LösungenWissen produktiv nutzen

Personalleiter in Kommunen stehen derzeit vor mehreren Herausforderungen: Auf der einen Seite bekommen sie zunehmend die Folgen des demografischen Wandels zu spüren und müssen Strategien gegen den Fachkräftemangel sowie für den Umgang mit steigender Fluktuation entwickeln. Auf der anderen Seite erwarten die Bürger von der Verwaltung höhere Transparenz und besseren Service. Anforderungen, die sich in den Kompetenzen und dem Selbstverständnis der Belegschaft widerspiegeln müssen. Um diesen Herausforderungen erfolgreich begegnen zu können, benötigen die Kommunen ein modernes Personal-Management mit ganzheitlichen HR-Prozessen.

Mit Software Bewerberdaten bewältigen

Ein wichtiges Handlungsfeld kommunaler Behörden ist die Personalgewinnung – die ohne professionelle Software kaum zu bewältigen ist. Ursache ist die große Anzahl an Bewerbungen, welche die Personalabteilungen manuell nicht mehr bearbeiten können. So auch bei der Stadt Solingen: Die Behörde hat mit einer sehr hohen Fluktuation zu kämpfen. Einem drohenden Personalmangel versucht sie mit verstärkten Rekrutierungsmaßnahmen zuvorzukommen. Die Anzahl der Bewerbungen hat sich dadurch verdreifacht – von 1.000 auf nunmehr 3.000 pro Jahr. Allein auf eine Ausschreibung kommen bis zu 400 Bewerbungen. Verständlich, dass sich für die fünfköpfige Personalabteilung ein Problem bei der Handhabung ergab, wie Frank Beaujean, Mitarbeiter im Bereich Personal und Organisation bei der Stadt Solingen, schildert: „Bisher haben wir Bewerbungen mit Excel bearbeitet. Durch die deutlich gestiegene Anzahl sind wir damit allerdings an unsere Grenzen gelangt. Allein die Erfassung aller Bewerbungsschreiben hat unsere Personalabteilung für zwei Wochen lahmgelegt. Da mussten wir etwas ändern, denn durch die langen Bearbeitungs- und Antwortzeiten gingen uns Bewerber verloren.“
Um freie Stellen zeitnah besetzen und den Bewerbern schneller und professioneller Rückmeldung geben zu können, setzt Solingen auf die Software umantis Talent Management von Haufe. Mit dem darin enthaltenen Paket „umantis Gewinnen“ deckt sie alle Bereiche des Bewerbungsprozesses ab: vom Antrag über die Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle bis hin zum Austausch mit den Führungskräften und der Stellenbesetzung. Frank Beaujean schätzt vor allem die einfache und intuitive Bedienung der Software: „Aufgrund der hohen Fluktuation müssen wir zum einen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter in der Personalabteilung schnell mit der Software zurechtkommen. Zum anderen arbeiten aber auch Kollegen aus den Fachabteilungen mit dem Bewerber-Management-Tool. Eine schnelle und einfache Bedienung ist für sie ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz.“
Gute Mitarbeiter sind ein Erfolgsfaktor für Kommunen, das in der Behörde existierende Know-how ist ein anderer. Gerade in Anbetracht hoher Fluktuationsraten ist es für ein erfolgreiches Personal-Management unerlässlich, die Ressource Wissen auch losgelöst von den Köpfen der Wissensträger zu betrachten. Ziel muss es sein, einen zentralen Ort zu schaffen, an dem alle relevanten Informationen schnell und einfach zur Verfügung stehen.

Vernetzte Informationen

Diese Konsolidierung von Know-how ist dem Personalservice der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen gelungen. Die Abteilung ist verantwortlich für die Personalsachbearbeitung und Entgeltabrechnung von insgesamt rund 1.800 Beschäftigten in Behörden und kommunalen Unternehmen. Dabei bewegen sich die 20 Mitarbeiter innerhalb der engen Grenzen des TVöD und interner Vorgaben. Um dabei rechtlich stets auf der sicheren Seite zu sein, müssen sie sowohl mit externen Fachinformationen als auch mit einer Vielzahl interner Dokumente arbeiten. „Bisher war das ein aufwendiges und rechercheintensives Verfahren“, erinnert sich Thomas Singler, Abteilungsleiter Personalservice. „Die ungeheure Menge an Know-how, die bei uns existiert, stand vielen Mitarbeitern einfach nicht zur Verfügung. Entweder wussten sie nicht, dass zu einem bestimmten Thema, wie der Überstundenregelung, überhaupt ein Dokument existiert, oder sie mussten erst mühsam herausfinden, wo es abgelegt worden war. Mein Wunsch war es deshalb, die unterschiedlichen Wissenstöpfe zentral zusammenzuführen.“
In Erfüllung ging dies mit Einführung der Haufe Suite. Die individuelle Portallösung ermöglichte es Thomas Singler und seinen Mitarbeitern, das gesamte interne Abteilungswissen sowie die rechtssicheren und tagesaktuellen Fachinformationen von Haufe an einem Ort zu vernetzen. Das Ergebnis: Die Zeiten verstreuter Datensilos und mühseliger Recherche sind vorbei – alle relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern leicht zugänglich zur Verfügung. „Benötigt heute ein Kollege eine bestimmte Information, gibt er nur noch den entsprechenden Suchbegriff ein und erhält innerhalb kürzester Zeit einen umfassenden Überblick über die gesamte interne und externe Expertise zu diesem Thema, ergänzt um Dokumente, die in einem engen Sinnzusammenhang zu der Sucheingabe stehen“, erklärt Thomas Singler. Das ist aber nur ein positiver Effekt. Über die Software können die Mitarbeiter des Personalservices auch Weiterbildungen absolvieren – entweder live oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt im Archiv. „Die Seminare sind eine ideale Ergänzung zu Präsenzweiterbildungen. Gerade bei Themen wie Elternzeit bietet sich ein kurzes Webinar an, bei dem kein großer Aufwand und keine zusätzlichen Kosten entstehen“, so der Personalleiter.
Besitzen die Personalämter Software-Lösungen, die Prozesse effizienter gestalten und es ermöglichen, das vorhandene Wissen produktiv zu nutzen, gewinnen die Behörden gleich in zweifacher Hinsicht: Sie sind gerüstet für die Folgen des demografischen Wandels und die Mitarbeiter haben freie Kapazitäten, um sich den Herausforderungen der Kommunen von morgen zu stellen.