RatsinformationssystemeVollständig integriert

Mit einer vollintegrierten Kombination aus Dokumenten-Management-System (DMS), Sitzungsdienst und Ratsinformationssystem (RIS) arbeitet die Verwaltung der Stadt Bruchsal. Dadurch vermeidet die baden-württembergische Kommune Insellösungen und setzt auf medienbruchfreie Geschäftsprozesse – ein Gewinn für alle Beteiligten.
Bruchsal ist die größte Stadt des Landkreises Karlsruhe und ein Mittelzentrum für die umliegenden Gemeinden. Wie alle Städte und Gemeinden muss sich auch Bruchsal den Anforderungen der Digitalisierung stellen. Im Rahmen des Kulturwandels wurde bereits vor einigen Jahren die Dokumenten-Management-Lösung regisafe eingeführt, um analoge Verfahren durch digitale Prozesse zu ersetzen. Vor allem das Hauptamt sowie das Personal- und Organisationsamt haben sich rasch in die neue Anwendung eingearbeitet und konnten spürbare Effizienzvorteile nutzen.
Sukzessive zogen weitere Abteilungen nach, sodass das DMS schließlich in der gesamten Verwaltung ausgerollt wurde. In puncto Digitalisierung hatte Bruchsal damit ein solides Fundament für den weiteren Ausbau gelegt. Der in der Verwaltung eingesetzte Sitzungsdienst samt dem daran angeschlossenen Ratsinformationssystem war zunächst nicht in das DMS inte­griert. Im Zuge der kontinuierlichen Sitzungsverwaltung zeigten sich im Laufe der Zeit aber die Herausforderungen, welche die Arbeit in unterschiedlichen Systemen mit sich bringt.

Medienbruchfreie Geschäftsprozesse

Die Kopplung beider Lösungen war technisch anspruchsvoll und führte zu komplexen Anwendungsstrukturen. Denn die Bearbeitung sitzungsrelevanter Vorgänge erforderte Arbeitsschritte in beiden Systemen mit jeweils unterschiedlich aufgebauten Oberflächen und war aus Anwendersicht mit einem entsprechenden Mehraufwand verbunden. Auch auf die Datenpflege hatte die doppelte Bedienung Auswirkungen: Adressdaten, Updates und Berechtigungen wurden jeweils in beiden Systemen verwaltet und bei Änderungen entsprechend aktualisiert. Gleiches galt für die erforderlichen Datensicherungen. Entsprechend groß war der zeitliche Aufwand. Zudem verhinderten die technischen Rahmenbedingungen eine vollständig elektronische Aktenführung im DMS, da Sitzungsunterlagen im Sitzungsdienst verblieben.
So reifte der Entschluss, einen integrierten Ansatz zu etablieren. Mit der Einführung des Sitzungsdienstes des DMS-Anbieters comundus regisafe gelang die Ergänzung des bestehenden Systems: Das direkt an den regisafe-Sitzungsdienst angebundene RIS ermöglicht die digitale Gremienarbeit und stellt den Gemeinderäten alle benötigten Dokumente sowie sitzungsrelevante Unterlagen online zur Verfügung – ein wichtiger Baustein des integrierten Gesamtkonzepts, das medienbruchfreie Geschäftsprozesse ermöglicht.
Alle Bruchsaler Ämter profitieren heute von den Synergien der Kombination aus DMS, integriertem Sitzungsdienst und dem direkt da­ran angeschlossenen Ratsinformationssystem. Ein Mehrwert dieser Lösung ist, dass die digitalen Funktionen des DMS vollständig im Sitzungsdienst zur Verfügung stehen. Personen, Gremien und Sitzungen werden nur einmal – im Sitzungsdienst des DMS – angelegt und direkt ins Ratsinformationssystem übernommen. Das mehrstufige Sicherheitskonzept des DMS und die damit verbundene rechtskonforme Ablage sind für alle sitzungsrelevanten Vorgänge verfügbar.

Stets vollständig und auf dem aktuellen Stand

Große Vorteile ergeben sich außerdem in zeitlicher Hinsicht und bezüglich der Aktenvollständigkeit. Davon profitieren sowohl die Geschäftsstelle als auch die einzelnen Ämter. Die Geschäftsstelle dient als zentraler Anlaufpunkt und hat damit eine Schlüsselfunktion innerhalb der Verwaltung inne. In der Fachakte erstellte Sitzungsvorlagen gelangen in Bruchsal nun automatisch via Workflow zur Geschäftsstelle und die entsprechenden Beschlüsse fließen durch den regisafe-Sitzungsdienst direkt in die richtige Akte zurück – ohne langes Suchen oder händisches Verschieben der Dokumente.
Die Akten sind damit stets vollständig und auf dem aktuellen Stand. Ein Zeitgewinn ergibt sich auch, wenn Tagesordnungen für bevorstehende Sitzungen erstellt, Einladungen verschickt oder sachbezogene Beschlüsse dokumentiert werden müssen. Aus den einzelnen Beschlüssen lässt sich rasch die erforderliche Gesamtniederschrift generieren. Andrea Holler, Mitarbeiterin der Geschäftsstelle Gemeinderat/Ortschaftsräte bei der Stadt Bruchsal freut sich über die beschleunigten Abläufe: „Bei den Ausfertigungen ergibt sich eine Zeitersparnis von 50 Prozent und somit eine große Entlastung für die zuständigen Kollegen und Kolleginnen.“
Ein weiterer Pluspunkt ist das ganzheitliche Erscheinungsbild. Optisch fügt sich das Ratsinformationssystem in den Online-Auftritt der Stadt ein, da das Design an das Erscheinungsbild des Bruchsaler Internet-Auftritts angepasst wurde. Die zusätzlich eingesetzte App des Ratsinformationssystems ermöglicht den Mitgliedern des Gemeinderats zudem ein mobiles Arbeiten – das stellt nicht zuletzt während der Corona-Pandemie eine sinnvolle Unterstützung dar.