E-SignaturVielfältig im Einsatz

Ob Stadtbücherei, Abfallwirtschaft, Kfz-Zulassungsstelle oder internes Anordnungswesen, sie alle können mit der elektronischen Signatur Aufwand und Material einsparen. Viele Verwaltungen nutzen dafür die Software signoSign/2 von Anbieter signotec. Sie umfasst eine Vielzahl an Funktionen, um Dokumente digital und automatisiert zu verarbeiten und zu unterschreiben. Dabei erfüllt sie alle Anforderungen an die ISO-Standards sowie die Vorgaben aus der eIDAS-Verordnung.
Auch die in den Verwaltungen eingesetzten signotec-Unterschriftenpads bieten dank einzigartiger RSA-Verschlüsselungsmechanismen höchste Sicherheit. Je nach Pad sind unterschiedliche Anwendungsfälle besonders geeignet. Während sich in der Abfallwirtschaft das kompakt und robust gebaute signotec Sigma bewährt, ist das signotec Delta in der Kfz-Zulassungsstelle ideal geeignet, um A4-Dokumente in Originalbreite anzuzeigen. Die elektronische Signatur ermöglicht einen medienbruchfreien Workflow und eliminiert so kostenintensive Arbeitsschritte wie drucken, scannen, faxen, die Papierlogistik oder das manuelle Archivieren in der Verwaltung. Neben anderen Verwaltungen hat man auch im Landratsamt Bodenseekreis, in der Stadt Bochum, im Kreis Leer und in der Verbandsgemeinde Ransbach-Baumbach dieses Potenzial erkannt und die Lösungen zur elektronischen Signatur von signotec eingeführt.

E-Signatur statt Papier

Seit dem Jahr 2013 nutzt das Landratsamt Bodenseekreis in seinen drei Entsorgungszentren in Friedrichshafen, Tettnang und Überlingen die elektronische Signatur auf Wiegescheinen im Bereich der Abfallwirtschaft. Für die Anlieferung von Abfällen an die Entsorgungszentren wird je nach Abfallsorte eine mengenabhängige Gebühr erhoben. Kunden, die auf Rechnung bezahlen wollen, müssen die Anlieferung per elektronischer Unterschrift über ein Signaturpad auf einem Liefer- oder Wiegeschein quittieren. Dieser elektronische Wiegeschein bildet die Grundlage der späteren Abrechnung. Sämtliche Dokumente werden digital in der Verwaltungssoftware der Abfallwirtschaft gespeichert und archiviert. Fielen beim Wiegeschein zuvor jährlich circa 50.000 Blatt Papier an, spart die Abfallwirtschaft des Bodenseekreises nun nicht nur Materialien ein, sondern auch Zeit und Platz. Das Lagern und Verwalten sperriger Akten und Ordner entfällt vollständig.
In der 370.000-Einwohner-Stadt Bochum können dank elektronischer Signatur Büchereiausweise papierlos beantragt werden. Dafür sorgen in den sieben Filialen der Stadtbibliothek Unterschriftenpads und Signatur-Software. Technisch wurden die Produkte lückenlos in den vorhandenen Bibliotheksprozess integriert. Bei der Beantragung wird zunächst ein Kundenkonto in der Verwaltungssoftware der Bibliotheken erstellt. Dann wird der Antrag als PDF in der Signatur-Software geöffnet und über das Unterschriftenpad signiert. Das PDF mit der Originalunterschrift des Kunden wird dann übersichtlich unter der jeweiligen Kundennummer gespeichert.

Nach sechs Monaten amortisiert

Durch den Einsatz der elektronischen Signaturlösungen per Unterschriftenpad und Signatur-Software spart die in Bußgeld- sowie Zulassungsstelle aufgeteilte Straßenverkehrsabteilung des Ordnungs- und Straßenverkehrsamts im Kreis Leer eine ganze Palette Papier pro Monat. Die Anschaffungskosten der Signaturpads hatten sich somit bereits nach sechs Monaten amortisiert. Gerrit de Wall, Leiter der Straßenverkehrsabteilung, erläutert: „Jährlich werden 65.000 An-, Ab- oder Ummeldungen komplett elektronisch abgewickelt.“ Umgerechnet sind dies 200 Besucher mit rund 260 Vorgängen pro Tag. Auch die 142.000 im Bestand gelisteten Fahrzeuge werden ausschließlich digital verwaltet, alle Zulassungsvorgänge erfolgen elektronisch. An den Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter befindet sich neben einem Einzugsscanner zur digitalen Erfassung von Dokumenten wie Vertretungsvollmachten, Fahrzeugscheinen, Gutachten oder Bescheinigungen auch ein Unterschriftenpad zum Signieren aller Zulassungsvorgänge. Positiver Nebeneffekt des Pads: Eine Diashow mit Impressionen aus dem Landkreis versüßt den Kunden die Wartezeit.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

In der Verbandsgemeinde Ransbach-Baumbach im Westerwald werden jährlich 50.000 Anordnungsbelege nicht mehr ausgedruckt, sondern via Unterschriftenpad und Signatur-Software unterzeichnet. Bereits seit dem Jahr 2013 werden an fast allen 35 Arbeitsplätzen der Verwaltung Zahlungsanweisungen, -vereinnahmungen sowie interne Verrechnungen elektronisch unterschrieben. Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Die aus dem Haushaltsprogramm erzeugten Anordnungen werden in ein PDF umgewandelt und über das Unterschriftenpad in der Signatur-Software direkt im PDF vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben. Da für diesen Vorgang eine zweite Signatur erforderlich ist, wird das Dokument im Anschluss an eine übergeordnete Stelle, etwa die Fachbereichsleitung oder den Verbandsgemeindebürgermeister, weitergeleitet. Wurde die zweite Unterschrift geleistet, führt die Kasse die entsprechende Zahlung oder Verbuchung gemäß der Anordnung aus. Anschließend werden die Belege über das Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert, sodass sie beispielsweise im Falle einer Rechnungsprüfung direkt im DMS geprüft werden können. Wichtig ist dabei, dass fortgeschrittene elektronische Signaturen gesetzt werden. Denn gegenüber der einfachen elektronischen Sig­natur haben sie einen deutlich höheren Beweiswert. So ermöglichen sie etwa im Streitfall eine genaue Validierung der Signatur, bestehend aus Dokumentenintegrität sowie der Authentifizierung des Unterzeichners. Damit lässt sich feststellen, ob das Dokument verändert wurde und welche Person es signiert hat.