DüsseldorfSchnell und transparent

Bislang waren Eingangsrechnungen im neuen Format XRechnung in Düsseldorf eher die Ausnahme. Seit dem 18. April 2020 ist die nordrhein-westfälische Landeshauptstadt – wie jede andere öffentliche Einrichtung – gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Der Anteil an XRechnungen dürfte sich demnach auch in Düsseldorf mittelfristig rasch erhöhen. Die Stadt ist dafür mit einer Software-Lösung des Workflow-Spezialisten xSuite Group gerüstet. Diese ist vollständig SAP-integriert und arbeitet mit der Logik der Module SAP PSCD und SAP PSM sowie mit dem DZ-Kommunalmaster Doppik/Betriebe. Implementiert hat sie die ITK Rheinland, zu deren Verbandsmitgliedern die Landeshauptstadt Düsseldorf gehört.

Mehr Transparenz und vereinfachte Recherchen

Rund 220.000 Rechnungen erhält Düsseldorf pro Jahr. Von einem digitalen Rechnungseingangsworkflow versprach sich die Stadtverwaltung mehr Transparenz im Rechnungswesen, vereinfachte Recherchen und nicht zuletzt die Realisierung von Skontogewinnen durch schnelle Bezahlung. Papierrechnungen werden in Düsseldorf mittlerweile direkt nach ihrem Eintreffen an zentraler Stelle eingescannt. Die Software liest aus den Scans – sowie aus den ebenfalls eingehenden PDF-Rechnungen – Rechnungsdaten aus, übernimmt sie vollständig und vorerfasst sie in SAP. Die Prüfung findet revisionssicher über den nachfolgenden Workflow statt. Damit entfallen Postversand und manuelle Bearbeitung der Papierrechnungen. Prüfungen und Freigaben werden lückenlos dokumentiert; über ein Rechnungseingangsbuch können Kämmerei und Dienststellen den aktuellen Status der Rechnungen zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen. Der Zugriff auf den Workflow für Beschäftigte, die ausschließlich eine Rechnung freigeben sollen und über keinen SAP-Zugang verfügen, erfolgt über ein Web-Interface.

ITK Rheinland betreut 15.000 Anwender

„Die Oberfläche der Lösung orientiert sich an SAP, es ist ein Absprung in die SAP-Belege möglich“, erklärt Betina Kobecke, Projektverantwortliche bei ITK Rheinland. Der IT-Dienstleister ist in Nordrhein-Westfalen mit seinen zwölf Verbandsmitgliedern einer der größten und modernsten für Kommunen in Deutschland. Die ITK Rheinland entstand im Jahr 2008, als der 1998 gegründete Zweckverband Kommunale Datenverarbeitungszentrale Neuss mit dem Amt für Informationstechnik der Landeshauptstadt Düsseldorf fusionierte. Für die Stadt Düsseldorf, die Kommunen im Rhein-Kreis Neuss, den Kreis selbst und die Stadt Mönchengladbach bietet die ITK rund 15.000 Anwendern einen Service von der Beratung bei der Gestaltung der IT-Landschaft über die Auswahl konkreter Produkte bis hin zur Integration von Anwendungen und Verfahren sowie deren täglichen Betrieb.

Papier- und E-Rechnungen automatisiert verarbeiten

Seit 2017 ist die ITK Rheinland Partner der xSuite Group (vormals WMD) und hat für den Rechnungsworkflow des Software-Herstellers eine Verbandslizenz der Lösung xSuite Public Sector für sich und ihre Verbandsmitglieder erworben. Guido Müller, Servicebereichsleiter Finanz- und Personal-Management bei der ITK Rheinland, sagt: „Es gab damals keinen anderen Anbieter, dessen Rechnungsworkflow mit dem PSCD-Modul und dem DZ Kommunalmaster Doppik interagierte.“
Am Beginn des Projekts standen Workshops von ITK Rheinland, xSuite und dem Kunden, im Verlauf derer ein Realisierungskonzept entstand. Der Mandant wurde dann im System aufgesetzt und eingerichtet, es wurden Vortests gemacht, das Layout an die Kundenwünsche angepasst und Schulungen durchgeführt. Der Roll-out über eine Verwaltung von der Größe der nordrhein-westfälischen Landeshauptstadt war eine große Herausforderung. Mittlerweile läuft das System xSuite Public Sector in Düsseldorf in allen Fachbereichen und die Stadt kann Rechnungsinhalte aus Papier- und E-Rechnungen automatisiert in ihr SAP-System übertragen und verarbeiten.

Im August startet Roll-out bei der Stadt Neuss

Bis 2021 ist geplant, die Lösung für weitere Verbandsmitglieder auszurollen, die SAP einsetzen. Begonnen wird im August 2020 mit dem Roll-out bei der Stadt Neuss und ihren fünf Eigenbetrieben Städtische Friedhöfe, Gebäude-Management, Infrastruktur, Liegenschaften und Vermessung sowie Tiefbau-Management. Die Neusser Eigenbetriebe verfügen ebenfalls über eigene SAP-Mandanten im Umfeld der ITK Rheinland. Anschließend starten die Einführungsprojekte mit dem Rhein-Kreis Neuss, der Stadt Kaarst sowie der Stadt Meerbusch.
Die xSuite-Lösung beinhaltet Standard-Komponenten zur Beleglesung und zur elektronischen Rechnungsannahme per PDF sowie eine SAP-ArchiveLink-Schnittstelle zur Anbindung an die vorhandenen Archivsysteme. Sie arbeitet mit den Modulen SAP FI/MM sowie den SAP-Modulen PSCD und PSM unter Berücksichtigung des DZ Kommunalmasters. Erweitert wird die xSuite-Verbandslizenz um das XRechnungs-Konfigurationsset, um auch die Annahme und Verarbeitung von XRechnungen zu ermöglichen.

Definition der XRechnung

Bei der XRechnung handelt es sich um einen strukturierten, standardisierten Datensatz im XML-Format, der elektronisch versendet und automatisch verarbeitet werden kann. Nur dann darf im Sinne der EU-Vorgabe überhaupt von echten elektronischen Rechnungen gesprochen werden. Reine E-Mails und PDF-Dateien, Bilder sowie eingescannte Papierrechnungen zählen nicht dazu, denn es mangelt ihnen an Standardisierung und Struktur. Nach vorliegenden Schätzungen können durch die vollständige Automatisierung der Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung bis zu 80 Prozent der Kosten gegenüber der konventionellen Rechnungsbearbeitung eingespart werden.