Märkischer KreisZeitgemäße BuT-Anträge

Im Märkischen Kreis können mittlerweile auch Anträge auf Leistungen des Bildungs- und Teilhabepakets über das kreiseigene Serviceportal gestellt werden. Wie die nordrhein-westfälische Kommune berichtet, wurde das digitale Angebot bereits nach kurzer Zeit gut genutzt. Im Januar 2023 gestartet, gingen bis August rund 1.500 Anträge über die Plattform ein. Fast jeder fünfte BuT-Antrag sei somit online gestellt worden und konnte anschließend medienbruchfrei weiterbearbeitet werden. Denn die Anträge landen ohne zusätzlichen Scan-Aufwand im Dokumenten-Management-System des Kreises. Dank des DMS war die Kommune laut eigenen Angaben auch gut vorbereitet auf den Anstieg an Anträgen seit Januar 2023. Denn mit der umfassenden Wohngeldreform des Bundes hat sich nicht nur der Empfängerkreis für Wohngeld, sondern auch der Kreis der Anspruchsberechtigen für Bildungs- und Teilhabeleistungen binnen weniger Monate vergrößert. Gingen im Gesamtjahr 2022 noch 8.700 Anträge auf BuT-Leistungen beim Märkischen Kreis ein, seien es allein im Zeitraum Januar bis Mitte August 2023 7.440 Anträge gewesen – Tendenz steigend.
Wie der Märkische Kreis berichtet, haben sich der zuständige Fachdienstleiter Uwe Lenczewski und sein BuT-Team bereits im Jahr 2021 für das DMS Doxis4 der Firma SER ausgesprochen. Binnen weniger Monate seien dann mehr als 1.500 Akten mit rund 186.000 Belegen eingescannt worden – eine Herausforderung im laufenden Geschäftsbetrieb, wie Benjamin Richter weiß, der als Projektleiter im Fachdienst Digitalisierung und IT die DMS-Einführung in den Dienststellen des Märkischen Kreises koordiniert. Ziel sei es gewesen, dass die Anforderungen aus dem BuT-Bereich, etwa die Darstellung der unterschiedlichen Leistungskomponenten im DMS, berücksichtigt werden und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die digitale Aktenführung einen Mehrwert erhalten. Ende 2021 konnte mit der papierlosen Aktenführung begonnen werden.

Hand in Hand fürs Serviceportal

Im September 2022 startete dann das Serviceportal des Märkischen Kreises, basierend auf dem citkoPortal der Südwestwalen IT (SIT). Lenczewski und sein Mitarbeiter-Team nahmen daraufhin direkt Kontakt mit Dominik Trepels als #bild2 Projektleiter für das E-Government im Fachdienst Digitalisierung und IT auf. Außerdem stellten sie ihre insgesamt 21 papiergebundenen Antragsformulare auf onlinefähige Antragsassistenten um. Innerhalb von etwa zehn Wochen habe das Projekt-Team E-Government dabei gemeinsam mit den Mitarbeitern des Bereichs BuT die gesamten papiergebundenen Antragsprozesse der verschiedenen Bildungs- und Teilhabepakete in intelligente HTML-Formulare (Antragsassistenten) überführt. Dabei nutzte der Märkische Kreis laut eigenen Angaben ein SIT-Verbandprodukt, nämlich den Assistentenbaukasten von Form-Solutions. Bei der Lösung sorgen hinterlegte Regeln und Fachlogiken dafür, dass dem Antragsteller letztlich nur die für ihn relevanten Fragen angezeigt werden – auf Wunsch sogar in 42 verschiedenen Sprachen. Die Antragsassistenten können mit Upload-Feldern versehen werden, über die je nach Einstellung Anlagen wie die oftmals erforderlichen Bewilligungsbescheide zum Wohngeld oder dem Kinderzuschlag hochgeladen werden können. Umso beliebter seien die Antragsassistenten, da sie auch auf dem Smartphone ausgefüllt werden können.
Eingereicht wird der Antrag dann direkt elektronisch, erklärt der Märkische Kreis. Optional könne er als Druckvorlage zur papiergebundenen Antragstellung heruntergeladen werden. Die Antragsdaten werden ansonsten verschlüsselt und als ausgefülltes PDF-Formular an die berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich BuT übergeben, die diese elektronisch abrufen.
In der Außenstelle des Märkisches Kreises in Altena sind derzeit insgesamt acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachdienstes BAföG/sonstige soziale Hilfen mit der Bearbeitung von Anträgen auf Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket befasst.