RatsinformationssystemeWildenfels spart

Gremiensitzungen in Behörden und kommunalen Organisationen wollen gut und rechtssicher vorbereitet sein. Entscheidungsträger wie Bürgermeister oder Stadträte müssen rechtzeitig über anstehende Tagesordnungspunkte informiert werden und vertrauliche Sitzungs- sowie Abstimmungsunterlagen erhalten. Im Laufe der Sitzungsvorbereitung tauchen außerdem immer wieder ergänzende Informationen und Dokumente auf, die in die anstehenden Abstimmungen mit einfließen müssen. Auch das Bereitstellen und Verteilen der Unterlagen bedeutet oft einen hohen Aufwand. Um diese Herausforderungen zu stemmen, hat Tino Kögler, Bürgermeister der sächsischen Gemeinde Wildenfels, nach einer IT-gestützten Variante Ausschau gehalten. Für den Freistaat Sachsen gilt seit Mai 2014 verbindlich eine neue Gemeindeverordnung. Sie umfasst die Regelungen hinsichtlich der Einladung zu Gemeinderatssitzungen sowie deren Inhalt, Form und die einzuhaltenden Fristen. Auch diesen gesetzlichen Vorgaben muss die Software in Wildenfels gerecht werden. Außerdem sollte die Lösung die bestehenden Verwaltungsprozesse zukunftsorientiert optimieren. Alle Kommunikationswege sollten langfristig in digitaler Form umsetzbar sein. Die Sicherheit der Datenübertragung stand dabei klar im Fokus. Zusätzlich zur Kommunikationslösung sollte in Wildenfels ein System etabliert werden, das auch die peripheren Arbeitsschritte und die Gremiendokumentation erledigt. Einladungen und Hinweise sollten direkt aus dem System versendet und für spätere Revisions- und Informationszwecke dokumentiert werden. Im ersten Schritt galt es allerdings, die rechtlichen Anforderungen an das neue System zu prüfen.

Steigende Ansprüche

Vor fünf Jahren reichte es in der Praxis noch aus, die Stadtratsmitglieder direkt in den Sitzungen mit den notwendigen Unterlagen zu versorgen. Die Unterlagen wurden in den Sitzungen besprochen und die entsprechenden Beschlüsse direkt im Anschluss gefasst. Diese Art der Gremienkommunikation hält heute weder internen noch externen Prüfungen stand. Mit der steigenden Komplexität beschlussrelevanter Themen steigt auch der zeitliche Aufwand für die Verwaltung. Entsprechend der neuen Anforderungen erhöht sich außerdem der Aufwand einer revisionsgerechten Dokumentation der Gremienarbeit. Hinzu kommen datenschutzrechtliche Aspekte. So muss nachvollziehbar sein, ob sich ein Stadtrat in das System eingeloggt hat oder ob er Sitzungsunterlagen einsieht. Auch muss nachvollziehbar sein, wie lange ein Verantwortlicher eine Sitzungsunterlage liest und analysiert. Trotz dieser Nachvollziehbarkeit darf aber kein gläserner Stadtrat entstehen. Festgelegt werden muss außerdem, welche dieser Informationen im Anforderungsfall an externe Dritte weitergegeben werden.Um Bedenken gegenüber elektronischer Gremienkommunikationsportale zu zerstreuen, bedarf es einer offenen Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Bereits im Selektionsprozess der geeigneten Anwendung sollte mindestens der Bürgermeister, besser aber das gesamte Ratsgremium mit einbezogen werden. Um Revisionssicherheit in jeder Kommunikationsanwendung zu erhalten, müssen bestimmte Prozesse dokumentiert werden. Klären Bürgermeister und Stadträte im Vorfeld den Umgang mit dieser Datenerfassung, hilft das, datenschutzrechtliche Bedenken auszuräumen.

Umfassende Unterstützung

Wesentlich bei der Software-Auswahl in Wildenfels war, dass bestehende Prozesse fortgeführt und unterstützt werden. Insbesondere die Abläufe zur Beschlussfassung sollten mit der neuen Lösung nicht verändert werden. Am Ende überzeugte die Firma denkende portale mit ihrer Gremienportallösung dp:kommune. In der Lösung sind die Sitzungsunterlagen über die Tagesordnung und die Registerkarten am Seitenrand intelligent verlinkt und durch eine durchgängige Umsetzung in der Corporate Identity aufgewertet. Das Gremienmodul dokumentiert alle Kommunikationsprozesse zu den Stadträten und Gremien sowohl beim Versenden der Einladungen per E-Mail als auch beim SMS-Versand. Mit wenigen Mausklicks lassen sich bestimmte Unterlagen für die Bürger über die Website der Stadt zur Verfügung stellen. Die Unterlagen für die Mitarbeiter im Hauptamt können problemlos elektronisch erstellt und verteilt werden. Wildenfels profitiert außerdem von dem rechtssicheren und praxiserprobten Sicherheitskonzept, welches für umfassenden Datenschutz sorgt: Nur Stadträte und Mitarbeiter der Stadtverwaltung können die Unterlagen einsehen. Die Einführung der elektronischen Gremienarbeit gestaltete sich für die Mitarbeiter denkbar einfach. Bereits nach drei Ratssitzungen waren sich alle Akteure einig, dass die doppelte, schriftliche und elektronische, Verfahrensweise aufgegeben werden konnte. Einladung, Vorbereitung und Durchführung der Stadtratssitzungen erfolgen jetzt elektronisch – und Wildenfels spart Papier, Kosten und Zeit.