Kreis NordsachsenRechnungen unter einem Hut

Erfolgreich hat der Kreis Nordsachsen das Dokumenten-Management-System CC DMS von Anbieter LCS Computer Service eingeführt. Wie die Firma Saskia Informations-Systeme meldet, sollte mit dem Wechsel auf das doppische Buchungsmodell und die neue teilzentrale Arbeitsorganisation im Kreis gleichzeitig eine Prozessautomatisierung in der Finanzabteilung durchgeführt werden. Die Bearbeitung aller Eingangsrechnungen bilden dabei einen besonderen Schwerpunkt. Deshalb ist zwischen dem zentralen Finanzfachverfahren des Kreises, SASKIA.de-IFR, und CC DMS eine universelle und vollständig integrierte Schnittstelle notwendig geworden. Gemeinsam haben LCS Computer Service, Saskia und die Projektgruppe des Kreises jetzt eine effektive und anwenderfreundliche Lösung entwickelt. Der neue Rechnungsworkflow ist seit Anfang 2014 im Einsatz. Die Eingangsrechnungen werden jetzt gescannt und mittels OCR recherchierbar gemacht. Im Anschluss erfolgt die Verschlagwortung über den CC ScanClient mit anschließender automatisierter und revisionssicherer Ablage im DMS. Die Rechnungen stehen dann im Finanzfachverfahren automatisch zur Bearbeitung an und liefern bereits erkannte und definierte Metadaten an die Fachanwendung. Mit der Vervollständigung weiterer relevanter Daten in SASKIA.de-IFR endet die Buchungserfassung. In der ersten Ausbaustufe werden die gescannten Rechnungen sowie die Auszahlungsanordnungen im CC DMS revisionssicher abgelegt. Im zweiten Schritt ist geplant, alle anstehenden Dokumente, wie Anordnungen, Stornobelege oder Vorkontierungen, automatisch den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und in den zugehörigen E-Akten der CC DMS-Struktur abzulegen. Mittels direkter Verlinkung in den Auskunfts- und Buchungsmasken in SASKIA.de-IFR und einem steten, bidirektionalen Datenabgleich über einen Web-Service, sind jetzt jederzeit alle Dokumente medienbruchfrei und sicher verfügbar. Dank des integrierten Berechtigungskonzepts können sich alle am Rechnungsworkflow beteiligten Mitarbeiter die Dokumente aus beiden Programmen heraus anzeigen lassen.