HamburgRPA übernimmt Routinejobs
In der öffentlichen Verwaltung fallen viele standardisierte, sich wiederholende Prozesse an. Robotic Process Automation (RPA) bietet die Möglichkeit, solche bisher manuell erledigten Aufgaben durch so genannte Softwareroboter automatisiert und digital bearbeiten zu lassen. In Hamburg unterstützen derzeit 50 Softwareroboter (Bots) die Verwaltung. Inzwischen werden Tätigkeiten im Gegenwert von insgesamt über 130.000 Arbeitsstunden automatisiert erledigt. Weitere Bots sind nach Angaben des Hamburger Amts für IT und Digitalisierung bereits in der Umsetzung.
„Mit Robotic Process Automation können wir binnen kürzester Zeit regelbasierte Prozesse automatisieren. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Verwaltungsabläufe, von denen auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren“, sagt der Hamburger CDO Christian Pfromm. Bei deren Entwicklung würden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingebunden – so sei sichergestellt, dass die Softwareroboter dort eingesetzt werden, wo sie wirklich gebraucht werden.
Hilfe bei Routinejobs und bei einmaligen Arbeitsspitzen
Die RPA-Bots treffen keine eigenständigen, freien Entscheidungen. Stattdessen folgen sie strikten Wenn-Dann-Regeln. Auf diese Weise werden Prozesse, die zuvor händisch in verschiedensten IT-Systemen ausgeführt werden mussten, automatisiert. So gewinnen Verwaltungsbeschäftigte Zeit für andere Aufgaben. Bots kommen in der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg seit 2021 zum Einsatz (wir berichteten). Darunter sind Bots, die dauerhaft im Betrieb sind, aber auch welche, die einmalig ein größeres Arbeitsvolumen abarbeiten – beispielsweise im Zusammenhang mit der Energiepauschale für Studierende. Hier halfen Bots, Antragsunterlagen in der elektronischen Akte abzulegen. Die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke hat hierfür in ämter- und bereichsübergreifender Zusammenarbeit gemeinsam mit dem Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei und dem IT-Dienstleister Dataport den Bot zur Automatisierung umgesetzt und konnte damit ihrer Pflicht zur gesetzlichen Aufbewahrung nachkommen.
Ein Bot für viele Fälle
Für die Hamburger Verwaltung werden laufend weitere Automatisierungsbedarfe umgesetzt. Ein Fokus liegt hierbei auf modularen Bots, die in mehreren Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen können. Sei es die bereits erwähnte Ablage von Unterlagen in der E-Akte oder die automatisierte Abfrage im Melderegister als Vorbereitung einer fachspezifischen Antragsprüfung – vieles läuft in den einzelnen Behörden gleich ab. Einmal entwickelte RPA-Module können so kostengünstig wiederverwendet werden. Neben wiederverwendbaren Bots werden weiterhin fachspezifische, individuelle Automatisierungen entwickelt.
Perspektivisch lassen sich weitere Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Low Code mit RPA kombinieren: Wenn für die Bewilligung eines Antrags verschiedene Nachweise erbracht werden müssen, könnte ein KI-Modul beispielsweise die Art des jeweiligen Nachweises erkennen. Ein RPA-Bot könnte die Dokumente anschließend direkt mit der korrekten Nachweisart dem jeweiligen Fall im IT-System hinzufügen. Solche Kombinationen würden es künftig ermöglichen, durch Nutzung mehrerer Technologien weitere Synergien zu schaffen.
Immobilienmanagement: Stadt Eisenach setzt Maßstäbe
[11.11.2024] Eine Vielzahl gesetzlicher Regelungen verpflichtet Kommunen zum sicheren Betrieb ihrer Immobilien. Die Stadt Eisenach hat durch Digitalisierung und Prozessoptimierung die Verwaltung ihrer Immobilien neu strukturiert. Dabei setzte die Kommune auf externe Unterstützung und internen Kompetenzaufbau. mehr...
Brandenburg: Werbekampagne für Onlinedienste
[08.11.2024] Eine Werbekampagne soll Brandenburgerinnen und Brandenburger auf die bereits verfügbaren digitalen Verwaltungsdienste aufmerksam machen. Das Land stellt für Kommunen Printmaterialien und Downloads bereit, mit denen Bürgerinnen und Bürger ohne großen Aufwand über verfügbare Online-Dienste informiert werden können. mehr...
Wiesbaden: Vernetzt zur digitalen Transformation
[05.11.2024] Die Stadt Wiesbaden ist dem Netzwerk NExT beigetreten, um durch Austausch mit über 2.000 Fachleuten innovative Ansätze für eine bürgerorientierte Verwaltung zu entwickeln und Best Practices anderer Städte zu nutzen. mehr...
