FachverfahrenVollstreckung automatisieren

Die Corona-Krise treibt die Digitalisierung der Kommunen voran. Beschäftigte der Verwaltung arbeiten wann immer möglich aus dem Home­office, Ratssitzungen werden per Videokonferenz abgehalten, Anträge online abge­wickelt. Einer aktuellen Umfrage des Branchenverbands Bitkom und des Deutschen Städte- und Gemeindebunds zur „Digitalisierung der Kommunen in der Corona-Krise“ zufolge steigt die Anzahl neuer ­Digitalisierungsprojekte. Mehr als die Hälfte der befragten Kommunen investiert in Hard- und Software, etabliert neue Prozesse und Services.
Hinzu kommt: Bund, Länder und Kommunen sind verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll die Interaktion mit Bürgern und Unternehmen auf der einen und innerhalb der Administration auf der anderen Seite in Zukunft deutlich schneller, effizienter und nutzerfreundlicher werden. Des Weiteren erleichtert die Umstellung auf elektronische Aktenführung, E-Laufmappen, die elektronische Vorgangsbearbeitung und die elektronische Behördenkommunikation auch den Beschäftigten der Verwaltung die Arbeit.
Gerade im Finanzbereich bieten integrierte und durchgängig digitalisierte Abläufe jede Menge Möglichkeiten, Ressourcen zu sparen und so Freiräume zu schaffen. Geschäftsprozesse und Finanzströme, die per Software abgebildet und medienbruchfrei bearbeitet werden, führen zu schlanken, transparenten und rechtssicheren Arbeitsabläufen. Sie verbessern die Abstimmungen innerhalb des Teams, entlasten Mitarbeiter von Routineaufgaben und unterstützen sie bei der qualifizierten Sachbearbeitung.

Kommunen warten oft lange auf ihr Geld

Essenziell für die Finanzausstattung einer Kommune sind neben Zuweisungen von Bund und Land die Einnahmen aus den selbst veranlagten Steuern, Gebühren und Abgaben. Allerdings: Städte und Gemeinden warten häufig lange auf ihr Geld. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen schätzt die Gesamthöhe kommunaler Forderungen, die nicht fristgerecht beglichen wurden, bundesweit auf rund 24 Milliarden Euro. Für die Kommunen bedeuten diese Außenstände eine hohe finanzielle und personelle Belastung – zumal, wenn es sich um geringe Einzelbeträge handelt. Denn Vollstreckung und Forderungsmanagement sind in der Regel sowohl für den Innen- als auch den Außendienst mit viel manuellem Erfassungs- und Bearbeitungsaufwand verbunden. Informationen über Schuldner, Forderungen und Fälligkeiten liegen häufig dezentral und in Papierform ab. Für die Vollstreckung benötigte Dokumente müssen händisch zusammengetragen werden. Gleiches gilt für die Berechnung von Säumniszuschlägen und sonstigen Nebenforderungen sowie für das Controlling.
Dieses Prozedere ist nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, es führt in vielen Fällen auch dazu, dass nicht alle an der Vollstreckung beteiligten Instanzen auf dem gleichen Stand sind: Die Abstimmung zwischen Innen- und Außendienst findet oft verzögert und nur auf Zuruf statt. So kann es passieren, dass ein Verfahren untergeht oder doppelt bearbeitet wird. Zudem sind die Mitarbeiter mehr mit dem Recherchieren und Abheften von Unterlagen beschäftigt als mit ihrer eigentlichen Aufgabe: dem Eintreiben von Forderungen.

