KölnSchlanke Beschaffung

Seit vielen Jahren kauft die Stadt Köln ihre Waren in dezentraler Verantwortung der Dienststellen elektronisch ein. Das Bestellsystem hat dabei mehr als 14 Jahre gute Dienste geleistet. Als reine Einkaufsplattform genügte das System den Anforderungen an einen modernen Beschaffungsprozess allerdings nicht mehr. Zudem strebt die Rheinmetropole im Rahmen ihrer Verwaltungsreform die Optimierung des gesamten Beschaffungswesens an.
Die Anforderungen an eine neue, zukunftsfähige E-Procurement-Plattform wurden von einer interdisziplinären Projektgruppe aus den Bereichen IT und Finanzen, Zentraler Einkauf und Rechnungsprüfung erarbeitet. Sie umfassen einen medienbruchfreien, standardisierten Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Abrechnung, die einfache Handhabung im Bestellprozess sowie eine verbesserte Produktsuche, die Integration eines Bedarfsprüfungs-Workflows, Transparenz im Beschaffungsworkflow sowie die Abbildung spezieller Rahmenverträge etwa für Software und Dienstleistungen. Als Anforderungen wurden außerdem definiert: Verknüpfung mit dem städtischen Rechnungswesen, Anbindung an das SAP-Finanzsystem zur automatisierten Vormerkung von Budget, Vorbereitung zur E-Rechnung inklusive Wareneingangserfassung sowie zentrale und dezentrale Controlling- und Berichtsmöglichkeiten.

IT-Dienstleister unterstützen

Ein weiteres wesentliches Ziel des Vorhabens ist der Aufbau eines gesamtstädtischen strategischen Einkaufs für alle Waren und Dienstleistungen. Es soll ein Überblick über alle Bedarfe und Beschaffungen der Stadt Köln ermöglicht werden, um über die Standardisierung von Prozessen und die Bündelung von Bedarfen eine wirtschaftliche Beschaffung zu gewährleisten. Ziel ist eine nachhaltige Beeinflussung des Einkaufsvolumens und damit das Erzielen deutlicher, gesamtstädtischer Synergieeffekte.
Um die vielfältigen Anforderungen erfüllen zu können, hat sich die Stadt Köln für citkoMarket, das Einkaufs- und Beschaffungstool der Südwestfalen-IT (SIT) entschieden. Mitglieder können die Lösung über den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN beziehen. Im Rahmen einer vergabefreien Inhouse-Beauftragung wurde 2019 eine Leistungsvereinbarung über einen Zeitraum von fünf Jahren mit dem KDN geschlossen. Die Plattform citkoMarket wird in Köln unter der Produktmarke cMarket betrieben.

Change-Prozess mit Transparenz und Beteiligung

Der Change-Prozess wurde mit einem Höchstmaß an Transparenz und Beteiligung durchgeführt. Bereits Ende 2018 wurden alle Bereiche der Verwaltung über die Einführung und die angestrebten Ziele informiert. Auch der Gesamtpersonalrat, die Schwerbehindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte wurden vor Beginn des Einführungsprozesses umfassend eingebunden und beraten.
Im Januar 2019 starteten erste Workshops mit den umsatzstärksten Ämtern. Dort wurden die individuellen Prozesse der Dienststellen beleuchtet und im Ergebnis ein standardisiertes Prozessmodell entwickelt, das die ämterspezifischen Besonderheiten über standardisierte Konfigurationsmöglichkeiten berücksichtigt. Auf dieser Basis wurden schließlich alle übrigen einkaufenden Bereiche der Stadtverwaltung involviert und im Rahmen von Workshops in das neue System eingeführt.
In kürzester Zeit wurde ein umfassendes rollenspezifisches Schulungskonzept erarbeitet, denn die Umstellung auf das neue System mit rund 2.500 Usern musste aufgrund der Kündigung der alten Plattform zu einem fixen Stichtag erfolgen. Innerhalb von drei Monaten gelang es bis zur Produktivsetzung von cMarket mehr als 1.000 Nutzer in mehr als 50 Einheiten zu schulen. Sukzessive werden weitere User mit der Nutzung der Beschaffungsplattform vertraut gemacht.

