GelsenkirchenZentral und mandantenfähig

Kontaktloses Bezahlen mit Karte: In der Stadtverwaltung Gelsenkirchen ist das dank moderner EC-Terminals kein Problem. Rund 1.200 Artikel umfasst das Leistungssortiment der nordrein-westfälischen Kommune, von der Gebühr für die Kfz-Zulassung über Tickets bis hin zur Gelsenkirchen-Tasse. Ein reibungsloser Zahlungsfluss ist an diesen stark frequentierten Stellen unverzichtbar. Um täglich tausende Zahlungsvorgänge effizient verbuchen und quittieren zu können, wurden dem zentralen Kassen- und Einnahmen-Management-System klassische Bargeldkassen vorgeschaltet. Als Barkassensystem hat sich Gelsenkirchen für die Software Quittierer aus dem Hause Platinbaum entschieden. Dafür Sorge zu tragen, dass diese reibungslos funktioniert, ist Aufgabe von Harald Wischnewski, Berater für Fachanwendungen bei der gkd-el, dem IT-Dienstleister der Stadt. Ein Pluspunkt der Software ist die Nutzerfreundlichkeit. Kernstück ist eine Oberfläche, die an Office-Anwendungen von Microsoft erinnert.

Selbsterklärende Anwendung

Als der Quittierer im vergangenen Jahr eingeführt wurde, habe den Mitarbeitern eine halbstündige Schulung ausgereicht, berichtet Wischnewski. Eine weitere 30-minütige Schulung gab es für die Führungskräfte in den jeweiligen Abteilungen. Sie können Rahmendaten direkt in der Software selbst ändern. So lassen sich beispielsweise Öffnungszeiten oder Kontaktdaten auf Quittungsvorlagen schnell anpassen. „Die Anwendung ist selbsterklärend und menügesteuert“, erklärt Wischnewski. Für ihn als Administrator ist es ein großer Vorteil, nicht jede Kleinigkeit selbst machen zu müssen. Bevor Gelsenkirchen auf das neue Barkassensystem umstieg, startete die Kommune eine Pilotphase mit drei Fachanwendungen. Der Testlauf fand in dem Bereich statt, der das Kassensystem am intensivsten nutzt: „Die Bürgerdienste haben die Software von Platinbaum getestet und für gut befunden“, berichtet Wischnewski. Das sei eine wichtige Rückmeldung gewesen, da in dem Amt täglich vom Reisepass bis zur Meldebescheinigung Dutzende Kassierprozesse anfallen. Viele Zusatzfunktionen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zügig kassieren können. So lässt sich beispielsweise das Sortiment in Echtzeit durchsuchen. Gleichzeitig sehen Anwender in der Mitte des Fensters auf einen Blick die Top 10 der zuletzt aufgerufenen Artikel.

Integrierte Artikelverwaltung

Im rechten Bereich der Oberfläche können sie zusätzlich Vorlagenpakete anlegen, falls Artikel häufig in der gleichen Kombination bezahlt werden: etwa Gebühren für die Eheschließung zusammen mit einem Stammbuch. Die integrierte Artikelverwaltung hilft bei der Bestandspflege. Sie meldet beispielsweise, wenn im Vorrat festgelegte Artikelzahlen unterschritten werden. Auch Sperrbestände lassen sich anlegen. Für die Inventur können Listen exportiert werden, zum Beispiel als PDF oder Excel-Tabelle. Die Software ermöglicht es, jeden Anwender per standardisierter ZVT-Schnittstelle mit einem eigenen EC-Terminal zu verknüpfen. Gelsenkirchen hat sich allerdings anders entschieden. Hier sind die Terminals direkt ans Netzwerk angeschlossen, sodass sich mehrere Anwender ein Gerät teilen können. Das ist ein wichtiger Kostenfaktor für die Kommune. Auch für die IT-Verwaltung bietet der Quittierer Vorteile: „Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist bei diesem Produkt sehr gut, nicht nur beim Kauf, sondern auch bei Änderungen jeder Art“, sagt Harald Wischnewski. Und Gelsenkirchen hatte einige Sonderwünsche: Elf Organisationseinheiten führen jeweils ihre eigene Kasse, darunter das Gesundheitsamt, das Ausländerwesen und das Tochterunternehmen für Stadtmarketing. Die Kommune arbeitet daher mit elf eigenständigen Mandanten. „Die Mandantenverwaltung hat Platinbaum extra für uns implementiert. Für mich ist die dezentrale Verwaltung Gold wert“, berichtet Wischnewski.

Standortspezifische Kassenabrechnung

Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter des Bürgerservices zwischen vier Standorten, so genannten BÜRGERcentern, rotieren. Die Kassenabrechnung musste deshalb standortspezifisch erfolgen – ein Feature, das in der Software in dieser Form nicht angelegt war. Der Quittierer ist inzwischen bei rund 100 Stadtverwaltungen und an 1.500 Arbeitsplätzen im Einsatz. Die Software, die seit 2013 auf dem Markt ist, entspricht nicht nur den neuen Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung, sondern auch bereits den erweiterten Anforderungen der 2017 beschlossenen neuen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die 2020 in Kraft getreten ist. Auch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung werden erfüllt. Für Kommunen, die ohne Barkasse oder mit einer zentralen Zahlstelle arbeiten, bietet die Software ein Pool-System. Das heißt, Anwender können eine Zahlungsanweisung ausstellen, mit der der Bürger den Vorgang anschließend bei einem anderen Anwender bezahlen kann. Hilfreich ist das zum Beispiel, wenn das Bauamt kostenpflichtige Kopien anbietet, aber keine eigene Kasse hat. Grundsätzlich lässt sich der Quittierer auch mit der zentralen SAP-Finanzbuchhaltung verknüpfen.

Weitere Schnittstellen geplant

Gelsenkirchen nutzt diese Möglichkeit bislang nicht. Stattdessen lassen sich die Mitarbeiter die Abrechnungen und Auswertungen direkt vom Programm ausstellen. Im Laufe des Jahres sind allerdings mehrere andere Schnittstellen geplant. Eine soll es ermöglichen, dass das Stadtmarketing steuerrelevante Daten direkt an das Unternehmen DATEV weiterreichen kann. „Mit der Art und Weise, wie das Kassensystem bei uns realisiert worden ist, sind wir sehr zufrieden“, zieht Wischnewski Bilanz. Sein Fazit: „Der Quittierer ist eine einfach zu nutzende Software für manchmal komplexe Abläufe – von einem Hersteller, der mit großer Nähe zum Kunden agiert.“ Platinbaum hat auch schon die Abgabenordnung (AO146) vollumfänglich mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung im Quittierer umgesetzt. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.