Brake: Gewerbesteuerbescheid wird digital
[29.10.2024] Die Stadt Brake (Unterweser) ist die erste Kommune Niedersachsens, die Gewerbesteuerbescheide digital über ELSTER versendet. Das Pilotprojekt von Axians Infoma und KDO zeigt, wie medienbruchfreie Verwaltungsprozesse die Verwaltung, aber auch die Steuerpflichtigen selbst entlasten können. mehr...
Frankfurt am Main: Erweiterung für die Urbane Datenplattform
[28.10.2024] Die Stadt Frankfurt am Main hat ihre Urbane Datenplattform weiterentwickelt, diese ermöglicht jetzt auch den Zugang zu Echtzeitdaten über die Lufttemperatur. Die Plattform setzt auf die Smart-City-Lösung von ekom21, um Umwelt- und Klimadaten öffentlich zugänglich zu machen und um sich besser für anstehende Klimaveränderungen zu rüsten. mehr...
NExT-Studie: Networking als Ressource
[28.10.2024] Netzwerken kann bei der Verwaltungstransformation ein echter Motor für Veränderungen sein. Empirisch erforscht ist dieser Effekt bisher noch nicht. Das will eine Studie des netzwerks NExT jetzt ändern. Für eine Online-Umfrage werden noch Mitwirkende gesucht. mehr...
Nordrhein-Westfalen: Ausflugsziele mit der App entdecken
[25.10.2024] Die App entdecke.nrw fördert den Regionaltourismus in Nordrhein-Westfalen und bietet Informationen zu über 500 Ausflugszielen. Nutzer können Orte wie Museen und Naturschutzgebiete entdecken, unterstützt durch eine praktische Umgebungssuche und einen integrierten Routenplaner. mehr...
Digitalisierung: Chancen nutzen, Herausforderungen meistern
[24.10.2024] Kommunen stehen zunehmend unter Druck, ihre Dienstleistungen digital anzubieten. Und es gibt durchaus ungenutzte Potenziale, die Bund, Länder und Kommunen erheblich entlasten könnten. mehr...
Nordrhein-Westfalen: Starkregenschutz aus der Hosentasche
[24.10.2024] In Nordrhein-Westfalen wurde eine App entwickelt, die Bürgern helfen soll, den Überflutungsschutz ihrer Häuser zu überprüfen und sich über Schutzmaßnahmen ihrer Kommune zu informieren. Die FloodCheck-App, bisher nur in ausgewählten Städten verfügbar, wird nun landesweit ausgerollt. mehr...
BMI: GovTalk 2024
[23.10.2024] Beim GovTalk 2024, organisiert vom BMI, diskutierten Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen über zentrale Themen der Verwaltungsdigitalisierung. Anlass der Veranstaltung war die Vorstellung des eGovernment MONITOR 2024. Im Fokus standen digitale Identitäten und die Herausforderungen der föderalen Strukturen. mehr...
Kita-Apps: Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Kommunikation
[21.10.2024] Wie können Kita-Apps die Kommunikation zwischen Eltern und Kita verbessern? Eine Studie des Fraunhofer-Instituts IAO beleuchtet die Vorteile – von der Effizienzsteigerung über datenbasierte Entscheidungen bis hin zur erhöhten Resilienz in Krisenzeiten. Zudem liefert die Studie ein Vorgehensmodell für die Auswahl und Einführung von Kita-Apps. mehr...
OWL-IT: Mail-Signaturen automatisch verwalten
[21.10.2024] Seit Oktober ist OWL-IT neuer Cloud Solution Provider der Deutschen Verwaltungscloud. Nun stellte der Zweckverband seine Lösung Kritzel vor, die eine automatisierte und zentralisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Behörden und öffentliche Einrichtungen ermöglicht. Dadurch wird die Einhaltung von Compliance-Vorgaben erleichtert und die Effizienz der IT-Prozesse verbessert. mehr...
Hamburg: Kampagne „Digital für dich“ gestartet
[15.10.2024] Unter dem Motto „Digital für dich“ hat die Freie und Hansestadt Hamburg eine Marketingkampagne gestartet, um auf ihre digitalen Services aufmerksam zu machen. mehr...
ZenDiS: Launch von openDesk
[14.10.2024] Im Rahmen der Smart Country Convention (15. bis 17. Oktober 2024, Berlin) wird das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) die Version 1.0 der Lösung openDesk vorstellen. Diese ermöglicht neue Formen des kollaborativen Arbeitens und stärkt die Digitale Souveränität. mehr...
Freiburg: Integreat-App gestartet
[11.10.2024] In der Stadt Freiburg hilft ab sofort die App Integreat Zugewanderten, sich zurechtzufinden. Zudem sollen die Beratungsstellen entlastet werden. mehr...