Umfassendes Support-Konzept

Eine besondere Herausforderung stellte die Migration von rund 100 Rahmenverträgen und -vereinbarungen in das neue System dar. Alle Vertragspartner und Lieferanten unterschiedlichster Waren erhielten frühzeitig eine Information über die anstehenden Änderungen im digitalen Beschaffungswesen der Stadt Köln. Mit großer Unterstützung von KDN und SIT wurden die Katalogdaten der Lieferanten sukzessive ins Testsystem eingestellt und von den vertragsverantwortlichen Bereichen der Stadt qualitätsgesichert.
Ein umfängliches Support-Konzept stellt sicher, dass den städtischen Usern multiple Kanäle für die Nutzung der Plattform bereitgestellt werden. So bieten unter anderem die Zentralen Dienste eine Hotline für den fachlichen Support an. Ebenso ist eine zentrale E-Mail-Adresse für Fragen, Anregungen oder Probleme rund um die Beschaffungsplattform vorhanden. In Kürze werden diese Varianten in den städtischen Helpdesk integriert, sodass Anfragen bedarfsgerecht über das städtische Management-System via Ticket geroutet und beantwortet werden können. Daneben stehen allen Mitarbeitenden Anleitungsvideos, Anwendungsbeispiele (so genannte Klick-Anleitungen), ein Glossar mit Begriffsdefinitionen zu cMarket sowie eine umfassende FAQ-Liste zur selbstständigen Wissensaneignung zur Verfügung. Ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch mit allen Ämtern ergänzt diese Unterstützungsleistungen.

Erfordernisse der Finanzbuchhaltung berücksichtigt

Mit der Produktivsetzung von cMarket Mitte September 2019 ist es gelungen, für die Stadt Köln einen einheitlichen, auf einzelne Benutzerbedürfnisse konfigurierbaren Beschaffungsprozess zu gestalten und damit eine unüberschaubare Anzahl von individuellen Prozessen abzulösen. Die Einführung hat aber auch gezeigt, dass neben weiteren technischen Anpassungen eine Vielzahl an organisatorischen Fragestellungen und Regelungsbedarfen zu lösen ist.
Abgesehen von den inhaltlichen und formalen Anforderungen an Beschaffungen wurden bei der Einführung auch die Erfordernisse für die Finanzbuchhaltung berücksichtigt. Im Prozess ist grundsätzlich vorgesehen, dass Kontierungsdaten bereits bei der Beschaffung angegeben und von einem für Finanzen Verantwortlichen überprüft werden. Diese sollen perspektivisch durch eine automatisierte Mittelvormerkung an das SAP-Finanzsystem übergeben werden. Eine spätere Klärung der Finanzdaten, wie in der Vergangenheit, ist damit entbehrlich. Zudem ist geplant, ein Wareneingangsmodul in cMarket zu implementieren, um künftig die Menge und Qualität einer Lieferung mit der ursprünglichen Bestellung im digitalen Prozess abgleichen und im System dokumentieren zu können.

Schlank und medienbruchfrei

Seit April 2020 ist die Stadt Köln in der Lage, elektronische Rechnungen mit einer SAP-integrierten Rechnungsbearbeitung abzuwickeln. Durch die in cMarket während des Bestellprozesses dokumentierten Daten wird dabei sowohl die Zuordnung der Rechnungen zu Rechnungsempfängern ermöglicht als auch der Prozess der digitalen Rechnungsbearbeitung beschleunigt. Durch die Bausteine der Bestellplattform werden damit sukzessive die Rahmenbedingungen für einen (ausschließlich) digitalen, medienbruchfreien Prozess von der Bestellung bis zur Rechnungsbegleichung geschaffen.
Seit der Einführung von cMarket verzichtet das Rechnungsprüfungsamt auf eine formale Beteiligung und Mitzeichnung, weil die vollständigen Beschaffungsvorgänge mit einer Controlling-Funktion jederzeit transparent einsehbar und prüfbar sind. Dies führt zu einer weiteren Verschlankung des Beschaffungsprozesses.