Kreis AmmerlandVerschiebe nicht auf morgen

Die wirtschaftliche Situation einer Kommune ganzheitlich darzustellen, ist Ziel des kommunalen Gesamtabschlusses. In den meisten Bundesländern ist er gesetzlich festgelegt. Politik und Verwaltung erhalten damit einen aussagekräftigen Überblick, wie es um den Konzern Kommune steht. Sie können den Gesamtabschluss aber auch als Instrument nutzen, um die gesamte Steuerung zu verändern. Der Erstellungsprozess ist jedoch aufwendig und stößt deshalb nicht immer auf Begeisterung in den Verwaltungen. Doch die Aufstellung der Gesamtsicht von Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kernverwaltung einschließlich der eigenen Gesellschaften, Betriebe, Ausgliederungen und sonstigen Beteiligungen ist längst nicht so kompliziert wie oft befürchtet. Sicherlich gehört eine leistungsfähige Software zu den Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Projektergebnis. Doch den ersten Platz auf der Umsetzungsagenda nimmt der Mensch ein. Wenn die im Konsolidierungskreis festgelegten kommunalen Töchter nicht akzeptiert und unterstützt werden, kann es zu Schwierigkeiten kommen. Hier muss also frühzeitig informiert und der Dialog gesucht werden, um bestehende Vorbehalte zu entkräften und ein gemeinsames Vorgehen abzustimmen. Zu den wesentlichen Fragen gehört daher, wie aufbereitet die Daten zu welchem Termin zu liefern sind. Dieser Punkt gilt als entscheidender Faktor und wird vom Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) während der Begleitung beim Gesamtabschluss mit den Kunden detailliert besprochen.

Frühzeitig thematisieren

Vor allem das Zeit-Management sollte im Blick behalten werden – braucht die Vorbereitung doch Vorlauf und Kapazitäten. Gerade zu Beginn ist der Abstimmungsaufwand noch hoch und für die Erstellung des Abschlusses gibt es feste Fristen. Erfahrungen mit bereits abgeschlossenen Projekten in Niedersachsen zeigen, dass es ratsam ist, den Weg von Anfang an durchgängig zu dokumentieren. Das trägt nicht nur zur Prüfungssicherheit bei, sondern erleichtert auch die Nachvollziehbarkeit und schafft eine brauchbare Basis für die folgenden Gesamtabschlüsse. Mit dieser Vorgehensweise hat auch der Kreis Ammerland, langjähriger KDO-Kunde, im vergangenen Jahr den ersten Gesamtabschluss vorgelegt, der ohne Beanstandungen vom Rechnungsprüfungsamt (RPA) geprüft und vom Kreistag beschlossen wurde. Neben dem Landkreis waren mit den Eigenbetrieben Abfallwirtschaftsbetrieb und Immobilienbetreuung, der Ammerland-Klinik und der Ammerländer Wohnungsbaugesellschaft vier Beteiligungen zu konsolidieren. Für Peter Hullen, Leiter im Amt für Finanzen beim Kreis Ammerland, war daher die frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema Gesamtabschluss eines der Erfolgskriterien: „Der Konzernabschluss ist mit vielen organisatorischen und fachlichen Fragestellungen verbunden. Dazu gehört zuallererst die Festlegung des Konsolidierungskreises, aber auch die Kommunikation mit den einzelnen Beteiligungen und die Abstimmung über die korrekte Lieferung des Zahlenmaterials von den Konzerntöchtern im richtigen Importformat.“ Die ersten Schritte in Richtung Gesamtabschluss erfolgten bereits im Jahr 2011 mit Seminaren für die Mitarbeiter der Kämmerei, der Erstellung eines internen Ablaufplans, der Festlegung des Konsolidierungskreises und einer in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt erstellten Dienstanweisung. In den folgenden Jahren galt es dann, das umfangreiche Aufgabenprogramm zu bewältigen. Die Erstellung der bis dato fehlenden Jahresabschlüsse für den Landkreis, die Überleitung aller Einzelkonten in den Konzernkontenplan, die Prüfung und Klärung von Differenzen der von den Beteiligungen gelieferten Unterlagen, die Durchführung von Eliminierungs- und Konsolidierungsbuchungen und die Aufstellung des Gesamtergebnisses aus Konzernbilanz und Konzernergebnisrechnung sind nur ein Ausschnitt der vielfältigen Arbeiten.

Wertvolle Erfahrung

Informationstechnisch hat sich der Landkreis auf die seit dem Jahr 2007 eingesetzte Finanz-Software newsystem von Infoma gestützt und dabei die im doppischen Standard bereitgestellten Funktionalitäten für den kommunalen Gesamtabschluss genutzt. Eine zusätzliche Software war nicht notwendig. In einem halbtägigen Workshop wurde gemeinsam mit der KDO ein eigener Mandant Gesamtabschluss in newsystem eingerichtet. Grundlage war das von der KDO entwickelte Template zum Gesamtabschluss. Es umfasst diverse, auch gesetzlich vorgegebene Standards. Dazu gehört zum Beispiel ein Positionenrahmenplan. Insgesamt waren zwei Workshop-Tage vor Ort für den ersten Gesamtabschluss notwendig, den zweiten führte der Landkreis bereits komplett in Eigenregie durch. Mit der Kernverwaltung und dem Abfallwirtschaftsbetrieb setzen zwei Mandanten das Infoma-Verfahren für ihr Finanzwesen ein. Dank der Integrationsfähigkeit konnten hier die Sachkontenwerte aus den Kontenplänen importiert werden. „Für uns ist es vorteilhaft, dass die Lösung zum Gesamtabschluss identisch mit der bestehenden Finanz-Software von zwei Konzerneinheiten ist“, sagt Peter Hullen. „Dadurch profitieren wir von der Datenintegration sowie der einheitlichen Benutzeroberfläche und den gewohnten Funktionalitäten.“ Bei den anderen Beteiligungen erfolgte der Import der Daten per CSV-Datei. Peter Hullen zeigt sich mit dem Projektverlauf zufrieden. „Viele vorbereitende Arbeiten zum Gesamtabschluss haben wir parallel zu den Abschlussarbeiten für die Jahresabschlüsse der Kernverwaltung vorgenommen.“ Zwar hat der erste Gesamtabschluss alle Beteiligten gefordert, aber die Erfahrung und das Wissen aus diesem Projekt haben dem Kreis Ammerland geholfen, den Gesamtabschluss für das darauf folgende Jahr zügiger und ohne externe Unterstützung zu erstellen.