Neu Wulmstorf/SeevetalSynergien nutzen

Die Gemeinden Neu Wulms­torf und Seevetal im niedersächsischen Landkreis Harburg setzen ihren Weg zum Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit konsequent fort. Fokussierte sich die Zusammen­arbeit bislang auf die organisatorischen Handlungsfelder Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft und Standesamt, wird sie nun auch bei der Umsetzung des Onlinezugangs­gesetzes (OZG) angewandt.
In einem gemeinsamen Fachworkshop im Jahr 2020 haben die beiden Kommunen festgestellt, dass sie ähnliche Vorstellungen davon haben, wie die gemeindlichen Dienstleistungen OZG-gerecht angeboten werden sollen. In der Folge war es naheliegend, sich weiter konzeptionell abzustimmen und anzustreben, bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes Synergien zu generieren. Als Nebeneffekt findet ein fachlicher Austausch statt, durch den sich beide Häuser in der Aufgabenstellung OZG-Umsetzung gegenseitig befruchten können.
Das in den beiden Kommunen jeweils über 20 Jahre etablierte kommunale Internet-Portal soll auch in Zukunft als zentrale Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger sowie Gewerbetreibende und andere Interessenten dienen. Ein breites Informationsangebot auf der einen und der Abruf kommunaler Verwaltungsdienstleistungen auf der anderen Seite sollen weiterhin über eine Adresse, ein Portal und eine Oberfläche erreicht werden können. Hierbei geht es auch da­rum, mehrfache Datenerfassungen zu minimieren und Redundanzen zu vermeiden.

Seit 2006 findet interkommunale Zusammenarbeit statt

Für die Verwaltungskunden bleibt auf diese Weise ein einfach gehaltener Zugang bestehen und es muss keine Vorüberlegung stattfinden, welche Internet-Plattform nun das benötigte Angebot liefert. Aus Sicht der Verwaltungsmitarbeitenden ist von Vorteil, dass die Datenerfassung und -pflege über ein Content-Management-System (CMS) erfolgt und dadurch effizienter gearbeitet wird. Die beiden Kommunen profitieren noch auf andere Weise von der Lösung: Es ist keine Einarbeitung der Mitarbeiter in eine zweite, neue Software nötig und es fällt kein zusätzlicher Aufwand für die Gestaltung und den Betrieb eines Fachportals für Verwaltungsdienstleistungen an. Somit entstehen auch keine Mehrbedarfe an personellen und finanziellen Ressourcen.
Die Basis für die OZG-Umsetzung in Seevetal und Neu-Wulms­torf liefert das multi-mandantenfähige CMS Rathausdirekt von Anbieter Nolis. Das Hosting der Anwendung und der darauf basierenden Portale erfolgt auf einer gemeinsamen Server-Architektur. An dieser Stelle findet bereits seit dem Jahr 2006 eine kreisweite interkommunale Zusammenarbeit statt. Der Vorteil liegt im Wesentlichen darin, dass seitdem in beiden Kommunen die Mitarbeitenden eigene Verwaltungsdienstleistungen pflegen können. Über die Schnittstelle zum Serviceportal Niedersachsen sind behördenübergreifende Verwaltungsdienstleistungen per integrierter Schnittstelle in den Kommunalportalen schon verfügbar.
Auf diesem soliden Fundament konzentrierten sich die Gemeinden Seevetal und Neu Wulmstorf zunächst darauf, jeweils die Aufgaben des eigenen Wirkungskreises onlinefähig zu machen – also dort, wo noch keine Online-Dienste vorhanden sind, diese bereitzustellen. Dabei soll die interkommunale Zusammenarbeit nachhaltig greifen. Angedacht ist, dass die beiden Kommunen ihre eigenen Dienstleistungen jeweils gruppieren, um so feststellen zu können, bei welchen Themen- und Aufgabenfeldern Schnittpunkte und Gemeinsamkeiten bestehen. Dabei nehmen die Partner auch die zugehörigen internen Prozesse in den Blick und prüfen, ob sich aufgrund der Erfahrungen des Partners Ablaufoptimierungen ergeben können.

Verpflichtung zur Einbindung des niedersächsischen Servicekontos

Im nächsten Schritt steht die Bereitstellung geeigneter Online-Formulare mit den dazugehörigen Unterlagen je Dienstleistung an. Hat sich ein Bürger am Portal registriert und angemeldet, wird das Formular mit den bereits hinterlegten persönlichen Daten vorausgefüllt. Eignen sich Online-Services dazu, von den Verwaltungen mittels der CMS-Software selbst erstellt zu werden, ist vorgesehen, diese jeweils in beiden Gemeinden bereitzustellen. So lassen sich die vorhandenen Ressourcen effizient einsetzen.
Beide Kommunen setzen auf smarte Services und die Nolis-Lösung Rathausdirekt, um ihr Online-Angebot attraktiv zu gestalten. Nur durch ein positives und überzeugendes Nutzererlebnis kann nach Überzeugung der Verantwortlichen in Seevetal und Neu Wulmstorf überhaupt erreicht werden, dass künftig mehr Verwaltungskunden den webbasierten Verwaltungskanal wählen.
Kommunen in Niedersachsen sind verpflichtet, das niedersächsische Servicekonto in ihr Portal einzubinden. Aufgrund dieser Vorgabe des Landes erwarten die beiden Gemeinden, dass eine stetig wachsende Zahl von Bürgerinnen und Bürgern über eine Registrierung verfügt. Die Anbindung des niedersächsischen Servicekontos wollen Seevetal und Neu Wulmstorf demnächst abschließen.
Die Erfahrungen der beiden Kommunen aus früheren E-Government-Projekten, die teilweise mit großem Aufwand umgesetzt wurden, waren jedoch durchaus ernüchternd. Daraus lässt sich folgern, dass neben der technischen Umsetzung eine aktive Begleitung und gezieltes Marketing erforderlich sein werden, um die Bürgerinnen und Bürger auf die digitalen Services aufmerksam zu machen. Daran ha­t es früher oft gefehlt. Die He­rausforderung lautet, die Verwaltungskunden dazu zu bewegen, anstatt den Gang aufs Rathaus ­anzutreten, lieber gleich das Kommunalportal aufzusuchen. Eine schlichte Bereitstellung der entsprechenden Online-Dienste wird dafür nicht genügen. Seevetal und Neu Wulmstorf beabsichtigen daher, die Marketing-Konzeption, die Planung und die Umsetzung ebenfalls interkommunal anzugehen und die Zusammenarbeit so weiter zu festigen.