RatsinformationssystemeSicher in der Cloud

Nachdem die papierlose und digitale Gremienarbeit bereits heute in öffentlichen Verwaltungen, Banken, Hochschulen, Verbänden und Unternehmen gelebte Praxis ist, hat die Firma Somacos Anfang dieses Jahres ihr Produktportfolio erweitert. Zu den bereits etablierten Software-Komponenten Session, SessionNet und der Mandatos iPad App kamen die Android App sowie der Cloud-Speicher hinzu.
Mithilfe der neuen Lösung, die zusammen mit IT-Dienstleister ITEBO entwickelt wurde, können Gremien- und Fraktionsmitglieder erstmalig ihre Sitzungsdokumente, aber auch Adressen und Termine im hoch verfügbaren Rechenzentrum am Server-Standort in Osnabrück sicher speichern, gemeinsam bearbeiten und auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und PCs völlig synchron halten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Räte im Büro, unterwegs oder zu Hause sind. Die Sitzungsdokumente sind immer und überall auf dem aktuellen Stand.

Ergänzung der bisherigen Strategie

Der Cloud-Speicher ergänzt damit die bisherige Strategie, wonach alle Somacos-Anwendungen bereits heute aus sicheren, zertifizierten, kommunalen Rechenzentren in mandanten- und konzernfähiger Form zur Verfügung gestellt werden können. Die Übertragung der Dokumente zwischen den verschiedenen Endgeräten und dem Somacos Cloud-Speicher erfolgt verschlüsselt. Jedem Gremien- und Fraktionsmitglied steht sein persönlicher, geschützter Bereich zum Ablegen der Sitzungsdokumente zur Verfügung.
Die Bedienung erfolgt betriebssystemunabhängig über den Browser oder mittels spezieller Apps. Sitzungsdokumente können einfach und intuitiv per Mausklick aus dem Ratsinformationssystem SessionNet übernommen und gemeinsam bearbeitet werden. Die Gremienmitglieder können dabei selbst entscheiden, ob die PDF-Dokumente mit dem gesamten Gremium oder mit einzelnen Personen geteilt und kommentiert werden. Ein Dokumenten-Sharing mit konkretem Ablaufdatum ist ebenfalls möglich. Damit ist die gemeinsame und ortsunabhängige Vorbereitung auf eine Sitzung kein Problem mehr; zudem werden auch andere und neue Arbeitsformen möglich.

In die Zukunft gerichtet

In Zukunft werden sowohl die Mobilität der Menschen als auch die Nutzung des Internets weiter zunehmen. Gleichzeitig werden Software-Systeme mit neuen Möglichkeiten und Informationsquellen für Verwaltung, Politik und Bürger verschmelzen. Aus diesem Grund arbeitet die Firma Somacos aktuell mit anderen Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen an der OParl-Spezifikation 1.0. Dabei handelt es sich um eine Initiative zur Standardisierung des offenen Zugriffs auf parlamentarische Informationssysteme in Deutschland. Dadurch können neue Subsysteme und Kommunikationsformen zwischen Politik, Bürger und der öffentlichen Verwaltung entstehen.