NürtingenRechnungen werden digital

Eigentlich wollte die Stadt Nürtingen am Fuße der Schwäbischen Alb lediglich die Einführung des elektronischen Infoma Rechnungs-Workflows (RWF) zur Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen angehen. Doch schon bald nach Beginn wurde das ursprüngliche Vorhaben erweitert und die Ausgangsrechnungen wurden einbezogen. Darüber informiert jetzt das Unternehmen Axians Infoma in einem Projektbericht. Axians Infoma habe deutlich gemacht, dass „die Ausgangsrechnung kaum anders zu behandeln ist wie die Eingangsrechnung“, erklärt darin Matthias Nagel aus der Stadtkämmerei. Daraufhin seien die bereits laufenden Schulungen um diesen Bereich ergänzt worden. Inzwischen führe die Stadt in Baden-Württemberg Annahme- wie auch Auszahlungsanordnungen durch. Zudem sei die Kommune für die Umsatzsteuer „top gerüstet“ gewesen, mit überschaubarem Aufwand konnte die Infoma App Faktura für die dezentrale Erfassung von Rechnungen integriert werden. Damit sei eine raschere Rechnungsbearbeitung möglich – eines der wichtigsten Ziele für die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows. Gleichzeitig entfallen bisherige Medienbrüche und die gesetzlichen Vorgaben werden erfüllt.

Pilotbetrieb überzeugt Gemeinderat

Der Entscheidung für die Infoma-Lösung war eine intensive Auswahlphase und Überzeugungsarbeit bei Gemeinderat, Fachämtern und Mitarbeitenden vorausgegangen, berichtet Axians Infoma. Hilfreich sei dabei der dreimonatige Pilotversuch im Haupt- und Rechtsamt mit kontinuierlicher Betreuung durch einen Infoma-Berater gewesen. So hatten die Nürtinger bei regelmäßigen Terminen die Möglichkeit, spezifische Fragen zum Prozess und zur Software-Implementierung zu stellen. Darüber hinaus standen Admin-Schulungen auf dem Programm, um das System und die Workflows weitgehend in Eigenregie anpassen zu können. Denn die Verantwortlichen hatten sich für den Betrieb und die Betreuung durch die hauseigene IT-Abteilung entschieden.
Nachdem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Haupt- und Rechtsamts geschult und die Workflows gezielt an die Bedürfnisse der Verwaltung angepasst und als Standard für die anderen Bereiche definiert worden waren, startete Anfang 2022 der Echtbetrieb – allerdings nicht in allen Bereichen. Im Technischen Rathaus, wo auch die Bauverwaltung und die Stadtplanung angesiedelt sind, gelten andere, sehr komplexe Prozessabläufe, die das Projektteam erst verstehen musste, bevor diese in der IT-Lösung abgebildet werden können.

Usability entlastet Mitarbeitende

Schon im ersten Jahr nach Einführung des RWF wurden nahezu 7.000 Eingangs- und Ausgangsrechnungen reibungslos verarbeitet. Für 2023 erwarten die Projektverantwortlichen eine Steigerung um fast das Dreifache auf rund 20.000 Rechnungen. Möglich wird das durch deutlich schnellere Durchlaufzeiten, auch erleichtert die neue Lösung laut Axians Infoma die Kommunikation bei Rückfragen. Die Resonanz bei den Mitarbeitenden sei positiv, wie eine interne Umfrage bestätige. Axians Infoma führt dies auf die umfassenden Leistungsmerkmale des Verfahrens zurück – etwa die selbsterklärende Oberfläche des RWF, Arbeitserleichterungen wie automatisch protokollierte Kontierungen, die beim nächsten Mal zeitsparend per Klick übernommen werden können oder die Nachverfolgung, die das Zurückholen und Korrigieren einer Rechnung erlaubt und alle notwendigen Arbeitsschritte transparent darstellt.
Die Stadt Nürtingen will auch künftig daran arbeiten, ihre Verwaltungsprozesse durchgängig zu digitalisieren. Auf der Agenda stehen etwa eine Cloud-Anbindung für Kitas und Schulen, die Anbindung des E-Payment-Systems des Bundes und der Länder (ePayBL) und ein digitaler Bestell- und Genehmigungsworkflow.