DammeWorkflow für Rechnungseingang

Seit dem Jahr 2013 nutzt die Stadt Damme den digitalen Rechnungseingangsworkflow des Dokumenten-Management-Systems KDO-DMS&more auf Basis von Ceyoniq nscale. Das teilt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mit. Kunden der Finanzwesenlösung KDO-doppik&more ermögliche der Workflow, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Nicole Meyrose, Sachbearbeiterin im Bereich Finanzen bei der Stadt Damme, sagt: „Wir konnten unsere Abläufe optimieren und dadurch wertvolle Zeit und Kosten sparen. Darüber hinaus haben wir den Prozess insgesamt nachhaltiger gestaltet, da der Einsatz von Papier reduziert wurde. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierdokumenten ermöglicht die digitale Bearbeitung zudem, dass mehrere Sachbearbeitende auf ein Dokument zugreifen und Rechnungen – schnell und unkompliziert – nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden können.“
In den vergangenen zehn Jahren ist der Rechnungsworkflow nach KDO-Angaben kontinuierlich verbessert worden. Neben optischen Veränderungen seien weitere Felder hinzugekommen, die mit neuen Funktionalitäten einhergehen. Durch die Sammelbearbeitung sei es nun beispielsweise möglich, mehrere Rechnungen gleichzeitig weiterzuleiten, während im Jahr 2013 jede Rechnung einzeln bearbeitet werden musste. PDF-Rechnungen können direkt in das System überführt und durch das Zusatzmodul Rechnungserkennung Kopfdaten automatisch erkannt und eingelesen werden. Die Anbindung an den KDO-XRechnungsManager PLUS ermögliche es, die Eingangsrechnungen direkt in die gewünschten Zielsysteme der Kommune zu überführen und unterstützt die Formate XRechnung, ZUGFeRD und PDF. In Damme wurden laut KDO bereits über 99.000 Rechnungen verbucht.