HannoverProzesse vereinfacht

Die Rekrutierung und langfristige Bindung von Fachkräften sind entscheidend, um die Funktionsfähigkeit des öffentlichen Diensts nachhaltig zu sichern. Daher arbeitet die niedersächsische Landeshauptstadt Hannover (LHH) unter dem Titel „Zukunft Personal – Masterplan 2025“ intensiv an der Neuausrichtung ihres Personalmanagements. Ein zentraler Bestandteil des Konzepts ist die Einführung des digitalen Bewerbungsmanagementsystems NOLIS | Recruiting und eines modernen Karriereportals. Nach umfassender Vorbereitung wurden beide Maßnahmen im vergangenen Jahr erfolgreich realisiert.

„Damit soll eine hohe Prozessqualität und die unmittelbare Auskunft über den Bewerbungsstand gewährleistet werden. Wir verbessern die Qualität und Effektivität der Fachkräftegewinnung und gestalten unser Personalwesen serviceorientierter“, erklärte Matthias Görn, Fachbereichsleiter Personal und Organisation bei der LHH, bei einer Pressekonferenz im vergangenen Jahr. 

Mit rund 12.000 Mitarbeitenden ist die Stadtverwaltung Hannover eine der größten Arbeitgeberinnen der niedersächsischen Landeshauptstadt. Entsprechend herausfordernd war die Einführung einer neuen Recruiting-Software. „Die hohe Anzahl der betroffenen und zu involvierenden Personen, die teils zentralen und teils dezentralen Strukturen sowie die insgesamt circa 20 Personalstellen haben dem Projekt eine hohe Komplexität verliehen“, erinnert sich Franziska Siebert, Leiterin des KarriereCenters der LHH.

Projektplan wurde den Anforderungen gerecht

In enger Zusammenarbeit mit Softwareanbieter NOLIS wurde daher ein maßgeschneiderter Projektplan erstellt, der sich aufgrund der spezifischen Rahmenbedingungen deutlich von anderen Einführungsprojekten abhob. „Uns war von Anfang an klar, dass unsere übliche Vorgehensweise bei der Einführung von NOLIS | Recruiting für die Landeshauptstadt Hannover nicht zum gewünschten Ergebnis führen würde. Während wir in anderen Projekten regelmäßig zwischen zehn und 50 Personen schulen, brauchte es hier ein Schulungskonzept für mehr als 350 Personen. Hinzu kamen notwendige Weiterentwicklungsmaßnahmen an der Software, um den Anforderungen einer Verwaltung dieser Größenordnung gerecht zu werden“, erklärt Kira Metzlaff, Produktmanagerin von NOLIS | Recruiting.

Ein wesentlicher Faktor war dabei die Erweiterung der ohnehin schon umfassenden Berechtigungssteuerung. Während in vielen Kommunen die Verwaltung und Organisation von Stellenbesetzungsverfahren zentral gesteuert wird, ist diese Aufgabe bei der LHH aufgrund der Vielzahl an Positionen dezentral organisiert.

Auch zusätzliche Benachrichtigungsfunktionen wurden im Laufe des Projekts gemeinsam konzipiert und entwickelt. Dazu zählt beispielsweise eine automatisierte Information an die Schwerbehindertenvertretung bei Eingang einer Bewerbung einer schwerbehinderten oder ihr gleichgestellten Person. „Das Projekt-Team der Stadtverwaltung hat sehr strukturiert die Weiterentwicklungswünsche der Anwenderinnen und Anwender gesammelt, priorisiert und gemeinsam mit NOLIS ausgearbeitet. Von der Umsetzung profitieren nun deutschlandweit auch über 150 weitere Kommunen, die NOLIS | Recruiting einsetzen“, freut sich Kira Metzlaff.

