VG MontabaurRechtssicher und transparent

Seit nunmehr einem Jahr hat die Corona-Pandemie das Leben der Menschen fest im Griff. Die Umsetzung einfacher öffentlicher Aufgaben wird somit auch für die Verwaltung zur ständig neuen Herausforderung, standardisierte Vorgänge müssen neu definiert und umgestellt werden. Im November 2020 hat die Ortsgemeinde Nomborn in der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde (VG) Montabaur deshalb erstmals einen Ratsbeschluss im Umlaufverfahren gefasst. Nachdem der Pilotversuch erfolgreich war, hat sich das Verfahren inzwischen zur Routine entwickelt. Die Durchführung läuft rechtssicher und transparent über das Ratsinformationssystem (RIS) more! rubin von Anbieter more! software, welches zu eigens diesem Zweck erweitert wurde.

Kein Aufschub möglich

In Corona-Zeiten sollen Ratssitzungen als Präsenzveranstaltung möglichst vermieden oder zumindest auf solche Themen reduziert werden, die eine ausgiebige Beratung im Rat erfordern. In Nomborn ging es um die Übertragung des Stromnetzes an eine Tochterfirma der Energieversorgung Mittelrhein (evm) – ein unstrittiges Thema, da durch den Beschluss keine Nachteile für die Ortsgemeinde entstehen. „Derzeit haben wir sonst keine dringlichen Angelegenheiten, die noch in diesem Jahr erledigt werden müssen. Aber dieser eine Beschluss muss zwingend im Rat gefasst werden und duldet keinen Aufschub mehr“, schilderte Ortsbürgermeister Patrick Brach die Ausgangssituation im vergangenen Jahr.

Umlaufverfahren ausprobiert

Zusammen mit dem Sitzungsdienst der VG hat er sich entschlossen, ein Umlaufverfahren auszuprobieren, das immer einem festen Ablauf folgt: Im Vorverfahren muss zunächst die Zustimmung der Ratsmitglieder eingeholt werden. Diese melden sich mit ihrem persönlichen Zugang beim RIS an. Dort können sie die Tagesordnung mit sämtlichen Unterlagen einsehen und dürfen dann entscheiden, ob sie mit der Beschlussfassung per Umlaufverfahren einverstanden sind – und zwar für jeden Tagesordnungspunkt einzeln. Die Zustimmung muss einstimmig sein, denn ein einziges Nein hat zur Folge, dass der Beschluss in der nächsten Präsenzsitzung gefasst werden muss. Nach der Vorabstimmung kann das eigentliche Abstimmungsverfahren gestartet werden. Innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters wählen sich die Ratsmitglieder erneut im RIS ein und geben ihre Stimme ab.

Verfahren nachverfolgen

Nach Ablauf der Frist gibt der Ortsbürgermeister das Ergebnis im Wochenblatt bekannt. Die Bürger können das Verfahren über das Bürgerinformationssystem (BIS) nachverfolgen. Seit dem Frühjahr 2020 ist es in Rheinland-Pfalz möglich, unter bestimmten Voraussetzungen Ratsbeschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen oder Ratssitzungen per Videokonferenz durchzuführen. Eine Krisensituation wie die Corona-Pandemie gilt zweifelsfrei als eine solche Voraussetzung. Im November musste dazu noch das Einverständnis der Kommunalaufsichtsbehörde, also der Kreisverwaltung, eingeholt werden. Mittlerweile kann die Ortsgemeinde selbst den Bedarf für Umlaufverfahren oder Videokonferenzen feststellen.