einzelnen Teilprojekte wurde jedoch auf verschiedene Mitarbeiter übertragen. Ein enger Austausch beider Seiten stellte sicher, jederzeit sowohl die Gesamtentwicklung beurteilen als auch gemeinsam die Entwicklung des jeweiligen Einzelprojekts steuern zu können. „Dieser regelmäßige Austausch ist insbesondere im Hinblick auf die Projektdauer wichtig“, sagt Silke Vopel. „Denn die Modernisierung und Digitalisierung der Abläufe ist ein langfristig zu organisierender Prozess, da sich die Finanzverwaltung als Querschnittsaufgabe auf sämtliche Fachämter und -abteilungen auswirkt. Deshalb muss die Funktionsfähigkeit der Abläufe stets gewährleistet sein.“
Seit Beginn der Digitalisierung der Finanzverwaltung am 1. Januar 2016 hat Wolfenbüttel einen großen Teil der anfangs formulierten Ziele bereits realisiert. Die Rechnungsbearbeitung erfolgt mithilfe des integrierten Rechnungsworkflows ausschließlich digital, die Voraussetzungen für die E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ERechV sind mit dem eRechnungs-Manager abgedeckt, der Workflow Haushaltsplanung zur Vereinfachung und Beschleunigung des Haushaltsplanungsverfahrens und Vereinfachung der Fristenüberwachung ist ebenfalls umgesetzt. Aktuell wurden ein interaktiver Haushaltsplan/Jahresabschluss sowie ein unterjähriges Berichtswesen mit dem webbasierten Interkommunalen Kennzahlenvergleichssystem (IKVS) realisiert.

Größte Herausforderung gemeistert

Andere Ziele sind noch in der Vorbereitung oder in der ersten Phase des Echtbetriebs. So befindet sich derzeit das Modul Bestellworkflow, mit dem die Stadt ihr Auftragswesen vereinfachen und beschleunigen will, in einem hausinternen Pilotprojekt mit ausgewählten Fachämtern, um den benötigten Schulungsbedarf zu identifizieren. Flächendeckend im Einsatz sind bereits die E-Akten Steuern, Kasse, Vertragsverwaltung sowie Liegenschafts- und Gebäude-Management, während die E-Akte zur Vollstreckung erprobt wird.
Gradmesser für den Erfolg und die Akzeptanz der neu eingeführten und alternativlos anzuwendenden Prozesse sind die Rückmeldungen der Nutzer. Alle eingeführten Prozesse wurden nach einer Eingewöhnungszeit von der Mehrzahl der Mitarbeiter als positiv eingeschätzt. Damit kann das Projekt-Team für sich beanspruchen, die nach wie vor größte Herausforderung in einem solchen Projekt gemeistert zu haben: die Anwender dazu zu bringen, die Neuerungen zu akzeptieren und den Fortschritt sowie die damit einhergehenden Vereinfachungen zu erkennen.
Nicht ohne Stolz hält Thorben Küsel, der seitens der Stadt Wolfenbüttel die Betreuung der Digitalisierungsprojekte übernommen hat, daher fest „dass wir gemessen an vergleichbar großen Kommunen der Zeit voraus sind. Die gesetzliche Anforderung zum Empfang von elektronischen Rechnungen haben wir bereits zwei Jahre vor der Frist erfüllt und uns im Hinblick auf die Digitalisierungsstrategien von Bund und Land einen Vorsprung im Vergleich zu anderen Kommunen erarbeitet. Aber vor allem konnten wir die Mitarbeiter unserer Verwaltung an den Umgang mit digitalen Prozessen und das digitale Denken gewöhnen.“
Weitere Planungen beinhalten aufgrund der Neuorganisation des Bauhofs für das Jahr 2020 die Einführung des Moduls Kommunale Betriebe mit mobiler Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten. Auch eine Faktura-Lösung für Ausgangsrechnungen und Bescheide, E-Akten für Anlagen und Bauhof sowie ein Bürgerportal sind Teilziele, die in Wolfenbüttel zeitnah angegangen werden sollen.

Zuerst die Chancen sehen

Laut Martin Sunder, Produkt-Manager Infoma newsystem bei der KDO, erweist sich Wolfenbüttel als sehr agile, flexible und außergewöhnlich innovative Verwaltung: „Während der Projektumsetzung zeigte sich immer wieder, dass die Verantwortlichen nicht nach etwaigen Hindernissen in den neuen Prozessen und Lösungen suchten, sondern immer erst die sich bietenden Chancen sahen, um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. Nicht zuletzt für diese Lösungsorientierung hat Wolfenbüttel den Innovationspreis 2018 von Axians Infoma erhalten.“
Nach knapp drei Jahren intensiver Projektarbeit ziehen Axel Sievers und sein Team eine positive Bilanz: „Unsere Gesamtstrategie ist darauf ausgerichtet, einen in sich geschlossenen Prozess zu erschaffen, der ohne Medienbrüche von Anfang bis Ende digital abläuft. Das hat zu einer deutlichen Vereinfachung der Arbeitsabläufe, gesteigerter Transparenz, schnelleren Bearbeitungszeiten und damit zu mehr Komfort für Bürger und Mitarbeiter geführt.“