HeidelbergRechnungsprozesse optimiert

Bei der Stadt Heidelberg geht regelmäßig eine Flut an Rechnungen ein. Der Verwaltungsaufwand für deren Abarbeitung war bis vor einigen Jahren enorm. Die konsequente Digitalisierung des Prozesses hat das geändert und rasch zu beachtlichen Zeit- und Kosteneinsparungen geführt. Zuständig für das Projekt ist Mike Wieske, Verantwortlicher für den Bereich DV-Finanzwesen und Rechnungsangelegenheiten in der Kämmerei Heidelberg. Mit seiner Vision „Weg vom Papier!“ begann im Jahr 2016 die Umstellung, noch im selben Jahr wurde Heidelberg zum Pilotanwender für ganz Baden-Württemberg. Was damals noch niemand absehen konnte, war die strategische Weitsicht dieser Entscheidung. Denn angesichts der Corona-Pandemie zeigt sich, dass damit die richtigen Weichen in Richtung eines ortsunabhängigen Arbeitens gestellt wurden.
Der klassische Weg einer Papierrechnung an die Stadt Heidelberg sieht folgendermaßen aus: Der Brief geht in der zentralen Poststelle ein, dort sortieren Mitarbeiter die Post nach Ämtern oder Schulen und fahren die jeweiligen Sekretariate an. Dort wiederum werden die Briefe nach Abteilungen sortiert und dann auf die zuständigen Sachbearbeiter verteilt. Nachdem diese ihre Arbeit getan haben, beginnt die Rückreise der Rechnung bis zur Kämmerei als letzter Freigabeinstanz. Das Ganze dauert im besten Fall anderthalb, im schlechtesten drei Wochen. „Das ist viel zu langsam und ineffizient,“ sagt Mike Wieske, „mein Ziel ist es, nach Rechnungseingang eine Bearbeitung am nächsten Tag sicherzustellen. Dazu brauchen wir Digitalisierung und Automatisierung.“

Mehr Zeit, schnellere Buchungen

An dieser Stelle kommt das Rechenzentrum des kommunalen IT-Dienstleisters Komm.ONE ins Spiel, das die Datenhaltung für die Stadt übernimmt: „Über seine Server laufen die gesamten Prozesse, und es ist unser erster Vertrauenspartner in der kommunalen Verwaltung“, berichtet Wieske. Komm.ONE hat die Stadt Heidelberg beim Pilotprojekt unterstützt und gemeinsam den Digitalisierungsprozess vorangetrieben. Dort, wo das heute bereits gelingt, profitieren die städtischen Mitarbeiter von Zeitressourcen, die sie nun ihren Kernaufgaben widmen können – und die Stadtkasse profitiert von schnelleren Buchungen und damit einhergehenden Skonto-Vorteilen.
Ein großer Prozentsatz der eingehenden Rechnungen kam bereits im Jahr 2016 in elektronischer Form in der Stadtverwaltung Heidelberg an. Doch erst seit dem Einsatz der Lösung x.collector von Anbieter crossinx können diese Rechnungen auch unkompliziert elektronisch angenommen werden. Dafür notwendig war eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit des Software-Anbieters mit dem kommunalen Rechenzen­trum. crossinx bietet bei diesem Vorgang eine Volldigitalisierung; statt einer einfachen OCR-Texterkennungslösung findet ein spezifisches Auslesen der relevanten buchhalterischen Informationen statt, was zu einer guten Qualität der generierten Datensätze führt. Dieser äußerst sichere Prozess läuft von Montag bis Freitag jeweils über Nacht. Die Zeiten mühsamer manueller Vorarbeit sind damit vorbei: Sämtliche Rechnungen landen direkt und automatisiert im SAP-basierten ERP-System sowie im Workflow-Prozess der Firma WMD zur weiteren Bearbeitung durch die Kämmerei. Der Software-Hersteller WMD hatte mit seinem Produkt xSuite bei der damaligen Ausschreibung von Komm.ONE den Zuschlag erhalten, den Rechnungseingangs-Workflow – mit den Vorschlagskontierungen und den Freigabeprozessen – innerhalb des ERP-Systems zu implementieren.

