E-RechnungRoter Faden

Bereits 2014 hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnungsstellung als neuen Standard bei öffentlichen Aufträgen auf den Weg gebracht. Bis April 2020 soll nun der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Rathäuser und Landratsämter arbeiten bundesweit mit Hochdruck an der Umsetzung der Zielvorgabe. Mit Spannung erwartet man darüber hinaus, wie sich die Wirtschaft auf diese Anforderungen einstellen wird. Denn die Fähigkeit zur Erzeugung von E-Rechnungen im geforderten Standard ist auch für Dienstleister, Lieferanten und Handwerk ab diesem Zeitpunkt die Voraussetzung für die Auftragserteilung auf Bundes- und Landesebene.

Dachverband bietet Kommunales Kaufhaus

Umso interessanter liest sich die Digitalisierungsstrategie des Gemeinde- und Städtebunds Rheinland-Pfalz (GStB RLP). Seit 2016 bietet der kommunale Dachverband seinen Mitgliedern mit dem Kommunalen Kaufhaus (KoKa) nicht nur einen landesweiten Einkaufsverbund, sondern auch die Möglichkeit, den operativen Einkauf im Tagesgeschäft über das webbasierende Portal des Dienstleistungsunternehmens TEK-Service aus Lörrach elektronisch abzuwickeln. Mit jeder Bestellung der rund 70 Mitglieder schreibt sich so das jeweilige Leistungsverzeichnis eines bestimmten Rahmenvertrages fort, um dann durch die Vergabeexperten des GStB RLP als Ausschreibungsgrundlage für die nächste E-Vergabe herangezogen werden zu können. „Es gilt, Grundlagen zu schaffen“, sagt Klaus Faßnacht, der die Steue­rung und Leitung des KoKa beim Gemeinde- und Städtebund RLP inne hat. „Strategie und Taktik sind bei allen Digitalisierungsmaßnahmen ein Muss, da alles mit allem zusammenhängt. Ohne Digitalisierung des Einkaufs keine belastbaren Daten für die E-Vergabe, und ohne E-Einkauf keine Daten für die digitalisierte Abrechnung“, weiß Faßnacht.

Zwei Varianten

Die webbasierende Lösung TEK-Kontor ermöglicht die Erzeugung von E-Rechnungen in den geforderten Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.0. Die Lösung steht nicht nur TEK und den jeweiligen Lieferantenketten zur Verfügung, sondern auch den Verwaltungen selbst, beispielsweise bei der Rechnungslegung eines Eigenbetriebs an das übergeordnete Rathaus oder eines kommunalen Dachverbands an seine Mitglieder.
Monika Schmidt von TEK-Service erklärt: „Wir freuen uns sehr, dass unser TEK-Kontor ein derartiges Potenzial mit sich bringt. Allerdings hatten wir diese Dimension bei Entwicklungsbeginn so nicht auf dem Schirm. Eine der großen Herausforderungen stellte sich uns bei der Umsetzung der XRechnung. Bei ZUGFeRD 2.0 konnten wir auf unsere langjährigen Erfahrungen mit der Version 1.0 zurückgreifen, sodass wir schlussendlich beide Formate umsetzen konnten.“ Jeder autorisierte Rechnungssteller könne heute zwischen den beiden Varianten wählen. Seitens KoKa habe man sich für ZUGFeRD 2.0 entschieden, um den Mitgliedern noch eine lesbare Variante zur Verfügung stellen zu können.

Gewaltige Kennzahlen

Dass sich die Umstellung auf eine digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des Bundes­innenministeriums im Rahmen des Leitfadens „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“. Man geht von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Zudem ließe sich die Bearbeitungsdauer von derzeit 25 Minuten um 50 Prozent verkürzen. Gewaltige Kennzahlen, die den GStB RLP ermutigen, auf dem eingeschlagenen Weg weiter voranzugehen.