Multiposting-Funktion kommt an

Zu den neuen Funktionen gehört unter anderem die datenschutzkonforme Dokumentation von Besetzungsvorschlägen, die im öffentlichen Dienst eine weitaus größere Bedeutung hat als im privaten Sektor. Durch die gezielte Ausrichtung der Software auf Behörden umfasst die Anwendung zahlreiche solcher maßgeschneiderten Funktionalitäten.

Angesichts von jährlich circa 800 Stellenbesetzungsverfahren ist für die Landeshauptstadt Hannover eine effiziente und reibungslose Veröffentlichung ihrer Stellenausschreibungen von zentraler Bedeutung. So werden alle Ausschreibungen nicht nur auf dem von der Hamburger Digitalagentur format h erstellten Karriereportal sowie im Intranet publiziert, sondern direkt aus NOLIS | Recruiting heraus auch auf allen relevanten Stellenportalen, beispielsweise der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit. Der zeitaufwendige Wechsel in die Systeme der verschiedenen Portale entfällt ebenso wie die manuelle Veröffentlichung im Intranet. „Nach einigen Monaten, die wir die Software nun im Einsatz haben, möchten wir die Multiposting-Funktion nicht mehr missen. Sie spielte zusammen mit der Möglichkeit, schnell und persönlich mit Bewerbenden zu kommunizieren, sowie dem Talentpool eine zentrale Rolle bei der Entscheidung für eine neue Recruiting-Software“, erläutert Franziska Siebert.

Um die Software mit ihren bewährten wie auch neuen Funktionen optimal zu nutzen, wurden insgesamt mehr als 350 Personen aus dem KarriereCenter, den Personalstellen und den Gremien geschult. Das zugrunde liegende Seminarkonzept berücksichtigte dabei die unterschiedlichen Rollen und Aufgaben der Teilnehmenden.

Prozesse auf beiden Seiten erleichtert

Entscheidend für die erfolgreiche Durchführung der Schulungsmaßnahmen war nicht zuletzt die enge Kooperation zwischen Verwaltung und Dienstleister. „Kontakt und Support waren während der gesamten Einführungszeit hervorragend. Insbesondere bei der Entwicklung des Schulungskonzepts und dessen Umsetzung hat NOLIS intensiv unterstützt. Auch nach dem Go-live wurden wir weiterhin eng begleitet, sodass Fragen schnell beantwortet und Entwicklungsmöglichkeiten unkompliziert weitergegeben werden konnten“, zeigt sich Franziska Siebert zufrieden.

Durch die neue Software wurden viele Prozesse für die Mitarbeitenden der LHH spürbar vereinfacht. „Aber auch Bewerbende haben es nun viel leichter, sich bei uns zu bewerben. Dies dauert in der Regel nicht länger als drei Minuten“, berichtet Franziska Siebert. „Neben einer hohen Reichweite der Stellenausschreibungen ist eine unkomplizierte Bewerbungsmöglichkeit unerlässlich für die erfolgreiche Fachkräftegewinnung. Hinzu kommen schnelle Reaktionszeiten und eine personalisierte Kommunikation“, weiß Kira Metzlaff.

„Als öffentliche Arbeitgeberin konkurrenzfähig und attraktiv auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt zu sein, ist von enormer Wichtigkeit für die Leistungs- und Zukunftsfähigkeit der Landeshauptstadt Hannover. Mit dem neuen Karriereportal und dem digitalen Bewerbungsmanagement machen wir weitere wesentliche Fortschritte“, erklärte Belit Onay, Oberbürgermeister der Landeshauptstadt Hannover, bei der Pressekonferenz anlässlich der Freischaltung des neuen Karriereportals. 

Und auch Franziska Siebert zieht nach Projektabschluss ein positives Fazit und blickt optimistisch in die Zukunft: „Mit NOLIS | Recruiting haben wir eine moderne, digitale Bewerbungsplattform eingeführt, die uns dabei unterstützt, die Stellenbesetzungsverfahren effizient, schnell und rechtssicher durchzuführen.“