Kreis TraunsteinSchluss mit Papierkram

Die Corona-Krise hat viele Versäumnisse offengelegt und auch die öffentliche Verwaltung dazu gezwungen, im Eilverfahren digitale Strategien zu entwickeln und umzusetzen. Ein Positivbeispiel liefert nicht etwa ein Hightech Start-up aus dem Silicon Valley, sondern das Landratsamt im südbayerischen Traunstein: Seit dem Jahr 2014 wurde hier in einem über sechs Jahre laufenden Projekt das Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Optimal Systems in allen Fachbereichen eingeführt.

Parallele Nutzung

Die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen stellte für das Landratsamt eine zunehmende Herausforderung dar. Gefordert war zunächst ein einheitlicher Aktenplan. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente fand bis dahin hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit stets unvollständig – es sei denn, man würde alle digitalen Dokumente ausdrucken, abheften und alle Papierunterlagen digitalisiert ablegen. Das würde jedoch doppelten Aufwand und das ständige Risiko bedeuten, doch etwas zu übersehen. Abhilfe sollte ein DMS wie enaio schaffen. Es regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. Informationsfluss und Wissensmanagement werden so effektiv gesteuert und organisiert.

Ausgeprägte Schnittstellenvielfalt

„Eine besondere Kompetenz liegt in unserer ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren“, erläutert ­Nikolas Herwig, Vertriebsbeauftragter von Optimal Systems Hannover. Die Tochtergesellschaft hat sich auf die Digitalisierung von Verwaltungen spezialisiert, um mehr Transparenz und Bürgernähe zu ermöglichen. Mehr als 650 Verwaltungen haben enaio inzwischen erfolgreich im Einsatz.
Das Landratsamt Traunstein setzt bereits seit dem Jahr 2003 auf Optimal Systems. Die Kfz-Zulassungsstelle war damals der erste Fachbereich, der in enaio abgebildet wurde. Bald folgten weitere Bereiche: 2004 die Führerscheinstelle, 2008 die Archivierung der Kassenbelege, 2012 die Prüfprotokolle Gebäude-Management und 2013 die Tiefbauabteilung. Der Startschuss für die hausweite Nutzung erfolgte schließlich 2014. Das ambitionierte Ziel: die vollständige Umstellung auf elektronische Akten und eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung bis 2020.

Zwei Projektgruppen

Christian Ausfelder, Sachgebietsleiter Informations- und Kommunikationstechnik im Landratsamt Traunstein, war verantwortlich für die Planung und Umsetzung des Projekts und berichtet: „Für die Umstellung haben wir zwei Projektgruppen gegründet. Eine Lenkungsgruppe, die zu strategischen Entscheidungen tagt, und eine DMS-Projektgruppe, die sich um tägliche Aufgaben und Probleme kümmert.“ Zur strategischen Lenkungsgruppe zählten – neben Ausfelder – der Geschäftsleiter Lothar Wagner, der Personalratsvorsitzende Richard Mayer, der Sachgebietsleiter Personal und Organisation Hubert Pfenninger, sowie die Kreisrechnungsprüferin und Datenschutzbeauftragte Elisabeth Bauer. Die Gruppe tagte zwei- bis dreimal jährlich und entwickelte ein ganzheitliches Konzept zur optimalen Umsetzung des DMS. Auch die Entwicklung einer strukturierten Vorgehensweise bei der Anbindung neuer Fachbereiche zählte zu den Aufgaben. Die DMS-Projektgruppe war für die enaio-Server sowie technische Probleme der Fachverfahren zuständig. Die Strategie ging voll auf: Seit 2020 arbeitet die gesamte Kreisverwaltung mit elektronischen Akten.

Offenheit für Anbindung

Möglich wurde dies auch dank der Offenheit von enaio für die Anbindung von Drittanwendungen. So nutzt die Kreisverwaltung im ­Sozialamt eine Schnittstelle zu OpenProsoz und in der Betreuungsstelle zu TauOffice. Die Flexibilität des DMS zeigt sich außerdem in der mobilen Version für Smartphone oder Tablet: Mitarbeiter haben alle wichtigen Unterlagen immer dabei – unverzichtbar für Besprechungen oder Außendiensttermine. „Wir können problemlos völlig ortsunabhängig arbeiten. Ob im Büro, im Besprechungsraum oder im Homeoffice – die Mitarbeiter haben stets vollen Zugriff auf ihre Akten“, freut sich Ausfelder. Vor allem in Zeiten von Kontaktbeschränkungen und mobilem Arbeiten ist das ein wichtiger Vorteil: Denn erst das Zusammenspiel aus digitalen Akten und elektronischer Post, die gescannt und automatisch an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt wird, ermöglicht das uneingeschränkte Arbeiten im Homeoffice. Neben der Zeitersparnis und Effizienzsteigerung profitiert das Landratsamt Traunstein von deutlich niedrigeren Papier-, Kopier- und Lagerkosten fürs Archiv.

Gemeinsame Leistung

Für Ausfelder war es das größte Digitalisierungsprojekt seiner bisherigen Laufbahn und er ist stolz auf die gemeinsame Leistung: „Das gesamte Haus hat daran mitgearbeitet – von der Amtsführung bis zum Sachbearbeiter.“ Auch bei Optimal Systems ist man über den Projektablauf beeindruckt: „Die Umstellung auf das DMS war sehr umfangreich, deshalb unterstützen wir unsere Kunden mit Workshops und Tipps zur Einführung. Die Verwaltung in Traunstein war hier sehr fit und konnte die Einführung weitgehend in Eigenregie regeln“, lobt Herwig. Die Erfahrung, die Ausfelder in diesem Projekt gesammelt hat, kommt übrigens nicht nur Traunstein zugute: Im Jahr 2015 initiierte er zusammen mit dem Kreis Starnberg den DMS Arbeitskreis Südbayern. In diesem tauschen sich mittlerweile 25 Landkreise und Städte einmal im Jahr konstruktiv aus.