RatsinformationssystemeTransparent und papierarm

Bereits Ende 2001 befasste sich das damalige Hauptamt der hessischen Wissenschaftsstadt Darmstadt mit der Beschaffung einer Software für die digitale Abwicklung des Sitzungsdiensts. Nach einigen Recherchen entschied sich der Magistrat im Jahr 2003 für das Programm more! der Firma Text- und Datenservice Udo Gerz, die heute unter more! software firmiert. Nach einer sechsmonatigen Testphase wurden im Jahr 2005 die ersten Magistratssitzungen über die Lösung more! rubin abgewickelt und via Internet veröffentlicht. Drei Monate später kamen die Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse dazu, von der Erstellung der Vorlagen und Anträge über Einladungen und Niederschriften bis hin zur Veröffentlichung im Internet. Bereits im Jahr 2006 wurden 85 Prozent der politischen Beschlüsse online veröffentlicht. Die Resonanz der Internet-Nutzer war überaus positiv. Die Zugriffszahlen auf das System stiegen schnell: von monatlich ungefähr 300 Zugriffen im Jahr 2006 auf rund 800 im Jahr 2008 bis hin zu 1.500 im Jahr 2010. Heute liegen die Zugriffszahlen im fünfstelligen Bereich.

Schulungsversion aufgesetzt

In der Verwaltung führte die Umstellung auf das Sitzungsdienstprogramm dazu, dass die Beschäftigten im Bereich der Gremienbetreuung noch stärker in die Überprüfung der Vorlagen eingebunden wurden. Statt der geplanten Einsparung im Personalbereich der Gremienbetreuung nahm die Arbeitsbelastung eher zu. Hintergrund waren fehlerhafte Vorlagen aus den Fachämtern und der Umgang mit fremden Daten im Hinblick auf die Veröffentlichung im Internet. Trotz Schulung kam es häufig vor, dass Vorlagen außerhalb des Systems geschrieben und das Textdokument in die Vorlagenmaske kopiert wurde. Dadurch fehlten Textmarken, die zur Weiterverarbeitung in Beschlüssen und Niederschriften benötigt werden. Um diese Fehler zu minimieren, wurden eine Schulungsversion aufgesetzt und eine Fortbildung angeboten. Außerdem ist die Einführung in das Sitzungsdienstprogramm im Ausbildungsplan für Nachwuchskräfte bindend enthalten.
Im Laufe der Zeit sank die Belastung der Beschäftigten im Büro der Stadtverordnetenversammlung und der Magistratsgeschäftsstelle. Im Jahr 2012 kam es folgerichtig zu Änderungen in der Geschäftsverteilung. Das Büro der Stadtverordnetenversammlung und die Magistratsgeschäftsstelle wurden zusammengelegt und die Arbeitsabläufe neu organisiert. Die Zahl der Vollzeitäquivalent-Stellen in diesem Bereich konnte von acht auf fünf reduziert werden. Gleichzeitig verkürzte sich die Zeitspanne zwischen Sitzung, Erstellung der Niederschrift und Veröffentlichung im Internet auf maximal drei Arbeitstage.

Mandatsträger nutzen eigene Geräte

Mit der Einführung der papierarmen Gremienarbeit wurde im Jahr 2016 ein weiterer Schritt gemacht, der nicht nur zu Einsparungen im Bereich des Papierverbrauchs und der Kopierkosten führte, sondern auch den Botendienst der Wissenschaftsstadt spürbar entlastet. Im Gegensatz zu vielen anderen Städten hat sich Darmstadt nicht dafür entschieden, einheitliche Tab­lets anzuschaffen und diese dann unentgeltlich bereitzustellen. Vielmehr wurde festgelegt, dass jeder Mandatsträger sein eigenes Gerät nutzen sollte. Dafür wurde in der Entschädigungssatzung ein Betrag festgelegt, der sowohl die Abschreibung für das Equipment als auch Verbrauchsmittel beinhaltet.
Der Vorteil für den Mandatsträger besteht darin, dass er sich mit seinem eigenen Gerät auskennt. Die Stadt wiederum muss keine Geräte anschaffen und warten. Bei rund 100 Mandatsträgern wäre andernfalls ein erheblicher Kostenfaktor im Bereich der städtischen IT-Abteilung die Konsequenz gewesen. Beschaffung, Wartung und Service für ungefähr 100 Geräte sowie die Verwaltung der Nutzer hätten zu zusätzlichem Personaleinsatz geführt. Auch die privaten Vorlieben für Betriebssystem oder Bauform – also Tablet, Netbook oder Laptop – spielen für die Stadt keine Rolle. Das Konzept wurde positiv aufgenommen.

Magistratsvorlagen revisionssicher darstellen

Nach den guten Erfahrungen mit dem Sitzungsdienstprogramm soll das Einsatzgebiet erweitert werden. Als Nächstes wird etwa an der Einführung eines neuen Workflows gearbeitet, der mithilfe eines im Sitzungsdienst bereits vorhandenen Mitzeichnungslaufs die ämter- und fachdezernatsübergreifende Bearbeitung von Magistratsvorlagen revisionssicher darstellen soll. In einer Stadt wie Darmstadt, deren Ämter und Verwaltungsstellen in über das Stadtgebiet verteilten Liegenschaften untergebracht sind, geht die rein digitale Absprache im Vorfeld eines Magistratsbeschlusses mit einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeit einher. Ebenfalls ge­plant ist, das komplette Datenwerk zusätzlich über eine Schnittstelle an einen revisionssicheren DMS-Server zu übergeben.

Benutzerorientiert und barrierefrei

Darüber hinaus sollen weitere städtische Gremien ihre Sitzungen über das System abbilden. Vorreiter war 2017 der Jugendhilfeausschuss, der seither alle Informationen zu seinen Sitzungen online zur Verfügung stellt. Einladung und Niederschrift zu den Sitzungen erfolgen ausschließlich papierlos. Aufgrund der bisher sehr positiven Erfahrungen sollen in einem weiteren Schritt die Betriebskommissionen folgen. In einer nächsten Ausbaustufe sollen sich dann die Kommissionen und Beiräte anschließen. Diese Gremien werden nicht über das Gremienbüro betreut, sondern von den fachlich zuständigen Ämtern und Verwaltungsstellen. Ebenfalls bereits angedacht ist die Verknüpfung von Videoaufzeichnungen aus der Stadtverordnetenversammlung mit den Tagesordnungspunkten auf der Website des Sitzungsdienstprogramms. So können Nutzer gezielt die gewünschten Diskussionen auswählen – ohne langes Suchen, benutzerorientiert und barrierefrei.