krzWissensmanagement im Fokus

Die Stadt Porta Westfalica will auf die Herausforderungen der Digitalisierung und den damit verbundenen Veränderungen an den Arbeitsplätzen mit einer ganzheitlichen Strategie reagieren. Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) berichtet von einem gemeinsamen Projekt mit der Stadt und dem Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH (IVM²), das im Zeitraum von März 2022 bis Juni 2023 durchgeführt wurde. Dabei werden die strategischen Ziele, die erforderliche Technik, die organisatorischen Voraussetzungen, die notwendigen Qualifizierungen und die internen Kommunikationsstrukturen für die Digitalisierung der Verwaltung systematisch geplant, organisiert und umgesetzt. Über weitere sich daraus ergebende Teilprojekte wird die Stadt Porta Westfalica in Abstimmung mit den Kooperationspartnern entscheiden.
Inhaltlich werden sowohl organisatorische Aspekte als auch Fragen des Wissensaufbaus, -erhalts und -transfers betrachtet. In naher Zukunft wird das altersbedingte Ausscheiden aus dem Berufsleben von vielen Beschäftigten und ein damit einhergehender Wissensverlust erwartet. Um dem entgegenzusteuern, gilt es, ein nachhaltiges und strukturiertes Wissens-Management aufzubauen, mit dem die Verwaltungsmitarbeitenden qualifiziert umgehen können. Diesem Thema widmet sich das krz mit besonderem Engagement. Die vom krz entwickelten „DigiChecks Wissen“ hätten gezeigt, wie mit praxisnahen und kostengünstigen Modulen eine aufgabenbezogene Wissensdatenbank in den Verbandskommunen aufgebaut werden könne, sagte Kroeger bei der Übergabe des Projektabschlussberichts an Bürgermeisterin Anke Grotjohann. So könnten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch Vertretungskräfte Verwaltungsleistungen der Kommunen möglichst reibungslos erbringen. „Ein strukturiertes Wissensmanagement steigert die Effizienz der Arbeitsleistung“, so Kroeger.
Mit den im Bericht empfohlenen zielgruppenspezifischen Qualifizierungsmaßnahmen zur digitalisierungsbezogenen Personalentwicklung wurde bereits begonnen, diese werden zunächst befristet bis März 2024 fortgesetzt. Weitere konkrete Empfehlungen des Berichts zur Weiterentwicklung vorhandener technischer Kommunikationswege und -strukturen sollen der Verwaltungsführung als Grundlage zur Entscheidungsfindung dienen.