Einrichten der Schnittstellen

„Die Einführung des neuen Systems und das Einrichten der Schnittstellen sind insgesamt zügig und reibungslos verlaufen“, erinnert sich Wieske. Seit der Umstellung empfängt Heidelberg die Rechnungen im so genannten elektronischen Rechnungseingangsbuch. Die Datenverteilung wird im Rechenzentrum von Komm.ONE durchgeführt. Die Stadt musste keine Änderungen am System vornehmen. Sowohl Rechenzentrums- als auch On-Premise-Kunden genießen eine Anbindung ohne vorherige Änderungen an Firewalls oder anderen Systemen. Über das Portal x.collector kann die Stadt zudem automatisiert Einladungen an ihre Lieferanten versenden, um diese zu motivieren, Rechnungen künftig elektronisch einzureichen.
Durch die Möglichkeit, E-Rech­nungen anzunehmen und diese digital weiterzuverarbeiten, entstehen für die Stadt Heidelberg erhebliche zeitliche Vorteile: Eine korrekt eingelesene Rechnung geht direkt ins zuständige Fachamt. Da das Vier-Augen-Prinzip herrscht, prüfen bis zu zwei Sachverständige die Rechnung, die Kontierungsstelle weist sie dem entsprechenden Konto zu. Die Kämmerei bleibt dabei stets die oberste Instanz, welche die allerletzte Prüfung und schließlich die Freigabe vornimmt. „Momentan benötigen wir vom digitalen Rechnungseingang bis zur Freigabe im Durchschnitt drei Arbeitstage im Vergleich zu anderthalb bis drei Wochen im Papierformat“, berichtet Mike Wieske. „Das sichert uns oft Skonto, das uns sonst verloren gegangen wäre. Mein Ziel ist es allerdings, in Zukunft bereits einen Tag nach Eingang die Freigabe zu erteilen.“ Kleinere Probleme bereiten mitunter (zu) große Datenmengen, etwa bei den Rechnungen von Reinigungsfirmen, die ihre Rapportzettel – also ihre Zeiterfassung – gleich mit einreichen. crossinx hilft in solchen Fällen unbürokratisch mit einem temporären Hochsetzen des Datenvolumens.

Skepsis mit Aufklärung begegnen

Bis zum Erreichen des Ziels, Rechnungen einen Tag nach Eingang freizugeben, hat die Stadt Heidelberg noch eine Strecke Wegs vor sich – und die Mitarbeiter wollen mitgenommen werden. Gerade ältere Mitarbeiter stehen der Digitalisierung eher skeptisch gegenüber, so die Erfahrung von Mike Wieske. Hier brauche es viel Aufklärungsarbeit und ansteckende Begeisterung, damit auch diese Verwaltungskräfte den Wandel mitgehen, denn dieser verändere Arbeitsinhalte und Verantwortlichkeiten. „Heute haben wir etwa 300 Fachkräfte, die Rechnungsfreigaben im System erteilen; nach der Umstellung werden es über 1.200 sein“, erläutert er. Unter Federführung der Kämmerei sollen 2021 über 40 Ämter, 35 Schulen und 25 Kindergärten der Stadt Heidelberg auf den digitalen Rechnungseingang umgestellt werden. „Mit der Lösung von crossinx konnten wir bereits einige unserer Prozesse automatisieren und die internen Abläufe vereinfachen. Das führte dazu, dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit für die Anliegen unserer Bürger haben. Das Erfolgskonzept möchte ich gerne zügig weiter ausrollen, damit wir unserem Ziel einer digitalisierten und vernetzten Kommune einen großen Schritt näherkommen“, so Wieske.
Positiver Nebeneffekt der frühzeitig eingeleiteten Digitalisierung: Die Stadt Heidelberg war so bestens vorbereitet auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die öffentliche Verwaltung europaweit dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu bearbeiten. In Deutschland geschah die Umstellung in zwei Stufen: Bereits seit April 2020 sind Kommunen, Behörden und andere Stellen der öffentlichen Verwaltungen verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Im November 2020 erfolgte die zweite Stufe: Seitdem müssen Lieferanten und Rechnungssteller des Bundes ihre Rechnungen elektronisch – in der Regel im XRechnungsformat – stellen.