Kreis LeerProjekt Finance 21

Sollen große Projekte erfolgreich in einer Behörde umgesetzt werden, sind die Unterstützung und Mitarbeit der gesamten Verwaltung gefragt. Das wiederum macht eine frühzeitige Planung und klare Zielsetzungen erforderlich. Nach diesen Kriterien startete der Landkreis Leer im Sommer 2019 die Neuausrichtung seines Finanzwesens. Heute blickt die Kommune nicht nur äußerst zufrieden auf das Ergebnis. Die Niedersachsen haben für das Projekt Finance 21 auch den Gewinnerpokal des Axians Infoma Innovationspreises 2021 erhalten.
Die Auszeichnung honoriert unter anderem die innovative Vorgehensweise in Leer. Binnen kürzester Zeit konnte dort das Finanzwesen hinsichtlich Digitalisierung und Informationsbeschaffung umstrukturiert werden. Der Kreis setzte dazu auf die Software Infoma newsystem. Daneben standen eine ganze Reihe zukunftsorientierter Vorhaben auf der Agenda. Es sollten Verwaltungsprozesse optimiert und Finanzprozesse digitalisiert werden. Mit digitalen Belegen wollte man für transparentere Buchungen sorgen und die Buchungsqualität verbessern. Die neu geschaffene Transparenz wiederum sollte das Verantwortungs- und Budgetbewusstsein fördern. Zudem sollten der Adressbestand optimiert und das Forderungsmanagement umstrukturiert werden.

Pandemie erforderte Flexibilität

Für das Vorhaben wurde eine Projektgruppe aus unterschiedlichen Abteilungen gebildet. Sie entwickelte anhand des Maßnahmenplans mehrere Einzelschritte mit dem Ziel, das Projekt Finance 21 bis Januar 2021 in der gesamten Verwaltung zu starten. Dann allerdings flammte die Corona-Pandemie auf und forderte ein hohes Maß an Flexibilität. „Die Lockdowns haben unseren Zeitplan wiederholt auf die Probe gestellt“, berichtet Andre Willems, Kämmerer des Kreises Leer und Projektleiter von Finance 21. „Beispielsweise konnten die Schulungen erst später als vorgesehen und teilweise nur digital stattfinden. Auch die Abstimmungstermine der Projekt- und Arbeitsgruppen sowie die Kommunikation mit den Anwendern der Kreisverwaltung waren nur noch eingeschränkt möglich. Mithilfe von Schulungsvideos und digitalen Besprechungen konnten wir die coronabedingten Erschwernisse jedoch gut kompensieren, sodass zum Jahreswechsel die für den Betrieb notwendigen Einrichtungen und Schulungen abgeschlossen waren.“ Der kürzere aktiv nutzbare Projektzeitraum änderte jedoch einige Prioritäten. So wurden etwa die Workflows gemäß der 80/20-Regel des Pareto-Prinzips – 20 Prozent des Aufwands sind für 80 Prozent der Ergebnisse verantwortlich – kurzerhand als allgemeine Vorlage für alle Ämter der Kreisverwaltung eingeführt. „Auf diese Weise konnten wir den Umstieg auf das neue Verfahren, den größten Meilenstein des Projekts, gut vorbereitet vollziehen“, erklärt Hilke Groninga, Projekt-Management Finance 21.

