HoyerswerdaStarker Verbund für die Doppik

Frau Pawlaßek, Herr Brähmig, welche Vorteile bringt die Software ARCHIKART für die Lösung der Arbeitsaufgaben in Ihrer Verwaltung?

Brähmig: Mithilfe der ARCHIKART-Datenerfassung wurde in unserer Verwaltung erreicht, dass Daten künftig einheitlich verfügbar sind. Der Schwerpunkt der Nutzung ist geprägt von den Anforderungen der Doppik, unabhängig davon zeigen sich bereits deutliche Vorteile. So können vorhandene Daten Dritter in das einheitliche Datenbanksystem eingebunden werden. Das verspricht eine hohe Nachhaltigkeit in allen relevanten Bereichen. Es wird zudem eine qualifizierte ämterübergreifende Bearbeitung, beispielsweise im ARCHIKART-Vertragsregister, möglich. Gleichzeitig steht eine zentrale Auswertungsplattform zur Verfügung.

Welche Hindernisse waren bei der Einführung der Software zu überwinden?

Pawlaßek: Da die Doppik und ARCHIKART parallel eingeführt wurden, wurden die Mitarbeiter zusätzlich stark belastet. Ohne das besondere Engagement der beteiligten Mitarbeiter wäre das nicht gelungen, denn der Zeitplan war eng. Ein umfassender Umbau der Software-Landschaft inklusive der Einführung des Geo-Informationssystems CAIGOS ist nicht nebenbei zu stemmen.

Wie werden die Mitarbeiter für ARCHIKART 4 fit gemacht?

Brähmig: Während derzeit noch die Gewöhnungsphase läuft, stehen für die Mitarbeiter individuelle Schulungen entsprechend ihres Doppik-Arbeitsbereichs auf dem Programm. Bei uns hat sich die Reihenfolge Anfangsschulung, Arbeiten im System und Anschlussschulung zur Klärung von Fragen bestens bewährt. Zum Themen-Browser von ARCHIKART erfolgte im Februar eine Schulung in größerem Rahmen.

Inwiefern spielte die vorhandene Schnittstelle zum Dokumenten-Management-System (DMS) CC DMS von Anbieter CC e-gov eine Rolle bei der Entscheidung für ARCHIKART?

Pawlaßek: Das Dokumenten-Management-System CC DMS ist schon länger im Einsatz und bildet nun zusammen mit ARCHIKART ein sinnvolles Gesamtsystem. Durch die Schnittstelle lassen sich die vorhandenen Daten jetzt nachträglich mit ARCHIKART nutzen: Alte Dokumente werden angezeigt, neue automatisch in die vorhandene DMS-Struktur eingefügt.

In welchen Bereichen wird CC DMS genutzt?

Brähmig: Derzeit wird das DMS im Fachbereich Bau-, Grundstücks- und Liegenschaftsmanagement für Facility Management sowie bei Verträgen und in der Liegenschaftsverwaltung eingesetzt. Mit dem Ausbau der Fachkataster und dem Einsatz im Vertragswesen für zahlreiche Vertragsarten schreitet die Umsetzung der DMS-Nutzung stetig voran. Im Zuge der Doppik-Einführung wurden Strukturen von CC DMS und ARCHIKART aufeinander abgestimmt. Dabei sind einheitliche Ablagestrukturen als Basis für die automatisierte Bearbeitung entstanden.

Wie schätzen Sie die Komplexität der Konfiguration der Schnittstelle zu CC DMS ein?

Pawlaßek: Die Konfiguration ist übersichtlich und händelbar. Anzupassen waren die Grundeinstellungen und die individuelle Nutzerkonfiguration. Für jede Objektart wurden Dokumententypen und Ablageorte definiert. Dieser Vorgang ist für jedes neue Fachverfahren zu wiederholen.

Welche Vorteile entstehen für die Anwender durch die CC DMS Integration?

Brähmig: Infolge vereinheitlichter Passwörter können sich die Systeme verstehen. Der Nutzer ist mit nur einer Anmeldung in beiden Systemen arbeitsfähig. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht die automatisierte Übertragung von ARCHIKART zu CC DMS und gleichzeitigen Datenzugriff. Einmal eingegeben, werden die Daten im anderen System identisch ohne Datenredundanzen abgelegt. Dass Fotos in der Dokumentenvorschau von ARCHIKART angezeigt werden, erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit und hilft somit, die richtige Entscheidung für den Bürger zu treffen. Alte und neue Bilder werden unterschieden. Ordnung zu halten ist einfach. Die Aktualisierung der Dokumente erledigt das System automatisch und letztendlich muss der Mitarbeiter nicht mehr drei Programme gleichzeitig öffnen, um den Überblick zu einem Vorgang zu haben.