BarlebenSitzungsdienst als Prozess

Herr Pessel, die Gemeinde Barleben setzt seit 2004 ein Ratsinformationssystem ein. Was sprach für die Einführung einer solchen Lösung?

Für eine schnelle und effiziente Bearbeitung der Vorlagen in den kommunalen Gremien ist eine elektronische Unterstützung des Sitzungsdienstes nahezu unerlässlich. Neben der Vereinfachung und Standardisierung von Abläufen können die Dokumentation von Vorgängen und die Bearbeitungszeit wesentlich verbessert werden. Das schafft mehr Freiräume für die fachliche Arbeit der Beschäftigten. Zudem sinkt der Einsatz an Material für papiergebundene Mitzeichnungsverfahren.

Welche Maßnahmen mussten im Vorfeld getroffen werden?

Voraussetzung für den Betrieb eines elektronischen Ratsinformationssystems (RIS) ist die detaillierte Untersuchung der Abläufe. Ohne vorgegebene Ablaufstrukturen kann die Verfahrensweise der elektronischen Abarbeitung nicht definiert und in ein Prozess-Management überführt werden. Hierbei wurden und werden wir vom Session-Kompetenzzentrum der Kommunalen IT-Union (KITU) sowie des IT-Dienstleisters KID Magdeburg maßgeblich unterstützt. Mit dem Vorhandensein des Prozess-Managements musste eine Transportebene für die Sitzungen und Vorlagen geschaffen werden. Dies erfolgte mit der Etablierung des webgestützten Rats- und Bürgerinformationssys­tems, welches Bestandteil des Ratsinformationssystems Session der Firma Somacos ist. Nach Etablierung des RIS konnten die erweiterten Funktionen des elektronischen Mandatsarbeitsplatzes Mandatos auf die bestehende Umgebung aufgesetzt werden. Eine Ausrüstung der Mandatsträger mit entsprechenden Endgeräten stand nichts mehr im Wege.

Welchen Herausforderungen mussten Sie sich während der Implementierung stellen?

Organisation ist alles. Die größte Herausforderung war es, die komplexen Prozesse des Sitzungsmanagements zu erkennen und in eine homogene Ablaufstruktur zu bringen. Bei der Arbeit stellte sich heraus, dass trotz gleicher Vorgaben Verfahrensweisen voneinander abwichen. Diese mussten unbedingt gleichgesetzt werden. Der Anpassungsprozess an die Bedürfnisse und die rechtlichen Rahmenbedingungen des kommunalen Sitzungsdienstes sind ständiger Begleiter und gehören zur Tagespraxis.

„Die elektronische Unterstützung des Sitzungsdienstes ist nahezu unerlässlich.“

Im Jahr 2009 wurde dann die Lösung für den Sitzungsdienst auf Laptops getestet. Welche Erfahrungen haben Sie in dieser Zeit gemacht?

Einer Testgruppe von Mandatsträgern wurde ein elektronischer Arbeitsplatz inklusive mobilem Drucker zur Verfügung gestellt. Es zeigte sich, dass trotz der hohen Qualität der Endgeräte und der stabil laufenden Software weitere Aspekte zur Akzeptanz eines mobilen Ratsarbeitsplatzes beitragen. Den Laptops wurden überwiegend positive Effekte zugeschrieben. So etwa die Möglichkeit, die Geräte auch für über die Gremiums- und Fraktionsarbeit hinausgehende Zwecke zu verwenden oder die Tatsache, während einer Sitzung gewünschte Zusatzinformationen im Internet recherchieren zu können. Dennoch wurden das Update-Verhalten der Betriebssystem-Software, der Software zur Abwehr von Schadinhalten und das hohe Gewicht der Ausrüstung bemängelt. Hinzu kam, dass genau zum Zeitpunkt der Einführung der Laptops eine gänzlich neue Gerätegeneration mit positiveren Kerneigenschaften den Markt eroberte – die Tablets.   

Da sich die Tendenz zum Einsatz mobiler Endgeräte, insbesondere zu Tablet-PCs, fortsetzt, nutzen Sie aktuell iPads. Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Die Generation der Tablets bringt eine Vielzahl von Neuerungen, welche die Akzeptanz und die Benutzerfreundlichkeit der Endgeräte steigern. Die Geräte sind mit einer Grundverschlüsselung versehen. Die einfache Integration von Mobilfunkverbindungen des neuesten Standards ist bereits im Produkt enthalten. Des Weiteren ist die Anbindung an verschiedene Netzwerkinfrastrukturen über WLAN schnell konfigurierbar. Auch die Anbindung an gewünschte Drucker kann kabellos erfolgen. Zudem zeichnen sich die Geräte durch eine intuitive Bedienbarkeit aus. Darüber hinaus schlagen Akkulaufzeiten und Gewicht die zuvor eingesetzten Endgeräte um Längen. Bisher wurde immer noch ein Stromanschluss am Tisch oder ein Ersatzakku mitgeliefert. Dies kann nun komplett entfallen.  

Welche Neuerungen sind für die Zukunft geplant?

Sofern sich der Gemeinderat dafür entscheidet, sollen künftig alle Mandatsträger mit einem mobilen Endgerät ausgerüstet werden. Der Vorteil dabei wäre, dass die Unterlagen dem Mandatsträger praktisch sofort nach Ende der Sitzung zur Verfügung stehen und etwaige Änderungen und Ergänzungen schnellstmöglich nachgetragen werden können. Dies schafft Zeit für die Sitzungsvorbereitung. Zudem könnte der Papierversand von Unterlagen flächendeckend entfallen, was enorm Druckkosten einsparen würde. Auch hätten die Mandatsträger alle ihre Sitzungsunterlagen, selbst die der vorherigen Sitzungen, zu Recherchezwecken dabei. Die weiteren Mehrwerte der mobilen Geräte, wie die Nutzung des Internet oder die mandatsträgereigenen E-Mail-Adressen tun ihr Übriges. Über eine Integration der Funktionen von De-Mail wird derzeit bei der Gemeinde Barleben in Zusammenarbeit mit der KITU nachgedacht. Hierdurch könnte die Arbeit noch sicherer und transparenter gestaltet werden.