DuisburgRatsvorlagen effizient verteilen

Die Stadt Duisburg hat Komponenten des Unternehmens StreamServe in das Ratsinformationssystem integriert. Damit können Sitzungsvorlagen effizienter erzeugt und verteilt werden. Die Dokumente wurden bisher in einem mehrstufigen Prozess gesammelt, gedruckt, eingescannt, erneut gedruckt und verteilt. Die Lösung reduziert diesen Prozess auf nur drei Schritte: Der elektronischen Sammlung der Dokumente folgt der automatisierte und personalisierte Seriendruck sowie die Verteilung an die Ratsmitglieder. Dadurch sollen die Kosten für die Bereitstellung der Ratsvorlagen gesenkt und darüber hinaus Fehlerquellen wie doppelte Produktion oder Nicht-Zustellung der Vorlagen ausgeschlossen werden. Nach Angaben von Carmen Scherhag, zuständige Projektleiterin bei der Stadt Duisburg, reduziert das System den personellen Aufwand im städtischen Druck-Center für die Bereitstellung der Vorlagen um 80 Prozent. Nach dem Abschluss der ersten Phase des Projektes werden die zentrale Archivierung und der zentrale E-Mailversand mit der neuen Lösung umgesetzt.