TaunussteinVolldigital und effizient

Nach 19 Jahren Arbeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS 3 hat sich die Stadt Taunusstein in Hessen entschieden, auf den Nachfolger ALLRIS 4 und somit eine modernere und leistungsfähigere Plattform umzusteigen. Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses wurden die Server der Stadt Ende vergangenen Jahres ausgelagert. Spätestens zu diesem Zeitpunkt musste das Ratsinformationssystem (RIS) über den externen Server bei Software-Anbieter ­CC e-gov laufen.
Ziel war der Aufbau einer modernen Plattform im Hosting-Verfahren, die dem Anforderungsprofil einer modernen Gremien- und Ver­waltungsarbeit Rechnung trägt. Dazu gehört unter anderem eine volldigitalisierte Gremienarbeit im Konzern Stadt Taunusstein mit und in einem modernen System, das umfassende Informationen – auch historischer Art – bereitstellt, auf welche die Nutzer zu jedem Zeitpunkt von überall aus Zugriff haben.
Wichtig sind außerdem einheit­liche Daten. Der gesamte Stadtkonzern arbeitet in nur einem System. So ist es nicht nötig, auf mehrere Lösungen zuzugreifen, um einen aktuellen Überblick zu bekommen oder Aktionen durchzuführen. Damit lässt sich das Risiko des parallelen und ineffizienten Arbeitens reduzieren. Hinzu kommt eine zentrale Datenhaltung für alle Gremien und Beteiligungen. Die Verfügbarkeit der Informationen an nur einer Stelle spart Speicherplatz und damit Kosten. Des Weiteren entfällt in der Regel die mehrfache Pflege von Daten, wenn sie neu angelegt, geändert oder gelöscht werden. Das senkt die Fehleranfälligkeit und führt zu einer höheren Datenkonsistenz.

Gute Erfahrungen mit ALLRIS

Im neuen System der Stadt Taunusstein ist für Politik und Bürger zeitnah und in einem System ersichtlich, welche Sitzungen stattfinden und welche Themen aktuell in Bearbeitung sind. Auch gegenseitige Abhängigkeiten werden transparenter dargestellt. Ein weiteres Argument für die Umstellung auf ein modernes RIS ist die Kostenersparnis. Abhängig von der eingesetzten Software können Wartungs- und Lizenzkosten reduziert werden, da diese nur für ein System statt für mehrere anfallen. Aus demselben Grund sind bei einer integrierten Lösung niedrigere Anpassungs- und Upgrade-Kosten zu erwarten, als wenn eine große Zahl an Insellösungen nebeneinander betrieben wird.
Seit dem Jahr 2001 haben Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit in Taunusstein gute Erfahrungen mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS gesammelt. Vor dem Wechsel hat die Verwaltung ihre Erwartungshaltung mit den Möglichkeiten und Funktionen von ALLRIS 4 abgeglichen. Seit 2013 sind die Mandatsträger mit Tablets ausgestattet, was die Akzeptanz und Verwendung von ALLRIS weiter gesteigert hat.
In ausführlichen Gesprächen mit CC-e-gov wurde ein Ablaufplan für die Umstellung auf die neueste Version entwickelt. Zentraler Bestandteil war die frühzeitige Einbindung der Gremienmitglieder und der Sachbearbeiter, um Vorbehalte gegenüber dem neuen System abzubauen und eine reibungslose Migration zu ermöglichen. Bereits im Sommer 2020 sollten die Gremienmitglieder mit der neuen Version eingeladen und alle Sachbearbeiter geschult sein. Die Corona-Pandemie hat diesen Plan durchkreuzt. Das Projekt musste zunächst gestoppt werden, um in der dynamischen Anfangsphase der Pandemie einen Überblick zu bekommen.

Höhere Effizienz vieler Prozesse

Die Auslagerung der Server zum Jahresende und die Kommunalwahl im März 2021 ließen sich allerdings nicht verschieben. Schnell war klar, dass die Migration sowie die Schulungen komplett digital ablaufen mussten. Der Roll-out-Plan wurde in enger Zusammenarbeit mit CC-e-Gov angepasst, was dank der vorhandenen technischen Ausstattung, der digitalen Kompetenz vor Ort und dem Engagement aller Beteiligten gelang. Dennoch war der neue Zeitplan knapp bemessen und mit vielen Unsicherheiten behaftet. Mit dem Start der Umsetzung des Projekts im Oktober 2020 sollte ALLRIS 4 bis zum Jahreswechsel einsatzbereit sein. Die Projektphasen wurden in engmaschige Terminabschnitte unterteilt und eingehalten. Trotz einiger Hindernisse, wie sie wahrscheinlich in fast jedem Umstellungsprojekt auftauchen, gelang die Migration rechtzeitig mit der Server-Auslagerung zum Jahresende 2020.
Nach umfassenden digitalen Schu­lungen des Gremienbüros und der Mitarbeiter läuft das neue System seit Anfang Januar dieses Jahres. Es gibt viele positive Rückmeldungen seitens der Mitarbeiter und der Mandatsträger. Die Plattform ist übersichtlich und auf ein digitales und vor allem mobiles Arbeiten optimiert. Grundsätzliche Funktionen, wie beispielsweise die Abrechnung des Sitzungsgeldes, sind ähnlich geblieben.
Viele Prozesse gehen nun effizienter vonstatten: Die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Vorgängen ist schneller möglich, viele Workflows laufen ohne digitale Brüche ab. Beispielsweise können Mandatsträger direkt aus dem System eingeladen werden, die Politik erhält mit einer E-Mail den Link zur Tagesordnung. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier. Außerdem können in ALLRIS 4 komplette Workflows digital abgebildet werden. Diese sind wesentlich übersichtlicher als in der Vorgängerversion. So ist beispielsweise die Abstimmung der Tagesordnung mit dem Vorsitz deutlich einfacher: Der notwendige Link wird aus dem Programm versendet und der oder die Vorsitzende gelangt im System direkt auf die Tagesordnung. Die vorher notwendige Erstellung von Word- und PDF-Dateien und der Versand per E-Mail entfallen. Auch die finale Freigabe durch den Bürgermeister ist dank des komplett digitalen Workflows ortsunabhängig möglich. So können die Drucksachen bei Bedarf von unterwegs aus über die App freigegeben werden.

Eine Herausforderung, die sich gelohnt hat

Ermöglicht wird dies insbesondere durch eine dezidierte Rechtevergabe. Einzelne Zugriffsrechte können passgenau den jeweiligen Sachbearbeitern zugewiesen werden, sodass Zuständigkeiten und Verantwortungen klar geregelt sind. Aber nicht nur die vorbereitenden Arbeiten funktionieren mit ALLRIS 4 reibungslos – auch die Beschlussverfolgung lässt sich künftig vollständig digital abbilden: Arbeitsaufträge, Anträge oder Anfragen gehen nach dem Protokoll automatisch ins Haus zur Bearbeitung. Für das Gremienbüro ist zudem jederzeit ersichtlich, auf welchem Stand die Bearbeitung ist. Anträge, die wegen Krankheit oder aus anderen Gründen unentdeckt liegen bleiben, kann es somit nicht mehr geben.
Insgesamt war die Umstellung auf ALLRIS 4 während der Pandemie eine Herausforderung, die sich gelohnt hat. Das neue System bildet jetzt viele Prozesse einheitlich digital ab, die zuvor mit unterschiedlichen Programmen oder Papier verbunden waren. Taunusstein ist damit einen weiteren großen Schritt in Richtung einer Volldigitalisierung der Gremienarbeit gegangen.