Bad LangensalzaZeitgemäß kommunizieren

Amtsblätter drucken lassen und öffentliche Bekanntmachungen in der Tageszeitung schalten: Für Städte und Gemeinden gehört das zum Tagesgeschäft – und ist gleichzeitig ein Relikt aus vergangenen Zeiten. Die intuitive Software ABI.NET des Herstellers Sternberg ermöglicht es, diese Prozesse zu digitalisieren. Das führt nicht nur zu einer moderneren und flexibleren Arbeitsweise, sondern spart auch Zeit, Geld und Ressourcen. Eine Veröffentlichung von Bekanntmachungen kann eigenständig und unabhängig von externen Unternehmen sowie außerplanmäßig erfolgen. „Die Umstellung war ein Kinderspiel“, erläutert Simon Bach, Verwaltungsleiter der Stadtverwaltung Bad Langensalza. Bereits seit sechs Jahren setzt die in Nordthüringen gelegene Stadt auf SD.NET, Sternbergs Lösung für ein digitales Sitzungsmanagement. „Damit waren wir schon einer der Vorreiter im Unstrut-Hainich-Kreis“, bemerkt Bach. Als der Wunsch nach elektronischen Veröffentlichungen immer lauter und die Bekanntmachungsverordnung dahingehend geändert wurde, zögerte die Stadtverwaltung nicht lange und gab das Ziel aus, ein ausschließlich elektronisches Amtsblatt zu etablieren. „Wir haben uns mehrere Lösungen und Redaktionssysteme angesehen“, erklärt Bach, „aber die Wahl fiel schnell auf Sternberg und ABI.NET.“ Zum einen, weil das System nach denselben Prinzipien arbeitet wie die Sitzungssoftware SD.NET, zum anderen, weil die intuitive Bedienung und die Möglichkeit zur systematischen Redaktion einfach überzeugten. Damit entfiel eine zeitaufwendige Einarbeitung.

Amtsblatt digital erstellen und veröffentlichen

Eine transparente Informationspolitik ist für Städte und Gemeinden unverzichtbar. Die Lösung ABI.NET ermöglicht die digitale Erstellung und Veröffentlichung von Amtsblättern mithilfe von Word. Es können Bekanntmachungen entweder direkt in ABI.NET oder komplett dezentral in einem speziellen Word- oder Webformular erfasst werden. Eine Übernahme per Drag-and-Drop in das System ist einfach und unkompliziert möglich. Mit der Auswahl des Erscheinungsdatums wird dann das Amtsblatt zum Stichtag aufgebaut und automatisch als PDF veröffentlicht. Medien sowie interessierte Bürgerinnen und Bürger können sich per Newsletter über die neue Ausgabe des Amtsblatts benachrichtigen lassen. ABI.NET verfügt über alle notwendigen Funktionen, um Bekanntmachungen schnell und termingerecht in einem Amtsblatt zu kommunizieren – und das in nur wenigen Schritten: Termin anlegen, Bekanntmachung hinterlegen, zusammenstellen lassen und veröffentlichen. Fertig ist das Amtsblatt – Inhaltsverzeichnis, Archiv und Volltextrecherche inklusive. Redaktionsschluss und stressige Deadlines gehören damit der Vergangenheit an. Sogar außerplanmäßige Amtsblätter sind so schnell realisiert. In Bad Langensalza konnte die Software vor allem auch durch ihre Vorlagenfunktion punkten. „Wir haben nur einige Poweruser mit dem System vertraut gemacht. Diese nutzen es regelmäßig und intensiv“, erläutert Bach. „Alle anderen Beteiligten verfassen mithilfe der Vorlagen ganz einfach Bekanntmachungen und reichen diese an die Poweruser weiter.“ Ohne großen Aufwand können Veröffentlichungen so auch von Dritten, wie Vermessungsstellen, Jagdgenossenschaften oder Gewässerunterhaltungsverbänden, vorbereitet werden – ein optimaler Workflow. Bach: „Das wird von den externen Stellen sehr gut angenommen.“

Anschaffung amortisiert sich nach einem Jahr

Zwischen Angebotseinholung und Implementierung lagen in Bad Langensalza nur wenige Monate und das, obwohl hierfür der Stadtrat per Beschluss die Hauptsatzung anpassen musste. Nachdem die Rechtsaufsichtsbehörde grünes Licht gegeben hatte und das Layout sowie das Amtsblattinformationssystem ABI.NET nach den Vorstellungen von Simon Bach und seinem Team angepasst waren, konnte es losgehen. Sternberg ermöglichte einen reibungslosen und zuverlässigen Übergang. „Die Anschaffung von ABI.NET amortisiert sich für uns bereits nach einem Jahr“, so Bach, „allein im Vergleich zu den Kosten für Bekanntmachungen in der Tageszeitung.“ Innerhalb weniger Monate ist aus dem gedruckten Amtsblatt und den Bekanntmachungen in der Tageszeitung eine rein digitale Information geworden. Der Heimatbote, das Mitteilungsblatt in Bad Langensalza, ist in schmaler Form geblieben: Hier werden weiterhin Informationen aus dem Gemeindeleben und Veranstaltungshinweise veröffentlicht.