Positive Resonanz

Zwischenzeitlich nutzen 480 der rund 1.150 Mitarbeitenden des Landkreises die neugeschaffenen Lösungen. Damit ist auch für die Zukunft sichergestellt, dass alle Bereiche mit Berührungspunkten zum Finanzwesen Teil der Workflows sind und die für ihre Tätigkeiten notwendigen Auswertungen erstellen können. „Wir haben festgestellt, dass die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten in Infoma newsystem nicht nur Einfluss auf das Verantwortungs- und Budgetbewusstsein haben, sondern diese Art der Informationsbeschaffung auch für sinkende Nachfragen in der Finanzabteilung sorgt“, sagt Hilke Groninga. Das liegt ihrer Ansicht nach an der neu geschaffenen Transparenz des Konten-/Kostenstellen-/Kostenträgerplans. Ebenso trage die zentrale Adressverwaltung dazu bei. Denn mit dieser Funktion konnte der Bestand von einer Million Adressen samt zahlreicher Du­bletten aus der vorherigen Finanz-Software optimiert und auf einen eindeutigen Stand gebracht werden. Dank fortlaufender Überwachung sind auch die Forderungsauskünfte gegenüber den Bürgern transparenter geworden.
Nach einem Jahr Digitalisierung und Umstrukturierung sieht sich der Landkreis auf einem guten Weg. Die Resonanz auf die optimierten Prozesse ist positiv. „Mit der erfolgreichen Implementierung des digitalen Rechnungs- und Bestell-Workflows sind wir bei der Eingangs- und Ausgangsrechnungsbearbeitung sowie bei der frühzeitigen Bindung benötigter Haushaltsmittel einen großen Schritt in Richtung moderne Kommune gegangen“, freut sich Sven Markus, Projekt-Management Finance 21. „Dennoch müssen wir das Ziel für mehr Verantwortungsbewusstsein mit Blick auf die Mittelverwendung weiterverfolgen. Da hilft uns natürlich der Rechnungsworkflow, der sekundenschnell Auskunft über die Budgets erteilt.“ Verwaltungsweit erfolgt die Belegbearbeitung, vom Eingang bis zur Buchung, mittlerweile über diesen Workflow.

Zukunftsfähige Basis

Überhaupt sehen die Verantwortlichen in den optimierten Abläufen der Rechnungsverarbeitung ein wesentliches Erfolgskriterium. Die Durchlaufzeit der Rechnungen beträgt fünf Tage, was schon als sehr guter Wert gilt. Da immer mehr ­E-Rechnungen eingereicht werden, wird er sich sogar noch verbessern. Weitere Potenziale wird der Einsatz des eRechnungs-Managers heben. Mit ihm können Dokumente und Geschäftsvorfälle aus dem Finanzwesen – darunter Schnittstellenprotokolle und Stornierungen – medien­bruchfrei, digital und zeitoptimiert freigegeben werden. Die Workflows sind außerdem eine effiziente Hilfe für die Rechnungsbearbeitung im Homeoffice. Auch hat der Landkreis die Ablage von buchungsbegründenden Dokumenten in der Finanzabteilung oder Kämmerei durch die elektronische Akte ermöglicht. Im Workflow hinterlegte sowie von der Finanzabteilung erstellte Belege sind damit auf einen Blick einsehbar und ersparen die zusätzliche Suche sowie Ablage in einem Dokumenten-Management-System (DMS).
Der weitere Projektplan sieht unter anderem die Einrichtung des Online-Bezahlverfahrens ePayment-Manager, die Anbindung des Moduls Liegenschafts- und Gebäudemanagement, die Vorbereitungen auf das neue Umsatzsteuerrecht für Kommunen (§ 2b UStG) sowie die Implementierung eines umfangreichen Controlling-Systems mit Berichtswesen vor. Schon jetzt aber kann Kämmerer und Projektleiter Andre Willems ein positives Fazit ziehen: „Die Umwandlung der veralteten Finanzprozesse in moderne digitale Lösungen bewirkt gerade in Krisenzeiten eine handlungsfähige Verwaltung. Die durch Finance 21 geschaffene Grundlage ermöglicht es uns, das Finanzwesen als Modern Workplace einzustufen, das sich bewährt und für die weitere digitale Entwicklung einen bedeutenden Meilenstein gesetzt hat. Unsere nun effizienter organisierte Verwaltung ist die zukunftsfähige Basis für eine optimale bürgerorientierte Kommunikation.“