IserlohnUmfassende Übersicht

Mit der Gründung des KIM Kommunales Immobilien Management im Jahr 2004 hat die nordrhein-westfälische Stadt Iserlohn alle 400 städtischen Gebäude an die eigenbetriebsähnliche Einrichtung übertragen. Seither ist das KIM in seiner Funktion als Eigentümer und Vermieter Ansprechpartner für die Fachressorts der Stadtverwaltung. In diesem Zusammenhang werden für die Nutzer projektierte Neubaumaßnahmen weitgehend intern geplant und errichtet. Zu den weiteren Aufgaben zählen die Bauunterhaltung, die Durchführung umfangreicher Generalsanierungen im Rahmen der Kernaufgabe zur Wert­erhaltung der Bestandsgebäude sowie die Anmietung von Fremdobjekten im Auftrag der einzelnen Fachbereiche.
Seit dem Jahr 2015 setzt das KIM dabei auf das Finanzverfahren ­Infoma newsystem inklusive des integrierten Fachverfahrens Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Zwar hatten die Iserlohner auch in den Jahren davor eine CAFM-Software im Einsatz. Diese konnte allerdings nicht mit einer Anbindung an das Finanzwesen aufwarten. In der Abbildung von Finanz- und Liegenschaftsdaten sahen die Verantwortlichen indes eine wesentliche Grundlage für optimierte, durchgängige und somit effiziente Arbeitsabläufe – eine Anforderung, die sie mit der Entscheidung für den integrierten elektronischen Rechnungsworkflow noch untermauerten. Seit Anfang 2020 erfolgt die Abwicklung von Rechnungen im KIM nun digital und damit papierlos.

Implementierung und Start in den Echtbetrieb

Im Vorfeld der Implementierung galt es jedoch, die individuellen Schritte im Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung festzulegen. Welche Belege und welche Anhänge werden eingescannt und in den Rechnungsworkflow überführt? Und welche Belege gehen erst an den Sachbearbeiter? Diese Fragen mussten ebenso geklärt werden wie die technische Abstimmung des gesamten Prozesses vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Ein wesentlicher Punkt war die Vorbereitung der Belegerfassung per Barcode, damit die Scan-Software nicht nur einzelne Seiten, sondern komplette Rechnungssätze in den Workflow überführt. Eine genaue Festlegung erforderten auch die Abbildung des Vier-Augen-Prinzips sowie die Hinterlegung der Berechtigungsstrukturen, um die Verwaltungsvorschriften einzuhalten.
Der Start in den Echtbetrieb verlief wie geplant. Die gesamte Prozesskette vom Scannen bis zur Verbuchung wird nun optimal unterstützt. Tanja Schulte-Treppe, beim KIM für die Systemadministration der Lösung Infoma newsystem zuständig, zeigt sich daher nach den ersten Monaten sehr zufrieden: „Gegenüber dem bisherigen Prozess haben wir jetzt eine umfassende Übersicht über alle Rechnungseingänge und deren aktuellen Bearbeitungsstatus. So gehen keine Rechnungen im Haus verloren und Zahlungsziele werden eingehalten. Zudem muss nicht mehr zeitaufwendig nach Rechnungen in Aktenordnern gesucht werden, sondern alle Sachbearbeiter haben jederzeit Zugriff aus dem System heraus.“

Sehr gute Resonanz

Die Resonanz der Mitarbeiter auf den neuen digitalen Prozess ist sehr gut. Der bessere Überblick bei der Rechnungsbearbeitung und die damit verbundene Budgetkontrolle erleichtern ihnen viele Arbeitsabläufe. Als großer Vorteil hat sich darüber hinaus die direkte Zuordnung von Rechnungen zu vorherigen Bestellungen herausgestellt. Möglich wird dies durch die automatische Erkennung der Bestellnummer und des Kreditors bei der Scan-Verarbeitung.
Für Tanja Schulte-Treppe sind die digitale Rechnungsbearbeitung und die geplante Integration des Rechnungsworkflows in ein Dokumenten-Management-System „der letzte Schritt zur kompletten Digitalisierung der Rechnungen bei der Stadt Iserlohn“. Denn in der größten Stadt des Märkischen Kreises sind die Planungen für eine kommunale Digitalisierungsstrategie mit der Entwicklung interner und externer Aktivitäten in vollem Gange. „Allgemein befinden sich die Digitalisierungsprozesse zurzeit im Wandel. Um diese Strukturen in der städtischen Verwaltung zu integrieren, müssen viele interne Prozesse angepasst werden. Beschleunigend wirkt dabei die Corona-Zeit, da beispielsweise die Anbindung von Homeoffice-Arbeitsplätzen neue digitale Arbeitswege schafft“, kennt Tanja Schulte-Treppe die Herausforderungen, aber auch Chancen der Zukunft – und sieht Iserlohn hierfür bereits gut aufgestellt.