Kreis LeerRIS als Kernstück

Nachdem der Kreistag des Landkreises Leer bereits über drei Stunden getagt hat und kein Ende in Sicht ist, schließt eine 73-jährige Abgeordnete in der Sitzungspause auf ihrem iPad das Kreistagsinformationssystem und öffnet die Applikation Angry Birds zum Stressabbau. So schafft sie es, die noch folgenden zwei Stunden entspannt zu überstehen. Aber nicht nur das Computer-Spiel Angry Birds und das iPad, das die Kommune den Mitgliedern des Kreistages seit November 2011 für ihre Arbeit zur Verfügung stellt, sorgen dafür, dass Sitzungen ohne Probleme ablaufen. Das Kernstück ist und bleibt natürlich ein funktio­nierendes Kreistagsinformationssystem sowohl für die Abgeordneten als auch für die Verwaltung. Beide Seiten stehen in ständigem Kontakt, fast täglich wird elektronische Post versandt und werden Sitzungsunterlagen im Internet bereitgestellt.

Im Bereich Sitzungsdienst arbeitet der Kreis Leer seit über zehn Jahren mit dem Software-Anbieter more! zusammen. Angefangen hat alles mit handgeschriebenen Vorlagen. Inzwischen arbeitet das Unternehmen an der Einführung einer Kreistagsapp. Auch dieses Projekt wollen der niedersächsische Landkreis und more! gemeinsam gestalten.

Anfänge des Informationssystems

Die ersten Überlegungen, ein digitales Kreistagsinformationssystem beim Kreis Leer einzuführen, gab es im Sommer 2007. Vorrangiges Ziel war es, Kosten zu sparen. Im Herbst 2008 wurden zwei bei anderen Kommunen im Einsatz befindliche digitale Kreistagsinformationssysteme begutachtet. Bereits auf der Rückfahrt fiel der Entschluss, dass auch der Landkreis Leer ein solches System braucht. Der Kreistag stimmte dem Traum einer papierlosen Politik, wie die Lokalpresse titelte, einstimmig zu. Nicht zuletzt aufgrund des vorhandenen Archivs war die Verwaltung froh, dass die Einführung eines digitalen Kreistagsinformationssystems mit der Firma more! umgesetzt werden konnte. So können auch zehn Jahre alte Sitzungsunterlagen problemlos gefunden werden. Von einstimmigen Beschlüssen können manch andere Kommunen nur träumen. So gut wie überall gibt es mehrere Totalverweigerer aus der Politik, die weiterhin Berge von Papier per Post erhalten wollen.

Vom Papier bis zur tatsächlichen Umsetzung war es auch für die Leeraner Verwaltung noch ein langer Weg. Es mussten Arbeitsgruppen gebildet und Schulungen organisiert werden. Und: Der Altersdurchschnitt im Kreistag Leer war hoch. Viele Abgeordnete konnten mit dem Internet zunächst nicht viel anfangen und erst recht nicht damit arbeiten. Die Arbeitsgruppe hat sich mit dem Notebook-Modell auseinandergesetzt, sich für die Anschaffung eines Druckers stark gemacht und diverse Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt, die von Verwaltung und more! bis zum Start des neuen Systems umzusetzen waren. Die Schulungsteilnehmer wurden auf drei Gruppen verteilt, die vom absoluten Anfänger bis hin zum Profi reichten, dem nur noch das neue digitale Kreistagsinformationssystem nähergebracht werden musste.

Am 1. Juli 2009 war es dann soweit: Der postalische Versand von Sitzungsunterlagen wurde endgültig eingestellt. Sämtliche Kreistagsmitglieder waren mit Notebook, Drucker und Zubehör ausgestattet. Alle Sitzungsräume des Landkreises Leer verfügten über WLAN und ausreichend Steckdosen. Anfangs hakte es an einigen Stellen: Vorlagen wurden angelegt und freigeschaltet, tauchten aber im Kreistagsinformationssystem nicht auf. Nach und nach konnten die Kinderkrankheiten jedoch beseitigt werden. Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit hat beim Landkreis Leer bislang niemand bereut. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Das Bereitstellen der Sitzungsunterlagen ist wesentlich flexibler geworden. Papier-, Druck- und Portokosten entfallen. Alles wird entweder im Kreistagsinformationssystem zur Verfügung gestellt oder per E-Mail versandt. Die Kreistagsarbeit – von der Sitzungsvorbereitung über den Ablauf bis hin zur Archivierung – lässt sich besser strukturieren und ist viel übersichtlicher geworden.

Arbeitserleichterung durch iPads

Die digitale Kreistagsarbeit entwickelt sich weiter. Nach einem Vorschlag der IT-Abteilung des Kreises wurden zur neuen Wahlperiode ab November 2011 iPads von Apple angeschafft. Dazu wurde erneut eine interfraktionelle Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die das iPad auf freiwilliger Basis mehrere Wochen testen konnte. Das iPad bietet – dieses Mal vorrangig – den Kreistagsmitgliedern noch mehr Vorteile. Es passt in jede noch so kleine Tasche, ist handlich und einfach zu bedienen. Durch die Ausstattung mit einer SIM-Karte ist das Internet überall erreichbar, selbst bei Sitzungen in der abgelegenen Dorfgaststätte. So waren die Testanwender dann auch gleich begeistert und die Umsetzung konnte ihnen gar nicht schnell genug vonstattengehen. Wieder wurde ein einstimmiger Beschluss gefasst. Der Landkreis Leer wurde so zu einem Vorreiter bei iPads – und das nicht nur in Ostfriesland. Zunächst mussten die Geräte ausgeschrieben, angeschafft und konfiguriert werden. Datenschutzbestimmungen spielten dabei eine große Rolle. Für die Kreistagsmitglieder fanden zudem Schulungen statt. Die alten Notebooks wurden ihnen zum Abschreibungswert angeboten. Viele Kreistagsmitglieder machten von diesem Angebot Gebrauch. Die übrigen Geräte konnten in der Verwaltung und in Schulen eingesetzt werden.

Die Umstellung von Papier auf digital hat im Kreis Leer zu einer erheblichen Arbeitserleichterung geführt. Insbesondere die Bereitstellung der iPads hat für beide Seiten – Verwaltung und Politik – nur Vorteile. Eines ist aber gleich geblieben: Kreistagssitzungen werden immer noch in persönlicher und nicht nur dank der Angry-Birds-App meist entspannter Atmosphäre abgehalten.