Landau in der PfalzTablets sicher verwaltet

Herr Geib, die Stadt Landau in der Pfalz hat sich im vergangenen Jahr entschieden, die Lösung Mandatos von Anbieter Somacos sowie Tablets für die digitale Gremienarbeit einzuführen. Was war der Anlass für dieses Projekt?

Anlass für das Projekt war das Ziel der Stadt Landau, die Umstellung der Ratsarbeit von der Papierform auf vollständig digitale Abläufe einen weiteren Schritt voranzubringen. Bereits im Jahr 2011 haben wir damit begonnen, die Ratsarbeit Zug um Zug zu digitalisieren. Hierfür wurde zunächst die Lösung SessionNet von Somacos unterstützend eingesetzt und dann sukzessive weitere Schritte zur komplett digitalen Gremienarbeit umgesetzt – wie der Wegfall des Papierversands der Sitzungsniederschriften, Wahlmöglichkeiten der Ratsmitglieder zwischen Papier- und elektronischem Versand oder die Einführung des Bürgerinformationssystems. Insofern war die Einführung von Mandatos der letzte konsequente Schritt auf dem Weg hin zur digitalen Gremienarbeit.

Den Ratsmitgliedern werden Tablets für die Sitzungsarbeit zur Verfügung gestellt – welche Anforderungen hatte die Stadt an die Geräte?

Die Geräte mussten sich in die bereits vorhandene Hard- und Software-Infrastruktur einfügen und inklusive Lizenzkosten kostengünstig sein. Da in der Stadt Landau bereits viele Android-Geräte vorhanden waren und wir eine möglichst homogene Infrastruktur haben möchten, war Android das Betriebssystem der Wahl. Auch der Aspekt Sicherheit spielte bei der Entscheidung eine Rolle.

Warum dürfen die Ratsmitglieder nicht einfach ihre privaten Tablets für die Sitzungsarbeit nutzen?

Zum einen müssten die privaten Geräte zunächst die Voraussetzungen für den Betrieb von Mandatos erfüllen, also mit Android laufen und eine entsprechende Bildschirmauflösung vorweisen. Zum anderen haben wir bei privaten Geräten keine Garantie, dass unsere Sicherheitsrichtlinien tatsächlich umgesetzt werden. Bei einer Beschaffung der Tablets durch die Verwaltung können wir diese Vorgaben besser durchsetzen, da zum Beispiel die zu installierende Sicherheitssoftware, Viren-Scanner und verschiedene Apps vorgegeben sind und der Benutzer hier keine Wahlfreiheit hat.

„Die Akzeptanz für das Arbeiten mit Tablets ist mittlerweile sehr hoch.“
Welche technischen Voraussetzungen mussten für den Einsatz der mobilen Geräte geschaffen werden?

Aufgrund hoher Sicherheitsbedenken konnten die mobilen Endgeräte nicht in das vorhandene Netzwerk der Stadt integriert werden. Wir mussten daher neue Netz-Zugriffspunkte für die Tablets schaffen, also ein eigenes abgeschottetes WLAN in den Sitzungsbereichen. Hierfür haben wir zwei Access Points im Ratssaal aufgestellt, welche jeweils bis zu 50 Endgeräte versorgen können. Die Access Points werden via Power-over-Ethernet (PoE) mit Strom versorgt, sodass keine Stromversorgung am Aufstellungsort vorhanden sein muss. Darüber hinaus haben wir zur Verwaltung der mobilen Endgeräte ein Mobile Device Management etabliert.

Wie gewährleistet die Stadt, dass Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte eingehalten werden?

Die Geräte sind mit Mobile Device Management Software versehen. Die Software ermöglicht es unter anderem, die Tablets zu sperren und auch die Daten darauf zu löschen. Die Geräte sind natürlich mit den nötigen Passworten versehen. Die Daten liegen in einem Container beziehungsweise in einer Sandbox.

Die Tablets sind jetzt seit etwas mehr als einem Jahr im Einsatz – wie wird das Angebot von den Ratsmitgliedern angenommen?

Die digitale Ratsarbeit wurde bei uns schrittweise eingeführt. Schon seit 2011 war der rein elektronische Empfang der Sitzungsunterlagen möglich. Dieses „weg vom Papierversand“ wurde den Ratsmitgliedern mit einer höheren monatlichen Aufwandsentschädigung vergütet. Mit der Komplettumstellung auf eine rein digitale Ratsarbeit ist dieser finanzielle Anreiz entfallen. Das Arbeiten mit Tablets war für weniger technikaffine Ratsmitglieder am Anfang deutlich schwieriger und sorgte für manchen Verdruss. Mittlerweile aber ist die Akzeptanz sehr hoch, das Angebot wird von 43 der 44 Ratsmitglieder angenommen und die Rückmeldungen sind zwischenzeitlich durchweg positiv. Dazu trägt sicherlich auch die vielfältige Unterstützung durch die Verwaltung bei. So bieten wir beispielsweise vor jeder Ratssitzung eine Sprechstunde für die Ratsmitglieder an, wir betreuen die Nutzer auch im täglichen Dienstbetrieb und helfen schnell und umfassend bei größeren und kleineren Problemen.

Welche Erfahrungen haben die IT-Verantwortlichen mit dem Betrieb der mobilen Geräte und der neuen Infrastruktur gemacht?

Die Geräte funktionieren in der Regel problemlos. Größere Probleme entstehen bei den Benutzern, die Schwierigkeiten mit den – vielen verschiedenen – Passwörtern haben. Denn systembedingt müssen drei Passwörter verwaltet werden: für Android, Mandatos und SessionNet. Das sorgte anfangs für Verwirrung, denn die Ratsmitglieder wissen oft nicht, welches Passwort gerade gemeint ist. Zudem gibt es beim Betrachten von sehr großen PDF-Dateien auf dem kleinen Gerät Probleme, allein schon aufgrund des Datenvolumens.

Wo sind Ihrer Ansicht nach noch Verbesserungen nötig?

Die Ratsinformationssoftware sollte im Bezug auf die Anmeldung des Nutzers und im Bereich Passwort praktikabler werden. Auch in den Offline-Funktionen sind sicher noch einige Optimierungen möglich.

Nachdem die Stadt nun bereits Erfahrungen mit einem Mobile Device Management gesammelt hat: Ist der Einsatz mobiler Endgeräte künftig in weiteren Bereichen der Verwaltungs­arbeit geplant?

Die mobilen Geräte halten in der Stadt Landau immer mehr Einzug. So wurden bereits auch alle acht Ortsvorsteher mit Tablets ausgestattet, ebenso einige Amtsleiter, die dieses Angebot rege nutzen. Mittelfristig wird ein weiterer Ausbau sicherlich zu überlegen sein.