E-VergabeTechnik-Aversion wird bestraft

Die elektronische Vergabe kommt derzeit in der öffentlichen Verwaltung noch nicht flächendeckend zum Einsatz. Die Ursachen für die häufig noch fehlende Akzeptanz sind sicher vielfältig. Sie liegen zunächst bereits darin, dass unklar ist, was der Begriff der elektronischen Vergabe überhaupt bezeichnen soll. Elektronische Vergabe meint nicht den Einsatz von Online-Veröffentlichungen, etwa im Amtsblatt der EU. Hierbei handelt es sich um eine elektronische Unterstützung durch ein sehr gut gemachtes und einfach zu bedienendes Medium. Der Begriff meint auch nicht die Unterstützung oder die Vereinfachung der Prozesse bei der Versendung der herkömmlichen papiernen Vergabeunterlagen (Verdingungsunterlagen). Werden die Teilnahme- oder Angebotsunterlagen beispielsweise als E-Mail mit Anhängen im PDF-Dateiformat versandt, so stellt dies ebenso eine allgemeine, elektronische Unterstützung der Vergabeprozesse dar, wie wenn die Verdingungsunterlagen per Download zur Verfügung gestellt werden und auch Bieterfragen über solche Server gestellt und die Antworten wieder zum Herunterladen bereitgestellt werden.
Elektronische Vergabe bedeutet gleichfalls nicht, dass dem herkömmlichen papiernen Angebot eine digitale Fassung beigefügt wird, die Excel-Tabellen enthält, und bei der die Auswertungsprozesse oftmals maßgeblich beschleunigt werden können. Der Begriff der „Elektronischen Vergabe“ bezeichnet vielmehr die vollständige Abwicklung des gesamten Vergabeverfahrens als elektronischer Prozess, und zwar inklusive der Angebotsabgabe, die in digitaler Form unter Nutzung der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur geschieht.

Gründe für geringe Aktzeptanz

Die Ursachen für die teils immer noch anzutreffende Zurückhaltung liegt darin, dass die technischen Voraussetzungen, wie beispielsweise ein schneller Internet-Zugang, noch immer nicht überall gewährleistet sind. Jedoch wird man konstatieren müssen, dass dieser Faktor mit fortschreitender Breitband-Verkabelung wahrscheinlich bald gegen tendieren wird. Und dann wäre da noch der Faktor Mensch. So gibt es aufseiten der öffentlichen Auftraggeber Mitarbeiter, die wenige Jahre vor der Pensionierung stehen und sich „mit diesem elektronischen Kram“ nicht mehr befassen wollen. Auf Bieterseite finden sich zum Teil ähnliche Einstellungen.
Ein Akzeptanzproblem entsteht auf Bieterseite aber auch dort, wo sich die Branchenvertreter zu selten an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen. Es handelt sich dann oft um kleinere mittelständische Betriebe, die nur an wenigen, für sie interessanten Ausschreibungen teilnehmen. Allerdings gilt: Nicht nur öffentliche Vergabeprozesse digitalisieren sich, sondern auch viele andere Vorgänge im Umgang mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsinstitutionen. Technik-Aversion wird künftig irgendwann bestraft werden – sei es durch einen teilweisen Ausschluss von gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Prozessen, sei es durch entstehende Mehrkosten, wenn man zur Erledigung elektronischer Prozesse, derer man sich nicht mächtig fühlt, Dienstleister einschalten und bezahlen muss.

Digitale Prozesse kommen

Das bedeutet, dass die elektronische Vergabe im Kontext anderer Entwicklungen gesehen werden muss, in denen eine fortschreitende Digitalisierung festzustellen ist. Die elektronische Abwicklung von Prozessen wird in manchen Bereichen zu einem Muss werden. Das heißt, sie wird nicht umgangen werden können, was wiederum bedeutet, dass man sich damit entweder selbst befassen oder sich entgeltpflichtige Dienstleistungen einkaufen muss, wenn man weiterhin partizipieren möchte. Wie bei jedem technischen Umbruch wird man Zeit und Geld investieren müssen, um sich mit der Funktionsweise vertraut zu machen. Denn nicht nur die öffentliche Hand wird einzelne, kleinere privatwirtschaftliche Anbieter bei öffentlichen Ausschreibungen mit digitalen Abläufen „quälen“, es werden sich die privatwirtschaftlichen Bereiche vergrößern, in denen eine Partizipation ebenso nur noch auf digitalem Wege möglich ist.
Anzuerkennen ist, dass eine nicht ausreichende kritische Masse von digitalen Vorgängen dazu führen kann, dass man sich als privatwirtschaftlicher Bieter diese Leistungen oder zumindest Unterstützungsleistungen einkauft. Dies betrifft in etwas anderer, aber letztlich ähnlicher Form die öffentlichen Institutionen. Wird zum Beispiel noch dezentral ausgeschrieben und vergeben, so werden die Fragen drängender, ob das mangels Übung noch auf Dauer Sinn machen kann. Ein Beispiel dazu: Wer nur selten eine EU-weite Ausschreibung durchführt, besitzt nicht genügend Erfahrungen. Fehlerrisiken steigen, und sich alternativ viel Wissen in kurzer Zeit anzueignen, ist ineffizient. Die Einrichtung zumindest von zentralen Servicestellen für elektronische Vergaben wird sinnvoll und am Ende unumgänglich sein. Gleichermaßen wird es Sinn ergeben, die elektronische Vergabe ab einem bestimmten Zeitpunkt oberhalb wie unterhalb der EU-Schwelle zwingend einzuführen, um den Umstellungsprozess zu beschleunigen. Eine vorherige Information mit ausreichendem Zeitabstand und begleitende Bieter-Informationsveranstaltungen, etwa bei Handwerkskammern, sind ein wesentlicher Faktor, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden oder wenigstens zu vermindern.