RatsinformationssystemeZeitgemäße Gremienarbeit

Das Sitzungsmanagement SD.NET des Software-Anbieters Sternberg wurde jetzt um Funktionen erweitert, die auch geheime Wahlen und Live-Abstimmungen ermöglichen. Damit reagiert das Bielefelder Unternehmen auf den Wunsch der Kommunen nach mehr Flexibilität. Die Lösung wurde gemeinsam mit einer bayerischen Oberbehörde entwickelt und von der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Nordrhein-Westfalen zertifiziert.
Mit dem Modul Interaktive Virtuelle Sitzung (IVS) gehören Abstimmungen, bei denen die Mitglieder eines Gremiums zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein müssen, der Vergangenheit an. Sie können nun vom Homeoffice oder von einer Geschäftsreise aus an der Sitzung teilnehmen und ihre Stimme in Echtzeit abgeben. Auch hybride Sitzungen sind problemlos möglich: Einige Teilnehmende sind dann vor Ort, andere nicht und trotzdem können alle live abstimmen und die eingehenden Ergebnisse in übersichtlichen Diagrammen mitverfolgen.
Die Software macht Wahlen somit nicht nur effizienter, transparenter und dennoch rechtssicher. Sie ermöglicht je nach Bedarf auch offene, namentliche oder geheime Abstimmungen. Sicherheitstechniken und Verschlüsselungen gewährleisten im Hintergrund, dass die Abstimmungen nicht manipuliert werden können. „Das ist geradezu ein Quantensprung in der Durchführung digitaler Gremienarbeit, die nicht nur für Kommunen, sondern auch für andere Körperschaften und Wirtschaftsunternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnen wird“, erklärt Jan-Christopher Reuscher, Geschäftsführer von Sternberg Software.

Modul macht Gremienarbeit zeitgemäß

Die Zertifizierung durch die GPA NRW bestätigt außerdem, dass die Anwendungen den technischen, datenschutzrechtlichen und organisatorischen Standards in diesem sensiblen Bereich entsprechen.
Vor allem wird die Gremienarbeit durch das neue Modul eines: zeitgemäß. Die Corona-Pandemie hat deutlich gemacht, dass Abstimmungen vor Ort nicht mehr die einzige gute Lösung sind und es Alternativen geben kann. Auch die Tatsache, dass Nordrhein-Westfalen kürzlich eine Verordnung zur Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen erlassen hat, zeigt, dass hier ein Wandel stattfindet. Die Vereinbarkeit des kommunalen Mandats mit Beruf und Familie ist ein weiteres aktuelles Thema, dem Sternberg mit seiner Software Rechnung trägt. Reuscher: „Wir sind sehr stolz darauf, dass unser Team die Funktionen in knapp einem Jahr zur Marktreife gebracht hat.“
Für einen möglichst reibungslosen Ablauf der Abstimmungen enthält das Modul IVS ein rollen­basiertes Berechtigungskonzept, das eine einfache und flexible Rechteverteilung ermöglicht. Die Moderatorin oder der Moderator sind zu diesem Zweck mit besonderen Rechten ausgestattet. Sobald die moderierende Person die Interaktive Virtuelle Sitzung per Mausklick startet, bietet ihr das System umfangreiche Variationsmöglichkeiten: Bei Tagesordnungspunkten, die zur Abstimmung stehen, kann sie einen Abstimmungstyp auswählen, die Wahl starten und wieder beenden. Sie kann über Teilbeschlüsse abstimmen lassen, Wahlvorschläge anpassen sowie Beschlusstexte ändern und formatieren, die dann automatisch in das Protokoll aufgenommen werden. Darüber hinaus sind für die moderierende Person alle angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer sichtbar, sie kann Befangenheiten festlegen, die Gerätesperre aufheben oder eine Abstimmung zurücksetzen und wiederholen lassen. Alle Vorgänge werden protokolliert und in einem Logbuch festgehalten.

Per Tablet oder Smartphone am Voting teilnehmen

Nicht moderierende Teilnehmerinnen und Teilnehmer können über die Abstimmungsapp voteRICH zugreifen. Hier können sie sich einmalig einen Mandanten anlegen und dann schnell und einfach per Tablet oder Smartphone am Voting teilnehmen. Alternativ können sie das Gremieninformationssystem im Browser nutzen. Sobald die Sitzung oder Abstimmung durch den Moderator oder die Moderatorin gestartet wurde, können die Teilnehmenden in den entsprechenden Termin wechseln und per Klick auf die angezeigten Schaltflächen ihre Stimme abgeben. Per Sicherheitsabfrage verlangt das System noch einmal eine Bestätigung.
Neben der Verwaltung profitieren auch die Bürger von der Lösung. Sie können nun an virtuellen Gremiensitzungen teilnehmen und die Diskussionen sowie den Abstimmungsvorgang live in ihrem Videokonferenzsystem mitverfolgen.
Das im Jahr 1990 gegründete Familienunternehmen Sternberg überzeugt somit einmal mehr Kommunen, Institutionen und Unternehmen in der gesamten DACH-Region von den Vorteilen digitaler Gremienarbeit. „Gerade Kommunen möchten ressourcenschonend und transparent arbeiten“, sagt Reuscher. „Deshalb begleiten wir sie bei der Umstellung auf ein digitales Sitzungsmanagement, mit dem sie Papier sparen, Kosten senken und Prozesse effizienter gestalten können.“
Neben dem Verwaltungssystem SD.NET und dem dazu passenden Gremieninformationssystem entwickelt Sternberg mobile Apps und Module, die auch ganz spezielle Anforderungen der Verwaltungen abdecken.