Erheblicher Nachholbedarf

Bereits 2009 hatte das Gutachten „Status quo und Perspektiven des kommunalen Forderungsmanagements in Deutschland” der Prüfungsgesellschaft Rödl & Partner wichtige Potenziale für Kommunen aufgezeigt. Dazu gehören optimierte Geschäftsprozesse, das Verhältnis von Innen- und Außendienst, die Zentralisierung von Forderung und Vollstreckung sowie das Controlling. Bis heute gibt es in allen Bereichen erheblichen Nachholbedarf. Eine Fachanwendung ist zwar in den meisten Kommunen mittlerweile Standard, häufig wird sie aber nur für einzelne Funktionen genutzt – Papierakten sind noch immer das Hauptinstrument.
Das SAP Public Sector Kassen- und Einnahmemanagement (PSCD) ist im öffentlichen Sektor fast flächendeckend der Standard. Die Software bildet zwar einen Großteil des kommunalen Rechnungswesens und des kommunalen Kassenwesens ab, bietet aber nicht für alle technischen und funktionellen He­rausforderungen eine Lösung. Als Ergänzung hat der SAP-Full-Service-Provider Nagarro ES daher das Paket Suite4Public mit den Lösungen Suite4Doppik und Suite4KA entwickelt. Letztere unterstützt Kommunen dabei, Steuern, Gebühren und Abgaben zu veranlagen, kritische Vorgänge zu bearbeiten sowie Beitreibungen und Vollstreckungen durchzuführen. Damit ist eine ganzheitliche Bearbeitung aller Vorgänge entlang der gesamten Prozesskette in Echtzeit und in einem konsolidierten System möglich.
Das Modul Suite4KA Vollstreckung setzt auf den Mahnprozess in PSCD auf und führt die Bearbeitung der entsprechenden Belege nahtlos innerhalb des Systems fort. Es bietet Nutzern zahlreiche Funktionen. Dazu gehört zum Beispiel ein zen­trales und transparentes Bearbeitungscockpit für Forderungen und Schuldner, die automatisierte Erstellung von Aktionen im Customizing sowie eine variable Bearbeitung nach fachlicher Erfordernis des konkreten Falls. Des Weiteren unterstützt das Modul die automatisierte Übernahme von fremden Amtshilfeersuchen und die Abwicklung von Zahlungsströmen. Auch die digitale Unterstützung und Abwicklung des gesamten erforderlichen Schriftverkehrs und eine elektronische Anbindung an das zentrale Amtsgericht Hagen sind Teil der Lösung. Spezielle Add-ons helfen den Mitarbeitern darüber hinaus bei der Bearbeitung von Insolvenzfällen, von Immobiliar- und Zwangsvollstreckungen sowie im Handling bei Fällen von gesamtschuldnerischer Haftung.

Echter Mehrwert für tägliche Verwaltungsarbeit

Der große Vorteil von Suite4KA: Durch die vollständig in SAP inte­grierte, modifikationsfreie Lösung fallen Schnittstellen und verzögerte Abgleiche der Finanzdaten weg. Informationen zu Forderungen, Schuldnern, weiteren Beteiligten im Vollstreckungsprozess, zur Planung und zum Status von Aktionen liegen stets in Echtzeit vor. Neue, für die Vollstreckung relevante Belege können problemlos hinzugefügt, bestehende Akten getrennt oder zusammengeführt werden. Die Bearbeitung kann durch die Integration eines speziellen Insolvenz­moduls vollumfänglich in einem System erfolgen. Die Zahlungsverteilung wird über die Letztempfängerfunktion in SAP automatisiert abgewickelt.
Die Software unterstützt sowohl den Innendienst als auch den Außendienst bei der Durchführung von Vollstreckungsmaßnahmen. Der Innendienst profitiert von der Unterstützung sämtlicher Arbeitsschritte und einer hohen Automatisierungsmöglichkeit durch IT. Durch den umfassenden Fokus kann alles in einem System erledigt werden, ohne dass mehrere Anwendungen oder manuelle Schritte benötigt werden. Der Zugriff auf Geschäftspartnerdaten und den Kontenstand in SAP PSCD erfolgt direkt und mit einem Mausklick. Der Außendienst wiederum profitiert von stets aktuellen Echtzeitinfos über den jeweiligen Status von Forderungen und Zahlungen sowie durch eine Außendienstabrechnung. Die von Nagarro ES gemeinsam mit Vertretern aus der Praxis konzipierte Lösung stellt so einen echten Mehrwert für die tägliche Verwaltungsarbeit und einen wichtigen Baustein auf dem Weg in eine digitale Zukunft dar.