AKDBVorteil E-Akte

Für viele Jugend-, Sozial- und Wohngeldämter in Bayern ist die elektronische Aktenführung zur Routine geworden. Das teilt die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) mit. Mehr als 100 Ämter hätten das Dokumenten-Management-System (DMS) komXwork von LivingData aus dem AKDB-Unternehmensverbund an ihr Fachverfahren angebunden.
Legt eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter im Fachverfahren einen neuen Fall an, wird im DMS automatisch eine elektronische Fallakte erzeugt. Sie kann jederzeit aus dem Verfahren direkt aufgerufen werden, so die AKDB. Jedes aus dem Fachverfahren erstellte Dokument, zum Beispiel ein Anschreiben oder ein Bescheid, könne mit einem Klick korrekt abgelegt werden – ohne vorheriges Öffnen der elektronischen Fallakte. Eingehende Unterlagen in Papierform scannen die Sachbearbeitenden direkt dorthin ein.

Stimmen aus der Praxis

Das Kreisjugendamt Neustadt an der Waldnaab hat die E-Akte laut AKDB-Angaben seit 2007 im Einsatz. Zuerst mit OK.JUG, 2018 mit dem Wechsel auf OK.JUS nahtlos mit dem neuen Fachverfahren. 54 Jugendamtsmitarbeitende bearbeiten knapp 14.000 laufende Fallakten elektronisch. Martina Koppmann vom Landratsamt Neustadt an der Waldnaab sagt: „Als von heute auf morgen pandemiebedingt ein Umstieg auf das Homeoffice erforderlich war, haben wir davon profitiert, dass die E-Akte bei uns bereits so lange implementiert ist. Das Arbeiten im Homeoffice ist dank des zeitlich und räumlich flexiblen Zugriffs auf die Akten problemlos möglich.“ Michaela Kappelmeier aus der Sozialhilfeverwaltung des Landkreises Nürnberger Land ergänzt: „Mit der Papierakte wäre ein Arbeiten im Homeoffice in unserer Verwaltung nicht möglich gewesen.“ 18 Sachbearbeitende nutzen dort seit März 2019 die E-Akte, teilt die AKDB mit. Sie haben mittlerweile 4.500 Akten in Bearbeitung. „Vieles ist beim Arbeiten mit der E-Akte schöner und einfacher geworden – die Suche geht schneller und auch im Vertretungsfall kommt man bestens klar, da wir nach einheitlichen Vorgaben der Ablage arbeiten“, so Kappelmeier.
Auch in der Wohngeldstelle im Landratsamt Cham mit drei Sachbearbeitenden hat sich die Nutzung der E-Akte mit aktuell etwa 900 Akten – laufend, auf Wiedervorlage oder mit Rückforderungen – seit Mai 2019 etabliert. „Wir haben keine Wege mehr, die Ablage ist übersichtlicher, das Nachschauen und Suchen ist viel einfacher geworden“, sagt Ulrike Hastreiter vom Landratsamt.
Ein weiterer Vorteil laut AKDB: Die E-Akte schafft Platz in Büros. Und auch die Übergabe an andere Behörden, etwa bei einem Zuständigkeitswechsel, sei problemlos möglich. Zeit- und kostenintensives Kopieren und Versenden der Papierakte entfielen, die Übergabe erfolge durch das Einstellen der Daten in eine sichere Cloud-Lösung.