Bad UrachSchwäbische Sitzungen

Immer mehr Städte und Gemeinden nutzen ein digitales Sitzungsmanagement. Die Gründe hierfür sind so verschieden wie die Kommunen. Wirtschaftliche Aspekte spielen ebenso eine Rolle wie eine komfortablere Gremienarbeit oder der Wunsch, ressourcenschonender und damit nachhaltiger zu arbeiten. Wie der Umstieg auf ein digitales Sitzungsmanagement gelingen kann, welche Herausforderungen dabei in den Blick genommen werden müssen und warum auch die Bürger von der Digitalisierung profitieren, zeigt das Beispiel der schwäbischen Stadt Bad Urach.
Die digitale Transformation revolutioniert unser Leben und Arbeiten. Dennoch gehört Papier in vielen Verwaltungen nach wie vor zum Alltag und setzt die Kommunen im wahrsten Sinne des Wortes unter Druck. Ein Zustand, den die Stadt Bad Urach nicht länger hinnehmen wollte. Im Herzen der Schwäbischen Alb gelegen, ist die Kommune für ihre hohe Lebensqualität und eine gesunde wirtschaftliche Entwicklung bekannt. Diese möchte die Gemeinde durch den Umstieg auf ein digitales Sitzungsmanagement noch stärker forcieren. Das Ziel: eine schlankere Verwaltung, ein geringerer Papierverbrauch und eine transparentere Kommunikation mit den Bürgern.

Umfrage in benachbarten Kommunen

Der hohe Papierverbrauch ist in Kommunen ein Thema. Dabei haben 90 Prozent der Dokumente eine kurze Lebensdauer und werden nur einmal genutzt, bevor sie im Papierkorb oder im Archiv verschwinden. Das ist nicht nur teuer, sondern belastet auch die Umwelt. Bad Urach war da keine Ausnahme. Die Stadtverwaltung hatte seit Längerem mit wachsenden Papierbergen zu kämpfen – gerade bei der Organisation der Sitzungen, die in einem zweiwöchigen Turnus abgehalten werden. Das bis dato verwendete System ermöglichte zudem nur die Sitzungsgeldabrechnung. Kam es zu Problemen wie einer Störung oder tauchten Fragen auf, wurden diese erst nach langen Wartezeiten bearbeitet. Nach und nach entstand so der Wunsch, ein modernes Sitzungsmanagement einzuführen, das datengestützt arbeitet und neben einer Suchfunktion auch den Zugriff auf bereits archivierte Dokumente erlaubt. Das neue System sollte nicht zuletzt für mehr Transparenz gegenüber den Bürgern sorgen.
Gemeinderat und Stadtverwaltung suchten also ein neues Sitzungsmanagement, das diese und weitere Anforderungen erfüllt. Eine Umfrage in den benachbarten Kommunen ergab, dass viele den digitalen Sitzungsdienst SD.NET der Bielefelder Firma Sternberg nutzen und das System empfehlen können. Neben Sternberg gab noch ein weiterer Dienstleister ein Angebot ab. Beide Systeme wurden von der Gemeinde sorgfältig geprüft. SD.NET konnte schließlich mit seinem modularen Aufbau, den vielfältigen Funktionen und einer intuitiven Nutzeroberfläche überzeugen.

Mehrwerte überzeugen

Als Komplettlösung für die digitale Gremienarbeit bietet SD.NET die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, eine nachvollziehbare Beschlusskontrolle sowie eine transparente Organisation der Finanzen. Auch die Abrechnung von Sitzungsgeldern sowie die Veröffentlichung von Beschlüssen ist mit SD.NET effizient und sicher möglich. Als Basis digitaler Gremienarbeit ermöglicht die Software außerdem das sichere und unkomplizierte Verteilen wichtiger Daten an die jeweiligen Empfänger sowie die digitale Recherche, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten. Argumente, die auch die Verwaltung in Bad Urach vom Mehrwert des digitalen Sitzungsmanagements aus Bielefeld überzeugten.
Bis das System im laufenden Betrieb eingesetzt werden konnte, mussten jedoch zunächst alle relevanten Nutzer in der Stadtverwaltung SD.NET kennenlernen und im Umgang mit den verschiedenen Funktionen geschult werden. Hersteller Sternberg betreute diesen Prozess intensiv und berücksichtigte dabei auch die individuellen Abläufe innerhalb der Verwaltung. Zudem passten die Sternberg-Entwickler das Layout des Systems und der Dokumente an die Website und das Corporate Design von Bad Urach an. Gab es über diese erste Phase hinaus Fragen, half die Hotline des Anbieters schnell und unkompliziert weiter.

Deutlich reduzierter Ressourcenverbrauch

Der Nutzen des neuen Systems machte sich bereits nach wenigen Wochen bemerkbar. Die Geschäftsstelle Gemeinderat benötigt nun erheblich weniger Zeit für die Vorbereitung der Sitzungen, aufwendige Prozesse wie die Zustellung der Sitzungsunterlagen durch den Amtsboten können entfallen. Müssen Vorlagen eingereicht werden, ist dies nun digital möglich. Da die Gremienmitglieder und Verwaltungsmitarbeiter SD.NET auch über das Tablet nutzen können, müssen umfangreiche Unterlagen nicht mehr in die Sitzungen getragen werden. Wichtige Dokumente wie der Haushaltsplan sind ebenfalls digital abrufbar – unabhängig von Zeit und Ort. Mit dem Papierverbrauch wurden auch die Kosten deutlich reduziert. Die Mitarbeiter werden spürbar entlastet und können sich verstärkt ihren Kernaufgaben zuwenden.