Bad ZwischenahnWechsel zu Infoma

Für einen Wechsel ihres Finanzverfahrens hat sich die Gemeinde Bad Zwischenahn entschieden. Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mitteilt, wird die niedersächsische Kommune ab dem 1. Januar 2024 die Software von Axians Infoma einsetzen. Der KDO-Kundenkreis erweitere sich in diesem Bereich damit auf insgesamt 71.
Um im kommenden Jahr problemlos starten zu können, haben bereits im ersten Halbjahr 2023 Schulungen stattgefunden. Hierbei wurden laut KDO Themen wie die Benutzerverwaltung, Rollen und Berechtigungen, Systemgrundlagen, Steuern und Abgaben sowie die Haushaltsplanung behandelt. Zusätzlich fanden Workshops mit der Gemeinde statt, um individuelle Bedürfnisse und Anforderungen in das Projekt einfließen zu lassen. Zur Einführung des Rechnungsworkflows habe es ebenfalls erste Konzepttermine gegeben.
Im Sommer 2023 – also noch ein halbes Jahr vor dem tatsächlichen Start – nahm die Gemeinde die Arbeit mit Infoma auf: Um ein ressourcenschonendes Handeln zu gewährleisten, werden aktuell die Mittelanmeldungen für die Haushaltsplanung 2024 mit dem integrierten Modul zur workflowbasierten Haushaltsplanung von Infoma bearbeitet, erklärt die KDO. „Der Rücklauf von den Ämtern hat reibungslos funktioniert“, berichtet Martin Wichelmann, Leiter der Kämmerei und Projektleiter für das Einführungsprojekt Infoma bei der Gemeinde Bad Zwischenahn. Ein weiterer wichtiger Meilenstein war laut KDO das erfolgreiche Testen der Datenmigration aus dem Vorsystem. Es sollte so nicht nur die Funktionalität geprüft, sondern auch sichergestellt werden, dass alle Daten zur späteren Echtmigration korrekt übernommen werden. Im zweiten Halbjahr 2023 sollen weitere Teilprojekte in verschiedenen Bereichen durchgeführt und abgeschlossen werden. Dazu zähle etwa die weitere Optimierung des Rechnungsworkflows, um Prozesse zu digitalisieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Des Weiteren werden die Darlehensverwaltung und das Kassengeschäft modernisiert, um eine effiziente und sichere Abwicklung zu gewährleisten. Ebenso werden das Mahnwesen, die Anlagenbuchhaltung sowie die Budgetierung und Mittelprüfung in den nächsten Monaten an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst.
Neben diesen klassischen Bereichen der Finanzwesenlösung werden laut KDO ergänzende innovative Module eingeführt. Ein Beispiel hierfür sei das E-Payment-Modul. Auch der elektronische Freigabe-Workflow werde künftig genutzt, um finanzwirtschaftliche Genehmigungsprozesse innerhalb der Gemeinde zu erleichtern.
„Die Einführung einer neuen Software-Lösung bringt natürlich immer Herausforderungen mit sich, doch die Gemeinde Bad Zwischenahn und das Projektteam sind motiviert, diese gemeinsam mit den Fachberatenden der KDO zu meistern“, sagt Martin Wichelmann.