E-VergabeVorreiter Cottbus

Seit Anfang dieses Jahres nutzt die Stadt Cottbus das von der Firma cosinex entwickelte Vergabemanagementsystem (VMS), eine Informations- und Transaktionsplattform für die Durchführung förmlicher Vergabeverfahren. Die Stadt veröffentlicht hier ihre Bekanntmachungen, bietet Vergabeunterlagen zum Download an und kommuniziert rechtssicher mit den Bietern, die ihre Angebote auch online abgeben können.

Gute Erfahrungen hatte Cottbus bereits im vergangenen Jahr mit Veröffentlichungen von Dienstleistungs- und Lieferausschreibungen und dem Bereitstellen der für ein Angebot notwendigen Dokumente auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg gesammelt: 90 Prozent der Unternehmen haben die Vergabeunterlagen digital angefordert. Das VMS stellt eine Erweiterung dieses Systems dar – nun ist auch der Rückweg, also die Abgabe elektronischer Angebote, möglich. Cottbus war die erste Kommune in Brandenburg, die den Firmen diese Möglichkeit bot.

Transparente und sichere Vergabeverfahren

In einem umfangreichen Verwaltungsbereich sind die Administration der Nutzer des Systems, die Vergabe von Rollen und Rechten, die Verwaltung einer umfassenden Bieter- beziehungsweise Unternehmerdatenbank sowie von Formularen und Dokumenten möglich. Die nachhaltige Dokumentation in Form einer elektronischen Vergabeakte trägt dazu bei, das Vergabeverfahren transparenter und rechtssicherer zu gestalten. Ein einstellbarer und automatisierbarer Ablauf sowie integrierte Tools, beispielsweise zur Fristenberechnung und Terminplanung, zielen auf eine Vermeidung von Fehlern ab. Da Dokumente nicht mehr ausgedruckt, per Hand ausgefüllt und mit der Post verschickt werden müssen, werden Zeit und Geld gespart. Dank ausgereifter Verschlüsselungsverfahren und elektronischer Unterschriften können alle Beteiligten sicher sein, dass ihre Daten nicht in falsche Hände geraten. Seit August steht darüber hinaus ein umfangreiches Statistik-Tool zur Verfügung, das eine aktuelle Auswertung aller Vergabearten ermöglicht.

Die Administratoren wurden von Anbieter cosinex innerhalb von zwei Tagen in das System eingewiesen, alle anderen Nutzer der Stadtverwaltung konnten durch hausinterne Einweisungen, Workshops und einen Support am Arbeitsplatz mit der Lösung vertraut gemacht werden. Die technische Installation des VMS auf einem Server der Stadt und einer Schulungs- und Übungsplattform wurde ebenfalls von cosinex unterstützt. In Zusammenarbeit mit der Auftragsberatungsstelle des Landes Brandenburg und den Kammern hat die Stadt Cottbus die Firmen über den neuen Service informiert und für dessen Nutzung geworben. In zahlreichen persönlichen Gesprächen versuchten die Mitarbeiter der Stadt darüber hinaus, den Bietern das System nahezubringen. Dieser Prozess dauert an, zeigt aber langsam Erfolg, denn die Akzeptanz für die E-Vergabe bei den Firmen wächst.

Bislang wurden in der Stadt Cottbus circa 80 förmliche Vergabeverfahren im VOL- und VOB-Bereich mithilfe des VMS vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet. Dabei handelt es sich sowohl um einstufige Vergabeprozesse, also öffentliche Ausschreibungen und freihändige Vergaben, als auch um zweistufige Prozesse, also beschränkte Ausschreibungen mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb.

Im VOL-Bereich gab es aufgrund der Konzentration des gesamten Vergabeprozesses in einer Struktureinheit und des Engagements der zuständigen Sachbearbeiterin keine nennenswerten Schwierigkeiten. Der VOB-Bereich konnte bislang allerdings noch nicht zufriedenstellend arbeiten. Das liegt zum einen an fehlenden Formularen für den Straßen- und Tiefbau und zum anderen an der noch nicht möglichen Einbindung externer Büros in den Vergabeprozess. Für letztgenanntes Problem wird zu Beginn des Jahres 2012 durch das kommunale Rechenzentrum der Stadt eine Lösung umgesetzt, mit der externe Planungsbüros in Abstimmung mit der Stadt einen Teil der Vergabe­unterlagen selbst in das System einstellen und – soweit zulässig – Angebote prüfen können.

Im VOL-Bereich werden künftig nur noch elektronische Angebote entgegengenommen. Im VOB-Bereich muss mit den Straßen- und Tiefbauausschreibungen begonnen werden, sobald die Formulare zur Verfügung stehen. Alle anderen VOB-Vergaben können nach Errichtung des Zugangs für externe Planungsbüros mit ihrem kompletten Workflow elektronisch abgebildet werden.

Als störend erweist sich nach wie vor die noch nicht erfolgte vollständige Synchronisation des Vergabemanagementsystems mit dem Vergabemarktplatz. So müssen die Unternehmensdaten nach wie vor doppelt gepflegt werden, für die Kommunikation mit den Bietern ist ein ständiger Wechsel zwischen den beiden Systemen notwendig.

Seit dem 1. Juli gibt es in der Stadtverwaltung Cottbus ein Zentrales Vergabe-Management. Hier werden alle förmlichen Vergabeverfahren der Stadt durchgeführt. Dadurch kommt es zu einer Bündelung des Know-hows für die E-Vergabe in einer Struktureinheit, Vertretungsregelungen sind besser umsetzbar. Diese Entscheidung der Rathausspitze erwies sich als Erfolgsfaktor für die E-Vergabe.