E-SignaturPrinzip Interoperabilität

In einigen Bundesländern schreibt die Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung vor, dass Kassenanordnungsbelege handschriftlich oder gleichwertig digital unterschrieben werden müssen. So auch in Bayern. Bei der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows stand für die Stadt Fürth daher die digitale Signatur von Anfang an als ein Muss auf der Agenda – war doch die medienbruchfreie Bearbeitung von Rechnungen innerhalb der Finanzwesen-Software Infoma newsystem von Axians Infoma eines der gesetzten Ziele. Gleichzeitig gilt für die Stadt aber eine Besonderheit, wie Silke Trenkler vom Amt für Organisation und Digitalisierung erläutert: „In Fürth ist die kameralistische und doppische Haushaltsführung im Einsatz – das heißt, beide Buchungsstile mussten berücksichtigt werden.“
Nun ist der Markt an Anbietern von Signatur-Software noch recht überschaubar. Den passenden für alle Anforderungen zu finden, erwies sich deshalb für die zweitgrößte Stadt Mittelfrankens als anspruchsvolles Unterfangen. Zu den laut Bedarfskatalog zu berücksichtigenden Themen zählten beispielsweise der Einsatz einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur und Siegel, eIDAS-Konformität, die leichte Handhabung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie, als sehr wichtiger Punkt, die Prüfungsmöglichkeit auf aktive und versteckte Inhalte. Vor allem kam es den Fürthern aber auf die Implementierung einer stadtweiten Lösung an, sprich: einer Signatur, die sich nicht nur auf den Rechnungsworkflow beschränkt, sondern auch in anderen Prozessen und Fachanwendungen einsetzbar ist.

Konstruktive Zusammenarbeit

Die intensive Auswahlphase entschied die procilon GROUP für sich. Der erfahrene Anbieter von Technologien für IT-Sicherheit und Datenschutz punktete nicht nur mit einer Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten für die digitale Signatur, Verschlüsselung und sichere elek­tronische Kommunikation. Vielmehr erfüllt die Kommunikationsplattform proGOV auch die Anforderung nach einer Anbindung an innerhalb der Stadt Fürth genutzte Anwendungen wie das Dokumenten-Management-System (DMS), ohne weitere Anbieter einbeziehen zu müssen.
Die Aufgabe, eine digitale Signatur einzuführen, ließ sich jedoch nicht im Alleingang bewältigen. Für eine erfolgreiche Umsetzung hieß es daher, mit der Stadt Fürth, Software-Hersteller Axians Infoma, dem für den Betrieb der IT-Systeme verantwortlichen IT-Dienstleister KommunalBit und procilon vier beteiligte Parteien unter einen Hut zu bringen. Das gelang nach Ansicht von Christian Zipser, IT-Projekt-Manager bei der Stadt Fürth und verantwortlich für die Steuerung des Projekts, in erster Linie, „weil die Bereitschaft von allen vorhanden war, sehr zielorientiert zusammenzuarbeiten, um so eine schnelle und adäquate Lösung zu finden.“
„Das eine ist, alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen. Aber es geht auch darum, die Anforderungen sowohl von der technischen als auch der fachlichen Seite zu verstehen und entsprechend umzusetzen“, beschreibt Carina Plähn, Produkt-Managerin im Bereich Digitalisierung & Plattformen bei Axians Infoma, die Herausforderung. „Da ist eine konstruktive Abstimmung unerlässlich, aus unserer Erfahrung heraus aber nicht immer selbstverständlich.“
Für die Stadt Fürth führte die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit der Experten zu einem Signaturprozess, der Nutzen, Komfort und Zukunftsfähigkeit auf sich vereint. Insgesamt drei digitale Signaturen vereinfachen nun die Bearbeitung von Rechnungen erheblich. So erfolgt die erste Signatur für die sachliche und rechnerische Richtigkeit direkt auf dem Rechnungsdokument – dem so genannten Hauptdokument. Hier sind noch Erfassungen wie das Anbringen von Stempeln, Kommentaren oder Zeichen möglich, bevor die nächsten Schritte, Kontierung und Anordnungsfreigabe, auf dem im Rechnungsworkflow erzeugten und per Web-Service übertragenen PDF-Anordnungsbeleg durchgeführt werden.

Rechnungsworkflow auch im Homeoffice

Ermöglicht wird das durch die gemeinsam neu geschaffene Möglichkeit, den zentralen proGOV-Server für die Signatur von PDF-Anordnungsbelegen anzusprechen und zu nutzen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand. Es ist keine lokale Installation einer Signatur-Software und Verteilung der persönlichen Benutzerzertifikate auf den Client-Rechnern der signierenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig. Zudem erfolgt der Signaturvorgang transparent im Hintergrund, ohne dass eine zusätzliche Anwendung bedient werden müsste.
Bei den bisher rund fünfzig Anwenderinnen und Anwendern kommen die schnelleren und effizienteren Abläufe per Klick ohne Passworteingaben oder den Einsatz von Kartenlesegeräten gut an. „Wir haben den Rechnungsworkflow inklusive der Signatur in den ersten ­Pilotämtern aus dem kameralistischen Bereich schon installiert und stehen vor einem Roll-out in den anderen Ämtern“, ist Silke Trenkler mit dem bisherigen Verlauf zufrieden. „Nicht nur, dass wir jetzt die gesetzlichen Vorgaben erfüllen können. Vielmehr nutzen wir – beschleunigt auch durch die Corona-Lage – verstärkt die Möglichkeit, den Rechnungsworkflow im Homeoffice durchzuführen. Deshalb können wir heute sagen, dass wir unsere Ziele sogar übererfüllt haben und sehr glücklich mit der Lösung sind.“

Vielzahl weiterer Anwendungsfälle

Dazu trägt auch bei, dass der proGOV-Server eine Vielzahl weiterer Anwendungsfälle ermöglicht. So ist in Fürth bereits das „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) umgesetzt. Weitere konkrete Maßnahmen zur Nutzung der verwaltungsweiten Signaturlösung sowie ein elektronisches Behördensiegel für digitale Dokumente sind geplant. Falk Gärtner, Key Account Manager bei procilon, geht davon aus, „dass die Verwaltung bereits im kommenden Jahr an verschiedenen Stellen ihre Prozesse mit Signaturen versehen wird. Und das können wir im gesamten Haus zur Verfügung stellen, denn unser Ansatz ist die Interoperabilität.“
Ein weiteres wesentliches Thema für die Zukunft ist laut Christian Zipser von der Stadt Fürth darüber hinaus das mobile Arbeiten. So könnten die Signaturzertifikate künftig auch auf Mobiltelefonen zum Einsatz kommen: „Weg von den internen hin zu mobilen Systemen – das ist für uns der nächste Schritt, der sowohl für die Verwaltungsleistungen als auch die Digitalisierung und Sicherheit wichtig ist.“
Die Voraussetzungen dafür liefert die in intensiver Team-Arbeit von Axians Infoma und procilon entwickelte Schnittstelle zur Signatur-Software. Vom Mehrwert der erfolgreichen Interoperabilität profitiert aber nicht nur die Stadt Fürth. Die Anbindung steht nun standardmäßig allen Kunden von Axians Infoma für den Einsatz im Rechnungsworkflow zur Verfügung, soll künftig aber auch für andere Systeme und Prozesse anwendbar sein – und erweist sich dank der hohen Bereitschaft aller Projektbeteiligten zur umfassenden Auseinandersetzung mit den Kompetenzen der Partner als flexible und kundengerechte Lösung.