E-AkteZentral in Burg Stargard

Aufgrund der rasanten Entwicklungen innerhalb der Verwaltung werden Software und andere technische Hilfsmittel verstärkt in Anspruch genommen. Haushaltssicherungskonzepte und die Schuldenbremse verursachen zudem einen Personalabbau, sodass immer mehr Arbeitsvorgänge auf immer weniger Mitarbeiter zu verteilen sind. Mit ausscheidenden Mitarbeitern geht wiederum praktisches Wissen verloren. Dieses Wissen gilt es zu erhalten und den verbleibenden Mitarbeitern zugänglich zu machen.Die Stadt Burg Stargard hat dafür eine Lösung gefunden: Mit einem Dokument-Management-System (DMS) ist in der Kommune nicht nur eine zentrale Ablage und ein zentrales Wissensmanagement entstanden. Die Lösung ermöglicht auch eine effektivere und schnellere Fallbearbeitung innerhalb der Verwaltung. Demnächst sind die Behörden des Bundes dazu verpflichtet, ihre Akten unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und der Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung elektronisch zu führen. Damit eine einheitliche Verwaltungspraxis gewährleistet werden kann, hat der Landtag Mecklenburg-Vorpommerns einen Entwurf für ein zweites Gesetz zur Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes eingereicht.

Mit den Anforderungen wachsen

Da den Kommunen durch das neue Landesverwaltungsverfahrensgesetz zusammen mit dem neuen E-Government-Gesetz des Bundes die Möglichkeit der elektronischen Aktenführung eingeräumt wird, beschlossen Tilo Lorenz, Bürgermeister der Stadt Burg Stargard, und die Amtsleiter, dieses Verwaltungsverfahren zu prüfen. Die Wahl zur Umsetzung der E-Akte fiel auf die Lösung CC DMS des Unternehmens CC e-gov. Hauptgrund für diese Entscheidung waren die leichte Bedienbarkeit und die individuelle Anpassung des Programms. Außerdem hat die Stadt durch das Sitzungsdienst-, Rats- und Bürgerinformationssystem ALLRIS von CC e-gov bereits positive Erfahrungen mit dem Anbieter gemacht. Seit Dezember 2014 arbeiten die Verwaltungsmitarbeiter erfolgreich mit CC DMS und der E-Akte. Mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems wurde in Burg Stargard die Grundlage geschaffen, um die stetig wachsenden Anforderungen, beispielsweise im Bürgerservice, zu bewältigen. Die Zeit ist die größte Ersparnis, welche in Burg Stargard festgestellt werden konnte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Außenwirkung aus: Da CC DMS es ermöglicht, Anträge zeitnah zu bearbeiten, zeigt sich die Verwaltung souverän und organisiert gegenüber dem Bürger. Aber auch verwaltungsintern haben sich Vorteile ergeben: So ist durch die elektronische Weiterleitung an mehrere Mitarbeiter oder an Behörden etwa eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit erkennbar. Außerdem sind dank der zentralen Ablagestruktur und der Vertreterregelungen in den Rechterollen Auskünfte über den Sachstand gegenüber Bürgern auch dann kein Problem, wenn der eigentliche Sachbearbeiter nicht anwesend ist. Ein Hauptbestandteil von CC DMS in der Stadtverwaltung ist der elektronische Posteingang. Er sorgt dafür, dass die Durchlaufzeiten der eingehenden Post beschleunigt werden.

Schnelle Post

Die Post wird zunächst zentral eingescannt und mit Metadaten versehen. Da die Sachbearbeiter die Eingangsdokumente nicht selbst einscannen müssen, können dafür weniger Mitarbeiter als bislang eingesetzt und somit Kosten gespart werden. Direkt im Programm können der Bürgermeister und die Abteilungsleiter die Post schnell und einfach sichten und mittels einer einzigen Schaltfläche weiterleiten. Dass Wege- und Liegezeiten den Großteil der Bearbeitungszeit ausmachen, gehört somit der Vergangenheit an. Zudem haben die Mitarbeiter eine klare Übersicht über die zu bearbeitenden Fälle. Dank einer Wiedervorlage werden Termine und Fristen leichter eingehalten. Gleichzeitig ist der Bearbeitungsstand durch die Protokoll- und Notizfunktion immer im Dokumenten-Management-System ersichtlich. Da sich Workflows in CC DMS flexibel einrichten und einfach anpassen lassen, entsteht bei Änderungen in der Verwaltungsstruktur oder im Workflow kein Mehraufwand.
Durch die Einführung und Umsetzung von CC DMS hat Burg Stargard viele Erfahrungen in den Bereichen Mitarbeitermotivation, Prozessentwicklung und -optimierung, Langzeitarchivierung sowie Datenschutz gesammelt. Diese Erfahrungen sind in eine Arbeitsgruppe des Zweckverbands elektronische Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern eingeflossen. Diese Arbeitsgruppe trug Erkenntnisse zusammen und diskutierte Lösungswege mit dem Ziel, einen Handlungsleitfaden zur Einführung und Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems und der E-Akte zu erarbeiten. Als Mitglied des Zweckverbands konnte Burg Stargard so dazu beitragen, dass Synergien erreicht und durch den Erfahrungsaustausch ein Mehrwert geschaffen werden. Durch die Zusammenarbeit und Beratung mit dem Unternehmen CC e-gov und dem Zweckverband Mecklenburg-Vorpommern ist es also auch kleinen Verwaltung wie Burg Stargard möglich, die Gesetzgebung der elektronischen Aktenführung erfolgreich umzusetzen.