SchwerinVerbindendes Element

Mit dem interaktiven Service Schwerin.Connect soll es Bürgern, Unternehmen und Institutionen ab dem Jahr 2013 erleichtert werden, Informationen mit der Verwaltung der Landeshauptstadt Mecklenburg-Vorpommerns auszutauschen. Die Kommunikation und Transaktion mit den Behörden soll von der Antragstellung bis zur Überweisung elektronisch ablaufen. Formulare müssen nicht mehr ausgedruckt, per Hand ausgefüllt und an die Stadtverwaltung geschickt werden. Über eine einzige zentrale Stelle kann der Nutzer via Internet Anfragen oder mittels intelligenter Formulare Anträge stellen, die dann medienbruchfrei an die jeweiligen Ämter und Ansprechpartner weitergeleitet werden. Bis zur abschließenden Bearbeitung sind alle relevanten Informationen zum Anliegen oder zu den gestellten Anträgen jederzeit im Portal abrufbar.

Vorteile für Bürger

„Für Bürgerinnen und Bürger sollen Anmelde- und Antragsprozesse transparent und einfach gestaltet werden. Es soll nachvollziehbar sein, wem welche Identitätsdaten im Netz übermittelt werden, wobei der Datenschutz selbstverständlich eine entscheidende Rolle spielt. Unser Ziel ist es, interaktive und zeitsparende Dienstleistungen anzubieten. Dabei legen wir besonderes Gewicht auf die Bedienerfreundlichkeit, um so auch Hemmschwellen potenzieller Nutzer abzubauen“, erläutert Andreas Ruhl, Leiter Zentrale Steuerung, Organisation und Personal der Stadt Schwerin.
Die vom Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern unterstützte moderne Lösung sorgt durch die Vernetzung von ämterübergreifenden Verwaltungsprozessen außerdem dafür, dass alle internen Arbeitsabläufe standardisiert werden und zu einer Vereinfachung beziehungsweise Optimierung der Bearbeitungsvorgänge beitragen. Die flexible Integration von Fachverfahren und Verzeichnisdiensten sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung. „Wir werden das Vorhaben auch dazu nutzen, die verwaltungsinternen Abläufe zu straffen“, sagt Oberbürgermeisterin Angelika Gramkow, „dies ist unabdingbare Voraussetzung, um mit den immer knapper werdenden Ressourcen verantwortlich umgehen zu können.“

Weitere Synergien ausschöpfen

Die Anforderungsanalyse und Konzeptionsphase wurde vom Fraunhofer-Institut für Graphische Datenverarbeitung (Standort Rostock) und dem Beratungsunternehmen Consinto unterstützt. Derzeit analysieren die beiden Partner verschiedene Online-Prozesse für Bürger und Unternehmen, die zukünftig in Schwerin für Arbeitserleichterung sorgen könnten. Die größte Herausforderung bei der Einführung von Online-Prozessen ist zum einen, dass sich gewohnte Abläufe innerhalb der Verwaltung gravierend verändern und dass zum anderen die herkömmlichen und vertrauten Wege für die Bürger weiterhin reibungslos funktionieren müssen. Denn noch ist nicht jeder online.
Matthias Effenberger, Geschäftsführer des städtischen IT-Dienstleisters SIS, erklärt: „Die Umsetzung der festgelegten IT-Architektur hat bereits Anfang des Jahres begonnen. Die geplante Lösung schafft aber nicht nur die Grundlage für den Aufbau eines umfangreichen Angebots breiter Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen der Stadt. Unser Ziel ist es, diese sichere und wirtschaftlich sinnvolle Gesamtlösung auch den anderen Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern zur Verfügung zu stellen. Außerdem soll Schwerin.Connect in der Landeshauptstadt im Verbund mit den zugehörigen kommunalen Unternehmen eingesetzt und somit weitere Synergien ausgeschöpft werden.“ Die internetbasierte Lösung sei wesentlich wirtschaftlicher als die gewohnte Bearbeitung in Papierform. Und: Über die Plattform solle den Bürgern ein einfacher Zugang zu möglichst vielen kommunalen Dienstleistungen eröffnet werden.

Strukturierte Dokumentenablage und Transparenz

Neben der Einführung eines Portal-Servers und eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist die Integration von Landesbasisdiensten wie beispielsweise einem Formular-Server geplant. Während der Portal- und der Formular-Server die Kommunikation nach außen zum Bürger sichern, dient das DMS der strukturierten Ablage aller eingehenden und ausgehenden Dokumente. Hier werden künftig sowohl die Dokumente aus dem Online-Verfahren als auch eingescannte Dokumente aus dem herkömmlichen Schriftverkehr gemeinsam verwaltet. Über die Workflow-Komponente des Dokumenten-Management-Systems werden zudem Informationen zum Bearbeitungsstand generiert und dem Bürger über das Portal zur Verfügung gestellt. Somit hat der Antragsteller jederzeit einen transparenten Überblick über den Fortschritt der Bearbeitung.
Als zentrale Schnittstelle für die störungsfreie Interaktion aller Systeme, die sichere Datenübertragung und die Implementierung der eID-Services wird der Daten- und Diensteprozessor ProGOV 3 der Firma procilon in das Gesamtsystem eingebunden. Die OSCI-konforme Integrationsplattform realisiert das Identitätsmanagement und gewährleistet die Rechtsverbindlichkeit aller elektronischen Antrags- und Verwaltungsprozesse.

Das aktuelle Online-Angebot wird erweitert

Mit der Integration des neuen Personalausweises – alternativ mit Signaturkarte – in Kombination mit einem E-Payment-Verfahren werden die heutigen Online-Angebote der Stadtverwaltung ausgebaut. Insbesondere die Einbindung des neuen Personalausweises in die Plattform Schwerin.Connect soll dem Wirrwarr aus PIN und Passwörtern ein Ende bereiten. Die Vision einer Smart City wird dabei durch die Abwicklung von Verwaltungsvorgängen über das Internet bei gleichzeitiger transaktionsorientierter Vernetzung vorhandener Informationssysteme mit der klaren Fokussierung auf Bürger und Unternehmen erreicht. Die Mitarbeiter der Verwaltung profitieren ebenfalls, da sie die regelmäßig wiederkehrenden Prozesse des Tagesgeschäftes gebündelt über eine einheitliche Bedienoberfläche im Front End bearbeiten können.