E-EinkaufSoftware „Made in Lörrach“

Bereits Anfang der 2000er-Jahre war klar, in welche Richtung sich die Beschaffung der öffentlichen Hand entwickeln würde. Viele Städte, Gemeinden, Kreise und kommunale Dachverbände wollten ihren Einkauf digital abwickeln. Damals entwickelte das Dienstleistungsunternehmen TEK-Service eine webbasierte Lösung, die einen branchenspezifischer Einkaufsservice ermöglichte. Was als Pilotprojekt „City goes b2b“ der Stadt Lörrach, dem Sitz des Unternehmens, seinen Anfang nahm, wurde sehr früh von Städten wie Tübingen, Reutlingen, Mainz oder später von Erfurt adaptiert.

Mehrwert durch Prozessoptimierung

Von den Verwaltungen wurde die Prozessoptimierung als großer Mehrwert der elektronischen Beschaffung erkannt. Die Kostensenkung übertraf die Preisvorteile bei Weitem. Möglich wurde dies durch die virtuelle Abbildung von typischen, verwaltungsspezifischen Verfahrensabläufen in der TEK-Lösung, die sich durch ihre hohe Standardisierung und Übertragbarkeit auszeichnet. Auf Grundlage der durch den E-Einkauf gewonnenen Daten wurde im Laufe der Zeit die Verknüpfung von vor- und nachgelagerten Themen wie elektronische Ausschreibung/Vergabe und E-Abrechnung möglich. Heute durchziehen automatisierte Prozesse alle Verfahren und lassen sich je nach Kundenwunsch beliebig kombinieren.
Zunächst standen jeweils wirtschaftliche Aspekte beim Einsatz der Einkaufsplattform im Vordergrund. Sehr schnell wurde deutlich, dass sich damit auch strategische Möglichkeiten eröffneten. Durch den E-Einkauf und das damit verbundene Katalog-Management konnten Aspekte der Nachhaltigkeit (Fair Trade Town) früh berücksichtigt werden.

Vorteile von Einkaufsgenossenschaften

Einkaufsgemeinschaften entwickelten sich zunächst in kleinem Stil, zehn Jahre später wurden landesweite Einkaufsgemeinschaften unter Führung kommunaler Dachverbände gegründet.
Solche Modelle werden beispielsweise von KoPart, der landesweiten Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebunds Nordrein-Westfalen, oder dem Kommunalen Kaufhaus (KoKA) des Gemeinde- und Städtebunds Rheinland-Pfalz praktiziert. Rechtsanwälte und Vergabeexperten der jeweiligen Dachverbände kümmern sich im Auftrag ihrer Mitglieder um Ausschreibung und Vergabe. Dies wird mit den von TEK erzeugten Leistungsbeschreibungen möglich, die auf dem Datenbestand des E-Einkaufs basieren.
Nach der Vergabe durch den kommunalen Dachverband werden die entsprechenden Zuschlagsdateien vom Dienstleister TEK zu elektronischen Katalogen aufbereitet und über die Einkaufsportale der jeweiligen Landeslösungen für die zugehörigen Mitglieder zur Bestellung freigeschaltet. Die teilnehmenden Verwaltungen schätzen die Vergabeleistungen ihrer Dachverbände, da dies zur Entlastung ihrer Mitarbeitenden beiträgt. Zudem führen Bündelungseffekte zu Preisvorteilen, wie sie eine Kommune schwerlich im Alleingang erzielen könnte.
Auch den Umgang mit E-Rechnungen sind Kommunen, die landesweiten Einkaufsgenossenschaften angehören, gewohnt. Die 80 KoKa-Mitglieder beispielsweise erhalten seit 2019 ihre Rechnungen vom Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz elektronisch im ZUGFeRD-Format. Andere TEK-Kunden wie der Landkreis Tuttlingen oder die Städte Lörrach, Tübingen und Reutlingen rechnen elek­tronisch per Gutschrift ebenfalls im ZUGFeRD-Format ab.

Wendig, belastbar und robust

Jenseits aller Wirtschaftlichkeitsvorteile hat sich der E-Einkauf als wendig, belastbar und robust erwiesen. So forderte der Zustrom geflüchteter Menschen im Jahr 2015 den Kommunalverwaltungen das Äußerste ab. Schnell konnten jedoch auf Dachverbandsebene unterschiedliche Rahmenverträge für alle Mitglieder geschlossen werden. Ob Hausrat, Matratzen oder Kühlschränke, alles konnte landesweit über die jeweiligen Einkaufsportale bestellt werden. Positive Erfahrungen wurden auch während der Corona-Pandemie gemacht. Masken, Schnelltests, Endgeräte für Schüler, Lüftungsgeräte und vieles mehr konnten effizient und zeitnah für alle Verbandsmitglieder in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg zum Abruf bereitgestellt werden.
Nicht zuletzt aufgrund der überzeugenden Praxisbeispiele hat das Land Berlin das kommunale Modell von TEK-Service zur Digitalisierung von Bestellprozessen übernommen. Seit April 2021 können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Berliner Polizei und der Verwaltung aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen des Landesverwaltungsamts digital über das eWarenhaus Berlin bestellen. Im Rahmen eines ambitionierten Onboarding-Verfahrens wurden inzwischen über 40 Lieferanten in die Einkaufsstrategie eingebunden. Bereits beim Bestellvorgang wird in Berlin die Leitweg-ID und die Mittelbindungsnummer integriert. Auf der Grundlage von Workflows und Daten des E-Einkaufs werden so die Prozesse der Ausschreibung, Abrechnung und Verbuchung unterstützt.

Lösung mit Gütesiegel

Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt: Das digitale Einkaufsportal von TEK hat den BIK BITV-Test erfolgreich durchlaufen. Mit dem umfassenden Verfahren wird die Barrierefreiheit von Websites und Web-Anwendungen geprüft. Denn gemäß der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) müssen nicht nur Web-Seiten und mobile Anwendungen barrierefrei gestaltet werden, sondern auch elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe einschließlich der Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und elektronischen Aktenführung.
Im Sinne des Prinzips Einer für Alle (EfA) hat TEK-Service seine Einkaufslösung entlang der Kundenanforderungen fortlaufend weiterentwickelt. Vor über fünf Jahren hat das Unternehmen beschlossen, auf die Software US-amerikanischer Konzerne zu verzichten und eigene Komponenten zu entwickeln. So können heute europäische Vorgaben wie die Datenschutz-Grund­verordnung (DSGVO) eingehalten werden. Deshalb erhielt TEK-Service Anfang 2022 vom Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) die Gütesiegel für „Software made in Germany“ und „Software hosted in Germany“.