RatsinformationssystemeSitzungsdienst interkommunal

Die Kreisstadt Neunkirchen im Saarland setzt bereits seit dem Jahr 1996 einen elektronischen Sitzungsdienst ein. Alles begann mit der Textverarbeitung HIT auf einem BS2000-System. Es gab Textbausteine sowie zentrale Vorlagen zur Erstellung von Drucksachen, Einladungen, Bekanntmachungen, Niederschriften und Beschlussbuchauszügen für damals 16 Gremien. Ein zentraler Schreibsaal erfasste die Texte für die Dienststellen. Ergänzend stand eine selbstprogrammierte Anwendung zur Abrechnung von Sitzungsgeldern zur Verfügung. Parallel zu BS2000 begann aber auch der Austausch der Terminals durch Windows-PCs. Damit wurde der Wunsch nach einer windowsbasierten Textverarbeitung laut. Im Jahr 2001 wurde dann eine Marktanalyse mit dem Ziel der Beschaffung eines neuen Sitzungsdiensts für eine Windows-Umgebung mit integrierter Sitzungsgeldabrechnung durchgeführt.
Fündig wurden die Verantwortlichen bei der Firma Somacos und deren Produkt Session. Das System wurde in Neunkirchen ab Frühjahr 2002 zunächst nur für die Stammdatenerfassung und die Sitzungsgeldabrechnung genutzt. Im gleichen Jahr wurden alle zum Sitzungsdienst gehörenden Dokumente in Session hinterlegt, die Anwendung auf mehr als 50 Arbeitsplätzen installiert und vorhandene Workflows geprüft, optimiert und in Session hinterlegt. Außerdem wurden alle Anwender im Umgang mit der Lösung geschult. Der Echteinsatz erfolgte dann zum 1. Januar 2003.

Erneute Prüfung

Über die Jahre gab es immer wieder Überlegungen, auf einen voll elektronischen Sitzungsdienst umzusteigen. Dazu wurden Tests mit virtuellen Betriebssystemen, VPN-Zugängen und der Mandatos Windows-Anwendung durchgeführt. All diese Tests scheiterten aber letztlich an der hohen Wartungsintensität und einer gesetzlichen Hürde, da die Eröffnung eines elektronischen Zugangs für Mandatsträger nicht im Kommunalselbstverwaltungsgesetz des Saarlands vorgesehen war. Das änderte sich im Jahr 2009 mit Paragraf 41 KSVG – Einberufung und Tagesordnung. Durch die neue Rechtsgrundlage in Kombination mit der Veröffentlichung der Mandatos-iPad-App wurde das Thema digitale Gremienarbeit von der Stadt erneut geprüft und zur Umsetzung in die Finanzplanung aufgenommen. Mitten in der Legislaturperiode das System zu wechseln, kam aber nicht infrage. Daher einigte sich eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des Stadtrats und der Verwaltung darauf, die nächsten Schritte erst im Anschluss an die Kommunalwahlen im Mai 2014 zu gehen. Und das Interesse der neuen Räte war groß: 48 der 51 Stadtverordneten entschieden sich für iPads mit Mobilfunkverträgen. Diese werden seit 2014 im Rechenzentrum der Kreisstadt Neunkirchen über ein Apple-eigenes Mobile Device Management (MDM) verwaltet. Seit Januar 2015 wird nur noch über Session eingeladen. Die Einladung enthält Ort, Datum und die Tagesordnung mit einem Link. Über diesen startet dann direkt die Mandatos-iPad-App, in der alle sitzungsrelevanten Unterlagen verfügbar sind.

Interkommunale Zusammenarbeit

In der Arbeitsgemeinschaft der Hauptamtsleiter des Landkreises Neunkirchen entstand 2014 die Idee, im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit die Neun­kircher Infrastruktur sowie die Lösung Session gemeinsam zu nutzen. 2015 wurde eine entsprechende öffentlich-rechtliche Verwaltungsvereinbarung mit fünf Kommunen und der Kreisverwaltung unterzeichnet. Das Saarländische Ministerium für Inneres, Bauen und Sport förderte diese Zusammenarbeit finanziell. Möglich wurde die Mitnutzung dank einer Weiterentwicklung von Somacos aus dem Jahr 2014: der Rechenzentrumslösung. Die Anwendung wird einmalig installiert, je Mandant werden getrennte Dokumenten- und Vorlagenverzeichnisse sowie Datenbanken eingerichtet. Die Anbindung erfolgte über das kommunale Datennetz (eGo Net).
Für Session und die Informationssysteme werden eigenständige, größtenteils virtualisierte Server vorgehalten. Beispielsweise ein Windows-Server für den Somacos-Server mit Microsoft IIS für das Mitarbeiterinformationssystem auf Application-Service-Provider-Technologie (ASP-Technologie). Des Weiteren gibt es einen Microsoft SQL-Server für die Datenbanken, einen eigenständigen PHP-Webserver für die Gremien- und Bürgerinformationssysteme, einen E-Mail-Server (Kopano) für die Einladungen sowie einen Apple-MDM-Server zur Verwaltung der Endgeräte. Alle Server sind integriert in die weitere Infrastruktur des Rechenzentrums, wie beispielsweise Firewalls, Virenscanner und Monitoring.

Rund 450 Endgeräte

Im Jahr 2019 kamen noch fünf weitere Mandanten aus dem Saarland hinzu. Rund 450 Endgeräte werden seitdem in Neunkirchen verwaltet. Im August 2019 wurde dort die erste Generation von iPads ausgetauscht. Mit diesem Wechsel wurde das Gremieninformationssystem auf das Layout 5 umgestellt, das speziell für die Anwendung auf mobilen Endgeräten optimiert wurde. Außerdem nutzen nicht mehr nur politische Gremien, Ausschüsse und Kommissionen die Lösung, sondern auch interne Gremien wie der Gemeindewahlausschuss, verschiedene Steuerungsgruppen oder der Arbeitsschutzausschuss. Derzeit wickeln 40 Gremien den Sitzungsdienst über Session ab.
Bisher werden die Gremien- und Bürgerinformationssysteme auf Basis der Open-Source-Skript-Sprache Hypertext Preprocessor (PHP) genutzt. Seit 2018 sind die Informationssysteme auf ASP-Technologie auch mandantenfähig. Bei der Mitarbeiterinfo wird dies bereits genutzt, was den Update-Aufwand nochmals reduzierte. Es existiert ein Lastenheft für die Überarbeitung der Bürgerinfo, um die Arbeit des Rats und seiner Ausschüsse künftig transparenter darzustellen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Umstellung werden die Optimierungen von Layout 5 sein. Die Nutzung der neuen Bürgerinfo App auf Grundlage der Open-Data-Schnittstelle OParl wird intern geprüft. Des Weiteren zeigen einige stadtbeteiligte Gesellschaften Interesse an einer Mitnutzung von Session.